XRechnung وZUGFeRD وPeppol: مقارنة صيغ الفاتورة الإلكترونية (E-Rechnung)

ما الذي يجعل الفاتورة فاتورة إلكترونية؟

منذ 1 يناير 2025 يميّز § 14 UStG بين الفاتورة الإلكترونية (E-Rechnung) و„الفاتورة الأخرى“ (sonstige Rechnung). والفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدَر وتُرسَل وتُستلم بصيغة إلكترونية منظّمة وتتيح المعالجة الإلكترونية. ويجب أن تتوافق الصيغة مع المعيار الأوروبي EN 16931 – أو مع صيغة أخرى يتفق عليها مُصدر الفاتورة ومتلقيها، بشرط أن تقدّم البيانات بالدقة والاكتمال نفسيهما.

الحاسم هو مجموعة البيانات، لا الشكل. فملف PDF أو مسح ضوئي أو صورة هو فاتورة أخرى، حتى لو وصل بالبريد الإلكتروني. أما متى يجب عليك استلام الفواتير الإلكترونية وإرسالها فتجده في دليل إلزامية الفاتورة الإلكترونية من 2025 حتى 2028؛ وهنا نتناول الصيغ نفسها.

يحدّد EN 16931 نموذج بيانات دلاليًا بمصطلحات عمل مرقّمة بـ „BT“ ‏(Business Term) و„BG“ ‏(Business Group)، مثل BT-1 رقم الفاتورة، وBT-2 تاريخ الفاتورة، أو BT-10 مرجع المشتري. ولهذا النموذج يسمح المعيار بطريقتي كتابة تقنيتين (صياغتين): UBL 2.1 وUN/CEFACT CII. وجميع الصيغ الشائعة في ألمانيا مبنية عليهما.

XRechnung: المعيار الألماني (UBL أو CII)

XRechnung هي النسخة الألمانية (CIUS) من EN 16931، وتتولى صيانتها هيئة تنسيق معايير تقنية المعلومات (KoSIT). وهي ملف XML خالص دون عرض مرئي: من يريد قراءتها يحتاج إلى برنامج أو عارض (Viewer). ومن حيث المحتوى هي أكثر صرامة من المعيار. فقواعد العمل الألمانية الإضافية (BR-DE) تشترط من بين أمور أخرى مرجع المشتري (BT-10)، وجهة اتصال للبائع بالاسم والهاتف والبريد الإلكتروني (BG-6)، وبيانات الدفع.

يمكن كتابة XRechnung بصياغة UBL أو CII – وكلتاهما متكافئتان، ويجب أن يكون المتلقي قادرًا على معالجة كلتيهما. والإصدار الحالي هو 3.0.x؛ وتُعدّ KoSIT إصدار XRechnung 4.0 المبني على النسخة المنقّحة من EN 16931. ولا ينبغي بعد الآن استخدام الإصدارات الأقدم من 3.0.

لمن؟ XRechnung إلزامية للفواتير الموجّهة إلى الجهات الاتحادية ومعظم جهات الولايات والبلديات. كما تطلبها الشركات الكبيرة بشكل متزايد، لأنها تُقرأ مباشرة في نظام محاسبتها.

ZUGFeRD وFactur-X: ملف PDF وXML في ملف واحد

ZUGFeRD صيغة هجينة من منتدى الفاتورة الإلكترونية في ألمانيا (FeRD): ملف PDF/A-3 تُضمَّن فيه بيانات الفاتورة بصيغة CII-XML. يقرأ البشر ملف PDF، وتقرأ البرامج بيانات XML. وFactur-X هو الاسم الفرنسي المطابق تقنيًا – فملف ZUGFeRD من الإصدار 2.1 فما فوق هو في الوقت نفسه Factur-X.

من الناحية الضريبية يكون ملف XML هو المعتبر دائمًا في ZUGFeRD. وإذا اختلف PDF عن XML، يسري الجزء المنظّم. لذلك احرص على أن يُنشئ برنامجك كليهما من البيانات نفسها، وألا يُعدَّل ملف PDF وحده لاحقًا أبدًا.

يعرف ZUGFeRD عدة ملفات شخصية (Profile) بعدد مختلف من حقول البيانات. وليس كل ملف شخصي يستوفي متطلبات الفاتورة الإلكترونية:

XRechnung أم ZUGFeRD – أي صيغة لمن؟

كلتا الصيغتين تستوفيان اعتبارًا من 2027/2028 إلزامية إرسال الفواتير الإلكترونية بين الشركات. ويتوقف الاختيار أساسًا على المتلقي. وكقاعدة قرار بسيطة: جهة حكومية ← XRechnung؛ شركة لديها نظام خاص لمعالجة الفواتير الإلكترونية ← الصيغة التي تطلبها؛ شركة صغيرة دون برنامج خاص ← ZUGFeRD بالملف الشخصي EN 16931، لأنه أيضًا ملف PDF عادي.

الفواتير للجهات الحكومية: Leitweg-ID والبوابات

منذ 27 نوفمبر 2020 يجب على جميع موردي الحكومة الاتحادية تقديم فواتيرهم كفواتير إلكترونية (لائحة الفاتورة الإلكترونية الاتحادية، E-Rechnungsverordnung des Bundes)؛ ولا يُستثنى إلا الطلبات المباشرة حتى 1.000 € صافية. وللولايات لوائحها الخاصة بحدود ومواعيد مختلفة أحيانًا – فاسأل جهة التعاقد عند الشك.

لكل جهة عامة رقم Leitweg-ID. وهو يحدّد أي جهة تصلها الفاتورة، ويتكوّن كالتالي: عنوان عام (مثل 991 للحكومة الاتحادية)، وعنوان تفصيلي، ورقم تحقق من خانتين، مثل „991-12345-67“. وتُدخل Leitweg-ID في حقل مرجع المشتري (BT-10). وإذا كان مفقودًا أو خاطئًا، تُرفض الفاتورة غالبًا تلقائيًا وتُعدّ كأنها لم تصل – فلا تبدأ مهلة الدفع حينها.

يتم الإرسال عبر منصات استلام الفواتير التابعة للإدارة: لدى الحكومة الاتحادية منصتا ZRE وOZG-RE، ولدى الولايات بوابات خاصة. وهناك يمكنك رفع ملف XRechnung جاهز، أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى المنصة، أو إرساله عبر Peppol، أو في بعض البوابات إدخال الفاتورة مباشرة في نموذج ويب. وللرفع ونموذج الويب تحتاج إلى حساب مستخدم على المنصة.

Peppol: شبكة لا صيغة

Peppol ‏(Pan-European Public Procurement Online) شبكة لتبادل المستندات التجارية بشكل آمن. لا يتصل المرسل والمتلقي مباشرة، بل عبر نقاط وصول معتمدة (Access Points) لدى مقدّمي الخدمة – على غرار شبكة الهاتف. ولكل مشارك معرّف Peppol-ID؛ وفي الجهات الحكومية الألمانية يكون غالبًا رقم Leitweg-ID مع البادئة 0204.

عبر Peppol تُنقل الفواتير بصيغة Peppol BIS Billing 3.0 ‏(UBL) أو كـ XRechnung. وبالنسبة لك كعامل لحسابك الخاص: Peppol ليس إلزاميًا في ألمانيا. ولا تحتاجه إلا إذا طلبه عميل صراحةً أو كنت ترسل عددًا كبيرًا جدًا من الفواتير بشكل آلي. أما في دول أخرى من الاتحاد الأوروبي، مثل بلجيكا، فـ Peppol هو بالفعل شبكة الإرسال القياسية لفواتير B2B.

مقارنة طرق الإرسال

لا يفرض قانون ضريبة القيمة المضافة طريقة إرسال محددة. المهم فقط أن يصل الملف المنظّم إلى المتلقي دون تغيير. وعمليًا يقرّر المتلقي ما إذا كانت الطريقة „جيدة“:

التحقق من الفواتير الإلكترونية (Validierung)

قد تكون الفاتورة الإلكترونية معيبة شكليًا رغم أن مظهرها جيد. ويتم التحقق على مرحلتين: أولًا مقابل مخطط XML ‏(XML-Schema) (هل الملف مبني تقنيًا بشكل صحيح؟)، وثانيًا مقابل قواعد العمل (Schematron) الخاصة بـ EN 16931 وعند الاقتضاء بـ XRechnung (هل المجاميع ونسب الضريبة والحقول الإلزامية صحيحة؟). وتوفّر KoSIT لذلك أداة تحقق متاحة مجانًا، تستخدمها أيضًا معظم البرامج.

أخطاء شائعة وأسبابها:

• BR-DE-15: مرجع المشتري (BT-10) مفقود – لدى الجهات الحكومية هو Leitweg-ID، ولدى الشركات عند الضرورة رقم طلب أو رقم عميل.
• BR-DE-2: جهة اتصال البائع (BG-6) بالاسم والهاتف والبريد الإلكتروني مفقودة.
• BR-CO-15: مجموع الفاتورة لا يطابق المبلغ الصافي مضافًا إليه الضريبة – غالبًا بسبب التقريب لكل بند بدلًا من التقريب لكل نسبة ضريبة.
• رمز فئة ضريبة خاطئ: لـ Reverse Charge يُدرج في الملف „AE“، وللتوريدات داخل الاتحاد الأوروبي المعفاة من الضريبة „K“، ولـ Kleinunternehmer ‏„E“ مع سبب الإعفاء. المزيد في دليل إجراء Reverse Charge.
• رمز نوع فاتورة خاطئ (BT-3): ‏380 للفاتورة، و381 لتصحيح الفاتورة (Credit Note)، و384 للفاتورة المصحَّحة، و326 للفاتورة الجزئية.

الفواتير الإلكترونية المستلمة: القراءة والاحتفاظ

منذ 2025 يجب أن تكون قادرًا على استلام الفواتير الإلكترونية – حتى بصفتك Kleinunternehmer. ويكفي صندوق بريد إلكتروني، لكنك تحتاج إلى برنامج يعرض ملف XML بشكل مقروء. ولخصم ضريبة المدخلات يجب أن تتضمن الفاتورة جميع البيانات الإلزامية؛ والمعتبر هو جزء XML، لا ملف PDF مُرسَل معها.

يجب أن تحتفظ بالفاتورة الإلكترونية بصيغتها الأصلية، أي ملف XML أو ملف ZUGFeRD-PDF المضمَّن فيه XML، بشكل غير قابل للتعديل وقابل للتحليل الآلي. والنسخة المطبوعة لا تكفي. ويشرح دليل الاحتفاظ وفق GoBD المدد والقواعد المتعلقة بذلك.

صيغ الفاتورة الإلكترونية مع KontoVexa

يُصدر KontoVexa فواتيرك الصادرة حسب اختيارك بصيغة ZUGFeRD بالملف الشخصي EN 16931، أو XRechnung بصياغة CII أو UBL – تحدّد الصيغة الافتراضية مرة واحدة ويمكنك تغييرها لكل عميل ولكل فاتورة. وتُدخل Leitweg-ID لدى العميل أو في الفاتورة كمرجع للمشتري، وجهة اتصال البائع (BG-6) في الإعدادات. وقبل الإصدار يتحقق KontoVexa من الملف عبر „التحقق من الفاتورة الإلكترونية“ مقابل القواعد الرسمية. ويتم الإرسال بالبريد الإلكتروني؛ أما الإرسال عبر Peppol فلا يقدّمه KontoVexa حاليًا.

ترسل فواتير XRechnung وZUGFeRD الواردة إلى عنوان صندوق الوارد الشخصي الخاص بك أو ترفعها. ويعرضها KontoVexa بشكل مقروء، وينقل المبالغ إلى المحاسبة، ويؤرشف الأصل عشر سنوات بشكل غير قابل للتعديل. المزيد في صفحة الفاتورة الإلكترونية مع KontoVexa؛ وكل ما يتعلق بالبيانات الإلزامية تجده في دليل كتابة الفواتير.

أسئلة شائعة