XRechnung, ZUGFeRD und Peppol: die E-Rechnungsformate im Vergleich

Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 UStG zwischen der E-Rechnung und der „sonstigen Rechnung“. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder einem anderen Format, auf das sich Rechnungsaussteller und Empfänger einigen, sofern es die Daten ebenso richtig und vollständig liefert.

Entscheidend ist der Datensatz, nicht das Aussehen. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Wann du E-Rechnungen empfangen und versenden musst, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028; hier geht es um die Formate selbst.

Die EN 16931 legt ein semantisches Datenmodell mit Geschäftsbegriffen fest, die mit „BT“ (Business Term) und „BG“ (Business Group) nummeriert sind, zum Beispiel BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Rechnungsdatum oder BT-10 Käuferreferenz. Für dieses Modell erlaubt die Norm zwei technische Schreibweisen (Syntaxen): UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Alle in Deutschland üblichen Formate bauen darauf auf.

XRechnung: der deutsche Standard (UBL oder CII)

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdarstellung: Wer sie lesen will, braucht ein Programm oder einen Viewer. Inhaltlich ist sie strenger als die Norm. Zusätzliche deutsche Geschäftsregeln (BR-DE) verlangen unter anderem die Käuferreferenz (BT-10), einen Verkäuferkontakt mit Name, Telefon und E-Mail (BG-6) und Angaben zur Zahlung.

Eine XRechnung kann in UBL oder in CII geschrieben sein – beide sind gleichwertig, der Empfänger muss beide verarbeiten können. Aktuell ist die Version 3.0.x; die KoSIT bereitet mit XRechnung 4.0 eine Version vor, die auf der überarbeiteten EN 16931 aufbaut. Ältere Versionen unter 3.0 solltest du nicht mehr verwenden.

Für wen? Pflicht ist die XRechnung bei Rechnungen an Bundesbehörden und an die meisten Landes- und Kommunalbehörden. Auch große Unternehmen verlangen sie zunehmend, weil sie sich ohne Umweg in ihr Buchhaltungssystem einlesen lässt.

ZUGFeRD und Factur-X: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ein PDF/A-3, in das die Rechnungsdaten als CII-XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Programme die XML-Daten. Factur-X ist die technisch identische französische Bezeichnung – eine ZUGFeRD-Datei ab Version 2.1 ist zugleich Factur-X.

Steuerlich maßgeblich ist bei ZUGFeRD immer die XML-Datei. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der strukturierte Teil. Achte deshalb darauf, dass dein Programm beide aus denselben Daten erzeugt und nie nur das PDF nachträglich bearbeitet wird.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Datenfeldern. Nicht jedes Profil erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung:

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format für wen?

Beide Formate erfüllen ab 2027/2028 die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Wahl hängt vor allem vom Empfänger ab. Als einfache Entscheidungsregel: Behörde → XRechnung; Unternehmen mit eigener E-Rechnungs-Verarbeitung → das Format, das es verlangt; kleines Unternehmen ohne spezielles Programm → ZUGFeRD im Profil EN 16931, weil es zusätzlich ein normales PDF ist.

Rechnungen an Behörden: Leitweg-ID und Portale

Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen als E-Rechnung einreichen (E-Rechnungsverordnung des Bundes); ausgenommen sind nur Direktaufträge bis 1.000 € netto. Die Länder haben eigene Verordnungen mit teilweise anderen Grenzen und Fristen – frag im Zweifel bei der Vergabestelle nach.

Jede öffentliche Stelle hat eine Leitweg-ID. Sie steuert, bei welcher Behörde die Rechnung landet, und ist wie folgt aufgebaut: Grobadressierung (z. B. 991 für den Bund), Feinadressierung und eine zweistellige Prüfziffer, etwa „991-12345-67“. Die Leitweg-ID trägst du in das Feld Käuferreferenz (BT-10) ein. Fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung meist automatisch abgewiesen und gilt als nicht zugegangen – die Zahlungsfrist beginnt dann nicht.

Übermittelt wird über die Rechnungseingangsplattformen der Verwaltung: beim Bund die Plattformen ZRE und OZG-RE, in den Ländern eigene Portale. Dort kannst du eine fertige XRechnung hochladen, sie per E-Mail an die Plattform schicken, über Peppol senden oder bei manchen Portalen eine Rechnung direkt im Webformular erfassen. Für Upload und Webformular brauchst du ein Benutzerkonto auf der Plattform.

Peppol: Netzwerk statt Format

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. Sender und Empfänger sind nicht direkt verbunden, sondern über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) ihrer Dienstleister – ähnlich wie beim Telefonnetz. Jeder Teilnehmer hat eine Peppol-ID; bei deutschen Behörden ist das meist die Leitweg-ID mit dem Präfix 0204.

Über Peppol werden Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) oder als XRechnung transportiert. Für dich als Selbstständigen gilt: Peppol ist in Deutschland keine Pflicht. Du brauchst es nur, wenn ein Auftraggeber es ausdrücklich verlangt oder du sehr viele Rechnungen automatisiert verschickst. In anderen EU-Staaten, etwa Belgien, ist Peppol dagegen schon das Standard-Übertragungsnetz für B2B-Rechnungen.

Übertragungswege im Vergleich

Das Umsatzsteuergesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Wichtig ist nur, dass die strukturierte Datei unverändert beim Empfänger ankommt. Ob ein Weg „gut“ ist, entscheidet in der Praxis der Empfänger:

E-Rechnungen prüfen (validieren)

Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, obwohl sie gut aussieht. Geprüft wird in zwei Stufen: Erstens gegen das XML-Schema (ist die Datei technisch korrekt aufgebaut?), zweitens gegen die Geschäftsregeln (Schematron) der EN 16931 und gegebenenfalls der XRechnung (stimmen Summen, Steuersätze und Pflichtfelder?). Die KoSIT stellt dafür einen frei verfügbaren Prüfer bereit, den auch die meisten Programme nutzen.

Häufige Fehler und ihre Ursachen:

• BR-DE-15: Käuferreferenz (BT-10) fehlt – bei Behörden die Leitweg-ID, bei Unternehmen notfalls eine Bestell- oder Kundennummer.
• BR-DE-2: Verkäuferkontakt (BG-6) mit Name, Telefon und E-Mail fehlt.
• BR-CO-15: Rechnungssumme passt nicht zu Nettobetrag plus Steuer – oft durch Rundung je Position statt je Steuersatz.
• Falscher Steuerkategorie-Code: Für Reverse Charge gehört „AE“, für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen „K“, für Kleinunternehmer „E“ mit Befreiungsgrund in die Datei. Mehr dazu im Ratgeber zum Reverse-Charge-Verfahren.
• Falscher Rechnungsart-Code (BT-3): 380 für eine Rechnung, 381 für eine Rechnungskorrektur (Credit Note), 384 für eine berichtigte Rechnung, 326 für eine Teilrechnung.

Empfangene E-Rechnungen: lesen und aufbewahren

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können – auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt, aber du brauchst ein Programm, das das XML lesbar anzeigt. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung alle Pflichtangaben enthalten; maßgeblich ist der XML-Teil, nicht ein mitgeschicktes PDF.

Aufbewahren musst du die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Die Fristen und Regeln dazu erklärt der Ratgeber zur GoBD-konformen Aufbewahrung.

E-Rechnungsformate mit KontoVexa

KontoVexa stellt deine Ausgangsrechnungen wahlweise als ZUGFeRD im Profil EN 16931, als XRechnung in CII oder in UBL aus – das Standardformat legst du einmal fest und kannst es pro Kunde und pro Rechnung ändern. Die Leitweg-ID trägst du beim Kunden oder in der Rechnung als Käuferreferenz ein, den Verkäuferkontakt (BG-6) in den Einstellungen. Vor dem Stellen prüft KontoVexa die Datei mit „E-Rechnung prüfen“ gegen die offiziellen Regeln. Versendet wird per E-Mail; das Senden über Peppol bietet KontoVexa derzeit nicht an.

Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen schickst du an deine persönliche Posteingangsadresse oder lädst sie hoch. KontoVexa zeigt sie lesbar an, übernimmt die Beträge in die Buchhaltung und archiviert das Original zehn Jahre unveränderbar. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung mit KontoVexa; alles zu Pflichtangaben findest du im Ratgeber Rechnungen schreiben.

Häufige Fragen