Bewirtungskosten und Bewirtungsbeleg: was du 2026 absetzen kannst

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Betriebsausgaben für Speisen, Getränke und Genussmittel, die du anderen Personen aus geschäftlichem Anlass anbietest – das Mittagessen mit einem Kunden, das Abendessen mit einem möglichen Auftraggeber, der Kaffee mit einem Kooperationspartner im Café. Dazu gehören auch die Nebenkosten wie Trinkgeld und Garderobe. Deine eigene Verzehrquote bei einem solchen Essen ist Teil der Bewirtung und wird mit 70 % angesetzt.

Keine Bewirtung sind dagegen eigene Mahlzeiten ohne Gast (private Lebensführung, auf Reisen gibt es stattdessen Verpflegungspauschalen, siehe Fahrtkosten und Reisekosten), Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Wasser und Kekse bei einer Besprechung im eigenen Büro (voll abziehbar) sowie Produktverkostungen im eigenen Betrieb.

70 % oder 100 %: Was ist abziehbar?

Der Abzug hängt davon ab, wer bewirtet wird und aus welchem Anlass. Die 30 % Kürzung gelten nur für die geschäftlich veranlasste Bewirtung betriebsfremder Personen:

Pflichtangaben im Bewirtungsbeleg

Für den Abzug musst du nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG schriftlich festhalten: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, denn den Rest liefert die Rechnung, die du beifügst. Diese Angaben musst du zeitnah machen und unterschreiben bzw. elektronisch freigeben:

• Teilnehmer mit Namen, einschließlich dir selbst und deiner Mitarbeiter – „Team und Kunde“ reicht nicht.
• Konkreter Anlass, zum Beispiel „Projektbesprechung Relaunch Onlineshop mit Firma X“ – „Arbeitsessen“ oder „Kundenpflege“ reichen nicht.
• Bei einer Bewirtung außerhalb eines Restaurants (z. B. Catering zu Hause) zusätzlich Ort, Tag und Höhe.
• Unterschrift bzw. elektronische Freigabe durch dich als Bewirtenden.

Anforderungen an die Restaurantrechnung (BMF 2025)

Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 und ersetzt das Schreiben von 2021. Die Rechnung des Restaurants muss maschinell erstellt sein; nutzt das Restaurant ein elektronisches Kassensystem, muss sie aus dem TSE-gesicherten System stammen – erkennbar etwa an Transaktionsnummer oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls. Handschriftliche Quittungen werden in der Regel nicht anerkannt.

Trinkgeld, Kartenzahlung und Bewirtung im Ausland

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und wird ebenfalls zu 70 % abgezogen. Es enthält keine Umsatzsteuer, also auch keine Vorsteuer. Weil es oft nicht auf der Rechnung steht, trägst du die Beweislast: Lass dir das Trinkgeld vom Kellner auf der Rechnung quittieren oder zahle es per Karte, sodass es auf dem Zahlungsbeleg erscheint. Einen gesonderten Zahlungsbeleg brauchst du bei Kartenzahlung nur, wenn die Zahlungsart nicht schon auf der Rechnung steht.

Für Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Nachweispflichten. Erhältst du dort keine Rechnung, die alle deutschen Anforderungen erfüllt, reicht nach Verwaltungsauffassung eine weniger detaillierte ausländische Rechnung, wenn du glaubhaft machst, dass eine vollständige nicht zu bekommen war. Ausländische Umsatzsteuer kannst du nicht als Vorsteuer in Deutschland abziehen.

Vorsteuer: 100 % trotz 70 %-Regel

Umsatzsteuerlich ist die Bewirtung voll abziehbar: Du ziehst die gesamte Vorsteuer, nicht nur 70 % davon (§ 15 Abs. 1a UStG schließt nur unangemessene und nicht nachgewiesene Aufwendungen aus). Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung; über 250 € muss sie auf dich als Leistungsempfänger ausgestellt sein. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Restaurant dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %, für Getränke bleibt es bei 19 %. Auf einer Rechnung stehen deshalb oft zwei Steuersätze, die du getrennt erfassen musst (Umsatzsteuer für Selbstständige).

Als Kleinunternehmer (Kleinunternehmerregelung) hast du keinen Vorsteuerabzug; dann sind 70 % des Bruttobetrags Betriebsausgabe.

Beispiel: Geschäftsessen richtig buchen

Du lädst zwei Kunden zur Projektbesprechung ins Restaurant ein. Die Rechnung: Speisen 120,00 € netto + 8,40 € USt (7 %), Getränke 40,00 € netto + 7,60 € USt (19 %), zusammen 176,00 €. Dazu 14,00 € Trinkgeld, vom Kellner quittiert. Du zahlst 190,00 € mit der Geschäftskarte. So wird gebucht (SKR03, Gegenkonto 1200 Bank):

Digitaler Bewirtungsbeleg: Foto statt Papier

Bewirtungsrechnungen dürfen als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format kommen, und Papierrechnungen darfst du digitalisieren. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern kannst du als digitalen Eigenbeleg erfassen. Wichtig ist die feste Verbindung: Der digitale Eigenbeleg muss eindeutig mit der Rechnung verknüpft sein, etwa in derselben Buchung oder über eine Belegnummer, und unveränderbar archiviert werden. Ein bloßes Foto ohne diese Angaben genügt nicht.

Praktisch heißt das: Direkt nach dem Essen die Rechnung fotografieren, Anlass und Teilnehmer eintragen, freigeben – fertig. Das Papier darfst du danach vernichten, wenn dein Ablauf in der Verfahrensdokumentation steht (GoBD und Aufbewahrungsfristen). Aufbewahren musst du den Beleg acht Jahre.

Geschenke an Geschäftspartner: 50-Euro-Grenze

Geschenke an Personen, die nicht deine Arbeitnehmer sind, sind nur abziehbar, wenn die Anschaffungskosten aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr 50 € nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; bis 2023 lag die Grenze bei 35 €). Maßgeblich ist der Nettobetrag, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, sonst der Bruttobetrag. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist das gesamte Geschenk nicht abziehbar – und die Vorsteuer entfällt ebenfalls.

• Aufzeichnung: Geschenke getrennt buchen (SKR03 4630 abziehbar, 4635 nicht abziehbar) und den Namen des Empfängers notieren, damit die 50-€-Grenze je Person prüfbar ist.
• Streuwerbeartikel bis 10 € (Kugelschreiber, Kalender) gelten nicht als Geschenk und brauchen keine Empfängerliste.
• Eine Einladung zum Essen ist Bewirtung, kein Geschenk; ein Restaurantgutschein dagegen ist ein Geschenk.
• Für den Empfänger ist ein Geschenk grundsätzlich steuerpflichtig; mit der Pauschalsteuer von 30 % nach § 37b EStG übernimmst du das für ihn.

Bewirtung mit KontoVexa

Wenn du in KontoVexa eine Ausgabe auf ein Bewirtungskonto erfasst, verlangt KontoVexa Anlass der Bewirtung und Teilnehmer und bucht automatisch 70 % als abziehbare und 30 % als nicht abziehbare Betriebsausgabe, die Vorsteuer voll – getrennt nach Steuersätzen, wenn du für Speisen und Getränke je eine Position anlegst. Wie du Ausgaben im Monatsrhythmus erfasst, beschreibt der Ratgeber Buchhaltung für Selbstständige. Den Beleg fotografierst du direkt mit dem Smartphone; er wird mit der Ausgabe verbunden und zehn Jahre GoBD-konform archiviert. Die Beträge fließen in die richtigen Kennzahlen der Anlage EÜR (SKR03-Konten 4650 und 4654) und in die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mehr zur Belegerfassung auf der Seite Belege digital verwalten.

Häufige Fragen