Kleinunternehmerregelung 2026: Umsatzgrenzen, Vor- und Nachteile, Rechnung und Wechsel

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung für Selbstständige mit geringem Umsatz. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern ausdrücklich steuerfrei: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, führst keine an das Finanzamt ab und gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab.

Die Kehrseite: Du darfst keine Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer, die dir Lieferanten für Laptop, Software oder Büromaterial berechnen, ist für dich ein Kostenfaktor und wird mit dem Bruttobetrag zur Betriebsausgabe in deiner Einnahmenüberschussrechnung.

Wichtig: Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Anlage EÜR und – wenn du ein Gewerbe hast – die Gewerbesteuer bleiben ganz normal bestehen. Die Regel gilt gleichermaßen für Freiberufler und Gewerbetreibende, haupt- wie nebenberuflich Selbstständige, und unabhängig von deiner Staatsangehörigkeit.

Umsatzgrenzen 2026: Was gilt bei 25.000 € und 100.000 €?

Seit 2025 prüfst du zwei Grenzen. Im Vorjahr darf dein Gesamtumsatz 25.000 € nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 € nicht überschreiten. Beide Werte sind Nettobeträge – die alte Rechnung „zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“ ist weggefallen.

Neu ist vor allem die harte Grenze: Früher genügte eine Prognose zu Jahresbeginn, und ein Überschreiten wirkte erst im Folgejahr. Heute endet die Kleinunternehmereigenschaft mit dem Umsatz, der die 100.000 € übersteigt. Diese Rechnung schreibst du bereits mit 19 % oder 7 % Umsatzsteuer; alle Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Überschreitest du im laufenden Jahr „nur“ die 25.000 €, bleibst du dieses Jahr Kleinunternehmer – ab dem 1. Januar des Folgejahres giltst du aber automatisch als Regelbesteuerer, weil dann der Vorjahresumsatz zu hoch ist.

Beispiel: 2025 hattest du 23.800 € Umsatz, 2026 bist du also Kleinunternehmer. Bis Ende November 2026 hast du 97.000 € netto eingenommen, im Dezember kommt ein Auftrag über 5.000 € dazu. Dieser Umsatz bringt dich auf 102.000 € – die Rechnung über 5.000 € stellst du deshalb schon mit 950 € Umsatzsteuer (19 %) aus und meldest sie in einer Voranmeldung. 2027 bist du in jedem Fall Regelbesteuerer.

Kleinunternehmer im Gründungsjahr: Welche Grenze gilt?

Startest du deine Selbstständigkeit im Laufe des Jahres, gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann zählt allein der tatsächliche Gesamtumsatz des laufenden Jahres, und die Grenze liegt bei 25.000 € – nicht bei 100.000 €. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet seit 2025 nicht mehr statt.

Beispiel: Du gründest am 1. Mai 2026 und hast bis Oktober 24.000 € netto eingenommen. Im November schreibst du eine Rechnung über 3.000 €. Mit diesem Umsatz überschreitest du die 25.000 €, deshalb weist du auf genau dieser Rechnung bereits Umsatzsteuer aus. Ab jetzt bist du Regelbesteuerer, auch 2027.

Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Dort fragt das Finanzamt auch nach deinem erwarteten Umsatz – plane realistisch, denn die Entscheidung hat direkte Folgen für deine Preise und Rechnungen.

Was zählt zum Gesamtumsatz – und was nicht?

Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG ist die Summe deiner steuerbaren Umsätze im Inland, berechnet nach vereinnahmten Entgelten – also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Eine Rechnung vom Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, zählt zum neuen Jahr.

• Dazu gehören: alle Honorare und Verkaufserlöse im Inland aus allen deinen Tätigkeiten zusammen – mehrere Gewerbe und eine freiberufliche Tätigkeit werden addiert, denn du hast nur ein Unternehmen.
• Dazu gehört auch die private Nutzung betrieblicher Gegenstände, soweit sie als unentgeltliche Wertabgabe steuerbar ist.
• Nicht dazu gehören: Verkäufe von Anlagevermögen, etwa dein alter Firmenlaptop oder das Geschäftsauto.
• Nicht dazu gehören: bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, zum Beispiel Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14) oder Unterrichtsleistungen (§ 4 Nr. 21), sowie steuerfreie Finanz- und Versicherungsumsätze, wenn sie nur Hilfsumsätze sind.
• Nicht dazu gehören: Leistungen, deren Ort im Ausland liegt, etwa Beratung für ein Unternehmen in Frankreich oder den USA – sie sind in Deutschland nicht steuerbar.

Vor- und Nachteile: Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Antwort hängt vor allem davon ab, wer deine Kunden sind und wie viel du investierst. Privatkunden können keine Vorsteuer abziehen – als Regelbesteuerer müsstest du ihnen bei gleichem Nettoerlös 19 % mehr berechnen. Unternehmen als Kunden holen sich die Umsatzsteuer ohnehin vom Finanzamt zurück; für sie macht es keinen Unterschied.

Rechenbeispiel Privatkunden: Du bietest einen Workshop für 1.000 € an. Als Kleinunternehmer bleiben dir 1.000 €. Als Regelbesteuerer musst du entweder 1.190 € verlangen oder bei gleichem Endpreis 159,66 € Umsatzsteuer abführen, sodass dir nur 840,34 € bleiben.

Rechenbeispiel Investition: Du kaufst eine Kamera für 2.380 € brutto. Als Regelbesteuerer bekommst du 380 € Vorsteuer zurück, als Kleinunternehmer nicht. Bei hohen Anfangsinvestitionen und überwiegend gewerblichen Kunden ist der Verzicht daher oft günstiger.

Statt nach Bauchgefühl zu entscheiden, prüfe diese Punkte. Je mehr davon auf dich zutreffen, desto eher passt die jeweilige Variante:

• Für die Kleinunternehmerregelung spricht: überwiegend Privatkunden (Kurse, Coaching, Handwerk für Haushalte, Kunst), geringe Einkäufe und Investitionen, ein Nebenerwerb mit überschaubarem Umsatz.
• Für die Regelbesteuerung spricht: überwiegend Geschäftskunden, die die Vorsteuer ohnehin abziehen; hohe Anfangsinvestitionen (Fahrzeug, Technik, Ausstattung); ein Umsatz, der absehbar über 25.000 € wächst.
• Plane Wachstum ein: Liegst du kurz unter der Grenze, vereinbare mit Kunden schon jetzt Preise „zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer“. Sonst musst du nach dem Wechsel die Umsatzsteuer aus deinem bisherigen Preis herausrechnen und verlierst bei 19 % rund 16 % deines Erlöses.
• Denke an die Bindung: Ein Verzicht gilt mindestens fünf Jahre. Wer nur ein Jahr hohe Investitionen hat, sollte durchrechnen, ob sich die Vorsteuer gegen die späteren Nachteile bei Privatkunden lohnt.
• Bedenke den Aufwand realistisch: Regelbesteuerung heißt Voranmeldungen, Jahreserklärung und saubere Trennung von Netto und Brutto – mit einer Buchhaltungssoftware ist das gut machbar.

Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Hinweis

Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 eigene, vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum sind nicht mehr ausdrücklich vorgeschrieben, für deine Buchhaltung aber weiter sinnvoll.

Einen festen Wortlaut gibt es nicht. Üblich ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Weist du versehentlich doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst.

Zur E-Rechnung: Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Vom Versenden sind Kleinunternehmer dauerhaft ausgenommen; PDF-Rechnungen bleiben erlaubt. Alles Weitere zu Aufbau und Pflichtangaben findest du im Ratgeber Rechnung schreiben und zur E-Rechnungspflicht.

Kleinunternehmer und Ausland: Reverse Charge und EU-Kleinunternehmerregelung

Eine typische Falle: Kaufst du Leistungen bei ausländischen Unternehmen ein – Online-Werbung, Software-Abos, Plattformgebühren –, wirst du nach § 13b UStG selbst Steuerschuldner. Auch als Kleinunternehmer musst du diese Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Für die betroffenen Monate gibst du dann ausnahmsweise eine Voranmeldung ab. Details erklärt der Ratgeber zum Reverse-Charge-Verfahren.

Seit 2025 gibt es zusätzlich die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG). Damit kannst du die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, in denen du Umsätze ausführst – etwa als Fotograf mit Aufträgen vor Ort in Österreich.

• Voraussetzung: Dein unionsweiter Jahresumsatz liegt im Vorjahr und im laufenden Jahr nicht über 100.000 €, und du hältst die nationale Grenze des jeweiligen Landes ein.
• Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt); du erhältst eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Suffix „EX“.
• Du meldest dem BZSt vierteljährlich deine Umsätze in Deutschland und den anderen Mitgliedstaaten.
• Überschreitest du die 100.000 €, endet die EU-weite Befreiung; du musst das dem BZSt melden.

Umsatzsteuererklärung und Voranmeldung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 müssen sie auch grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Ausnahmen:

• Das Finanzamt fordert dich ausdrücklich zur Abgabe auf (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Du schuldest Umsatzsteuer als Leistungsempfänger (§ 13b UStG), hast innergemeinschaftliche Erwerbe oder warst an einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft beteiligt (§ 18 Abs. 4a UStG).
• Du hast im Laufe des Jahres zur Regelbesteuerung gewechselt – dann gibst du für dieses Jahr eine vollständige Erklärung ab.
• Deine Einnahmen und Ausgaben meldest du trotzdem jedes Jahr mit der Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung.

Verzicht und Wechsel zur Regelbesteuerung: Was passiert mit der Vorsteuer?

Du kannst freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis zum letzten Tag im Februar des übernächsten Jahres möglich und wirkt ab Beginn des betroffenen Jahres. Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre; danach kannst du ihn mit Wirkung ab einem neuen Kalenderjahr widerrufen.

Wechselst du – freiwillig oder weil du die Grenzen überschreitest – zur Regelbesteuerung, kann eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG zu deinen Gunsten greifen: Für Wirtschaftsgüter, die du als Kleinunternehmer gekauft hast und weiter nutzt, bekommst du anteilig Vorsteuer zurück. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre (bei Gebäuden zehn Jahre). Liegt die Vorsteuer aus der Anschaffung bei höchstens 1.000 €, entfällt die Berichtigung (§ 44 UStDV).

Beispiel: Du kaufst am 2. Januar 2025 als Kleinunternehmer eine Maschine für 10.000 € netto plus 1.900 € Umsatzsteuer. Ab dem 1. Januar 2026 bist du Regelbesteuerer. Pro Jahr entfallen 1.900 € ÷ 5 = 380 € auf den Berichtigungszeitraum. Für 2026 bis 2029 holst du dir so 4 × 380 € = 1.520 € zurück – jeweils in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung, weil der Jahresbetrag unter 6.000 € liegt. Umgekehrt musst du beim Wechsel in die Kleinunternehmerregelung anteilig Vorsteuer zurückzahlen.

Nach dem Wechsel gibst du Voranmeldungen ab – im ersten Jahr meist vierteljährlich. Wie das funktioniert, liest du im Ratgeber zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und zur Umsatzsteuer für Selbstständige.

Kleinunternehmerregelung mit KontoVexa

KontoVexa unterstützt die Kleinunternehmerregelung: Deine Rechnungen enthalten keine Umsatzsteuer und automatisch den Hinweis auf § 19 UStG, und KontoVexa behält deinen Umsatz im Blick und warnt dich, bevor du die Grenzen von 25.000 € (Vorjahr) bzw. 100.000 € (laufendes Jahr) überschreitest. Wirst du umsatzsteuerpflichtig – weil du auf die Regelung verzichtest oder die Grenzen überschreitest –, stellst du in den Einstellungen auf die Regelbesteuerung um: Deine Rechnungen weisen dann 19 % oder 7 % Umsatzsteuer aus, die Vorsteuer aus deinen Ausgaben wird automatisch erfasst, und KontoVexa erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung und sendet sie in den Tarifen Business und Pro direkt an ELSTER.

Häufige Fragen