GoBD und Aufbewahrungsfristen: was Selbstständige 2026 wissen müssen

Was sind die GoBD – und gelten sie auch für mich?

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Pflichten aus Abgabenordnung (§§ 145–147 AO) und Steuergesetzen für die digitale Welt auslegt. Die Fassung vom 28. November 2019 wurde zweimal angepasst, zuletzt am 14. Juli 2025 vor allem wegen der E-Rechnung. Ein eigenes Gesetz sind die GoBD nicht, aber das Finanzamt prüft danach.

Sie gelten für alle, die steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen – also auch für Freiberufler und Gewerbetreibende mit Einnahmenüberschussrechnung, nicht nur für bilanzierende Unternehmen. Kleine Betriebe müssen nicht dieselben Systeme haben wie ein Konzern, aber dieselben Grundsätze einhalten.

Die Grundsätze der GoBD in der Praxis

Jeder Grundsatz lässt sich in eine konkrete Regel für deinen Alltag übersetzen:

Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; sie gilt für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist an diesem Tag noch nicht abgelaufen war. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung erst ein Jahr später. Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO; für Rechnungen wiederholt § 14b UStG die achtjährige Frist.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung gemacht oder der Abschluss aufgestellt wurde. Entscheidend ist also nicht das Belegdatum, sondern das Jahresende.

Wichtig ist die Ablaufhemmung: Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft – zum Beispiel während einer Betriebsprüfung, eines Einspruchs oder wenn ein Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung steht. Prüfe das vor jeder Vernichtung.

Verfahrensdokumentation: Pflicht auch für Kleine

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei dir ankommen, wie sie erfasst, gebucht, archiviert und vor Verlust geschützt werden. Sie ist Pflicht für jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung elektronisch führt. Fehlt sie, ist das allein noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen – solange die Nachvollziehbarkeit nicht leidet. Spätestens beim ersetzenden Scannen wird sie aber wichtig.

Für ein Einzelunternehmen reichen oft drei bis fünf Seiten. Bewahre sie zehn Jahre auf und aktualisiere sie bei jeder Änderung, etwa einem Softwarewechsel. Diese Punkte gehören hinein:

• Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Tätigkeit, eingesetzte Programme und wer was macht.
• Belegeingang: Papierpost, E-Mail, Kundenportale, E-Rechnungen – wie werden Belege gesammelt?
• Erfassung und Buchung: wann, durch wen, mit welchem Programm, wie werden Fehler korrigiert?
• Scannen: wer scannt, wann, Qualitätskontrolle, wann wird das Papier vernichtet?
• Archivierung und Datensicherung: wo liegen die Daten, wie werden sie gesichert, wie wird die Unveränderbarkeit erreicht?
• Datenzugriff: wie kann das Finanzamt bei einer Prüfung auf die Daten zugreifen oder einen Export bekommen?

Ersetzendes Scannen: Papier weg, Bild bleibt

Du darfst Papierbelege einscannen oder mit dem Smartphone fotografieren und das Original danach vernichten. Voraussetzung: Das Bild ist bildlich mit dem Original übereinstimmend und vollständig lesbar, der Vorgang ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben, und die Datei wird unveränderbar archiviert. Wichtig: Thermopapier-Kassenbons verblassen oft nach wenigen Monaten – scanne sie sofort.

Ausnahmen gibt es, wenn ein Gesetz das Original verlangt, etwa bei bestimmten Zollbelegen oder Urkunden. Erst scannen, dann buchen – und nicht umgekehrt mit einem Stapel Papier, der Monate später digitalisiert wird.

Digitale Belege und E-Rechnungen richtig archivieren

Was digital ankommt, musst du digital aufbewahren – ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Das gilt für PDF-Rechnungen per E-Mail, Online-Rechnungen aus Kundenportalen und vor allem für die E-Rechnung, die seit 2025 jeder Unternehmer empfangen können muss.

• XRechnung: Die XML-Datei ist das Original und wird unverändert aufbewahrt; eine Sichtansicht ist nur ein Hilfsmittel.
• ZUGFeRD: Die Hybriddatei (PDF mit eingebetteter XML) wird als Ganzes aufbewahrt. Laut GoBD-Änderung von 2025 musst du den Bildteil nur dann zusätzlich sichern, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die nicht in den XML-Daten stehen.
• E-Mails: Die E-Mail selbst musst du nur aufbewahren, wenn sie Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief ist; dient sie nur als Transportmittel für die Rechnung, reicht der Anhang.
• Umwandlung: Konvertierst du Dateien in ein anderes Format, bewahre das Original mit auf, wenn es steuerlich relevante Daten enthält.
• Lesbarkeit: Du musst die Daten während der gesamten Frist lesbar machen können – auch nach einem Softwarewechsel.

Eigenbeleg: wenn die Quittung fehlt

Hast du einen Beleg verloren oder gibt es keinen, wie bei einem Parkautomaten ohne Quittung, erstellst du einen Eigenbeleg. Er ersetzt den Fremdbeleg als Nachweis der Betriebsausgabe, berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug, weil keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorliegt. Eigenbelege sind die Ausnahme: Häufen sie sich, wird das Finanzamt misstrauisch.

• Datum der Zahlung und Datum der Erstellung des Eigenbelegs.
• Zahlungsempfänger mit Name und Anschrift, soweit bekannt.
• Art der Leistung oder Ware und betrieblicher Anlass.
• Betrag, bar oder unbar, wenn möglich mit Zahlungsnachweis (Kontoauszug, Kartenabrechnung).
• Grund, warum kein Originalbeleg vorhanden ist.
• Deine Unterschrift oder elektronische Freigabe.

Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Kleine formale Mängel führen in der Regel nicht dazu, dass die Buchführung verworfen wird. Sind die Mängel aber wesentlich – fehlende Belege, nachträglich veränderte Daten, keine Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen –, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen, meist mit Sicherheitszuschlägen. Hinzu kommen bei Kassen Bußgelder nach § 379 AO. Bei einer Betriebsprüfung verlangt der Prüfer außerdem Zugriff auf deine Daten: unmittelbar im System (Z1), mittelbar durch Auswertungen nach seinen Vorgaben (Z2) oder per Datenträgerüberlassung (Z3). Deshalb sollte deine Software einen vollständigen Export können.

Die meisten Fragen lassen sich mit einer sauberen Buchhaltungsroutine und einem ordentlichen Kassenbuch (falls du Bargeld hast) vorab vermeiden. Auch bei Bewirtungsbelegen und Rechnungen gilt: Was du nicht aufbewahrst, kannst du nicht absetzen.

GoBD mit KontoVexa

In KontoVexa lädst oder fotografierst du Belege in den Belegeingang (PDF, JPG, PNG, HEIC und XML-E-Rechnungen) und verbindest sie mit der Ausgabe. Gebuchte Daten werden nicht überschrieben: Jede Buchung erhält einen Prüfwert, Korrekturen laufen über Stornobuchungen oder Rechnungskorrekturen, und Änderungen stehen im Audit-Protokoll. E-Rechnungen werden im Originalformat gespeichert, Eigenbelege erstellst du direkt bei der Ausgabe. Alle Belege werden zehn Jahre unveränderbar archiviert – mehr auf der Seite Belege digital verwalten.

Häufige Fragen