Kleinunternehmerregelung 2026: límites de facturación, ventajas, factura y cambio de régimen

¿Qué es la Kleinunternehmerregelung del § 19 UStG?

La Kleinunternehmerregelung es una simplificación para autónomos con poca facturación. Desde el 1 de enero de 2025, las operaciones de los Kleinunternehmer están expresamente exentas: no indica IVA en sus facturas, no ingresa nada en la oficina tributaria (Finanzamt) y no presenta la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung).

La otra cara: no puede deducir el IVA soportado. El IVA que le cobran los proveedores por el portátil, el software o el material de oficina es para usted un coste y pasa a ser gasto del negocio por su importe bruto en su cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung).

Importante: el régimen solo afecta al IVA. El impuesto sobre la renta, la Anlage EÜR y, si tiene un Gewerbe, el impuesto comercial (Gewerbesteuer) siguen existiendo con total normalidad. La regla se aplica por igual a Freiberufler y a quienes tienen un Gewerbe, tanto a tiempo completo como a autónomos con actividad secundaria, y con independencia de su nacionalidad.

Límites de facturación 2026: ¿qué pasa con 25.000 € y 100.000 €?

Desde 2025 se comprueban dos límites. En el año anterior, su facturación total no puede haber superado los 25.000 €, y en el año en curso no puede superar los 100.000 €. Ambos valores son importes netos: el antiguo cálculo «más el impuesto correspondiente» ha desaparecido.

Lo nuevo es sobre todo el límite estricto: antes bastaba con una previsión a principios de año, y la superación solo tenía efecto al año siguiente. Hoy la condición de Kleinunternehmer termina con la operación que supera los 100.000 €. Esa factura ya la emite con un 19 % o un 7 % de IVA; todas las operaciones anteriores siguen exentas.

Si en el año en curso «solo» supera los 25.000 €, este año sigue siendo Kleinunternehmer, pero a partir del 1 de enero del año siguiente pasa automáticamente al régimen general (Regelbesteuerung), porque entonces la facturación del año anterior es demasiado alta.

Ejemplo: en 2025 facturó 23.800 €, así que en 2026 es Kleinunternehmer. Hasta finales de noviembre de 2026 ha cobrado 97.000 € netos y en diciembre llega un encargo de 5.000 €. Esa operación le lleva a 102.000 €, por lo que la factura de 5.000 € ya la emite con 950 € de IVA (19 %) y la declara en una declaración anticipada. En 2027 está en todo caso en el régimen general.

Kleinunternehmer en el año de alta: ¿qué límite se aplica?

Si empieza su actividad durante el año, no hay facturación del año anterior. Entonces cuenta solo la facturación total real del año en curso, y el límite es de 25.000 €, no de 100.000 €. Desde 2025 ya no se extrapola a doce meses.

Ejemplo: se da de alta el 1 de mayo de 2026 y hasta octubre ha cobrado 24.000 € netos. En noviembre emite una factura de 3.000 €. Con esa operación supera los 25.000 €, por lo que en esa misma factura ya indica IVA. A partir de ahora está en el régimen general, también en 2027.

Si quiere acogerse a la Kleinunternehmerregelung lo indica en el cuestionario de alta fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Allí el Finanzamt también pregunta por su facturación prevista: planifique de forma realista, porque la decisión tiene consecuencias directas en sus precios y facturas.

¿Qué cuenta como facturación total y qué no?

La facturación total según el § 19 Abs. 2 UStG es la suma de sus operaciones sujetas en Alemania, calculada según los importes cobrados, es decir, según el dinero que realmente ha entrado. Una factura de diciembre que no se paga hasta enero cuenta para el nuevo año.

• Cuentan: todos los honorarios e ingresos por ventas en Alemania de todas sus actividades juntas; varios Gewerbe y una actividad liberal se suman, porque solo tiene una empresa.
• Cuenta también el uso privado de bienes de la empresa, en la medida en que esté sujeto como entrega o prestación a título gratuito (unentgeltliche Wertabgabe).
• No cuentan: las ventas de inmovilizado, como su antiguo portátil de la empresa o el coche del negocio.
• No cuentan: determinadas operaciones exentas según el § 4 UStG, por ejemplo tratamientos médicos (§ 4 Nr. 14) o servicios de enseñanza (§ 4 Nr. 21), así como operaciones financieras y de seguros exentas cuando son solo operaciones accesorias.
• No cuentan: los servicios cuyo lugar de prestación está en el extranjero, como la consultoría para una empresa en Francia o en EE. UU.: no están sujetos en Alemania.

Ventajas y desventajas: ¿compensa la Kleinunternehmerregelung?

La respuesta depende sobre todo de quiénes son sus clientes y de cuánto invierte. Los particulares no pueden deducir el IVA soportado: en el régimen general tendría que cobrarles un 19 % más para obtener el mismo ingreso neto. Las empresas clientes recuperan el IVA del Finanzamt de todos modos; para ellas no hay diferencia.

Ejemplo con particulares: ofrece un taller por 1.000 €. Como Kleinunternehmer le quedan 1.000 €. En el régimen general tiene que pedir 1.190 € o, con el mismo precio final, ingresar 159,66 € de IVA, de modo que solo le quedan 840,34 €.

Ejemplo con inversión: compra una cámara por 2.380 € brutos. En el régimen general recupera 380 € de IVA soportado; como Kleinunternehmer, no. Con inversiones iniciales elevadas y clientes mayoritariamente empresariales, la renuncia suele ser, por tanto, más favorable.

En lugar de decidir por intuición, revise estos puntos. Cuantos más se apliquen a usted, mejor encaja la opción correspondiente:

• A favor de la Kleinunternehmerregelung: clientes mayoritariamente particulares (cursos, coaching, oficios para hogares, arte), pocas compras e inversiones, una actividad secundaria con una facturación moderada.
• A favor del régimen general: clientes mayoritariamente empresariales, que de todos modos deducen el IVA soportado; inversiones iniciales elevadas (vehículo, tecnología, equipamiento); una facturación que previsiblemente crecerá por encima de 25.000 €.
• Planifique el crecimiento: si está justo por debajo del límite, acuerde ya con sus clientes precios «más el IVA legal». Si no, tras el cambio tendrá que descontar el IVA de su precio anterior y, con el 19 %, perderá en torno al 16 % de sus ingresos.
• Piense en la vinculación: una renuncia rige al menos cinco años. Quien solo tiene un año de inversiones altas debería calcular si el IVA soportado compensa las desventajas posteriores con los particulares.
• Valore el esfuerzo con realismo: el régimen general implica declaraciones anticipadas, declaración anual y una separación limpia entre neto y bruto; con un software de contabilidad es perfectamente asumible.

La factura como Kleinunternehmer: datos obligatorios y mención

Desde 2025, para los Kleinunternehmer rigen datos obligatorios propios y simplificados según el § 34a UStDV: nombre y dirección suyos y de su cliente, su número fiscal (Steuernummer) o NIF-IVA (USt-IdNr.), la fecha de emisión, la cantidad y el tipo de servicio, el importe y una mención a la exención para Kleinunternehmer. Un número de factura correlativo y la fecha de la prestación ya no son obligatorios expresamente, pero siguen siendo útiles para su contabilidad.

No hay una redacción fija. Lo habitual es: «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.» o «Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.». Si por error indica IVA, lo debe al Finanzamt según el § 14c UStG hasta que rectifique la factura.

Sobre la factura electrónica: recibir facturas electrónicas es obligatorio desde el 1 de enero de 2025. Los Kleinunternehmer están exentos de forma permanente de enviarlas; las facturas en PDF siguen permitidas. Todo lo demás sobre estructura y datos obligatorios lo encontrará en la guía cómo hacer una factura y en la de la obligación de factura electrónica.

Kleinunternehmer y extranjero: inversión del sujeto pasivo y régimen de la UE

Una trampa típica: si compra servicios a empresas extranjeras (publicidad online, suscripciones de software, comisiones de plataformas), según el § 13b UStG pasa a ser usted el deudor del impuesto. También como Kleinunternehmer debe pagar ese IVA al Finanzamt, sin poder deducirlo como IVA soportado. Para los meses afectados presenta entonces, excepcionalmente, una declaración anticipada. Los detalles los explica la guía sobre la inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge).

Desde 2025 existe además el régimen de pequeñas empresas de la UE (EU-Kleinunternehmerregelung, § 19a UStG). Con él puede aplicar la exención también en otros Estados de la UE en los que realice operaciones, por ejemplo como fotógrafo con encargos sobre el terreno en Austria.

• Requisito: su facturación anual en toda la UE no supera los 100.000 € ni en el año anterior ni en el año en curso, y respeta el límite nacional del país correspondiente.
• Solicitud ante la Oficina Federal Central de Impuestos (Bundeszentralamt für Steuern, BZSt); recibe un número de identificación de Kleinunternehmer con el sufijo «EX».
• Comunica trimestralmente al BZSt sus operaciones en Alemania y en los demás Estados miembros.
• Si supera los 100.000 €, termina la exención en toda la UE; debe comunicarlo al BZSt.

Declaración del IVA y declaración anticipada como Kleinunternehmer

Los Kleinunternehmer no presentan declaraciones anticipadas del IVA. Desde el periodo impositivo 2024, en principio tampoco tienen que presentar la declaración anual del IVA (Umsatzsteuer-Jahreserklärung). Excepciones:

• El Finanzamt le requiere expresamente que la presente (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Debe IVA como destinatario de la prestación (§ 13b UStG), tiene adquisiciones intracomunitarias o participó en una operación triangular intracomunitaria (§ 18 Abs. 4a UStG).
• Durante el año pasó al régimen general: entonces presenta una declaración completa para ese año.
• Sus ingresos y gastos los declara igualmente cada año con la Anlage EÜR junto a la declaración de la renta.

Renuncia y paso al régimen general: ¿qué pasa con el IVA soportado?

Puede renunciar voluntariamente a la Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 3 UStG). La declaración ante el Finanzamt es posible hasta el último día de febrero del segundo año siguiente y surte efecto desde el inicio del año afectado. La renuncia le vincula durante al menos cinco años naturales; después puede revocarla con efecto desde un nuevo año natural.

Si pasa al régimen general (voluntariamente o porque supera los límites), puede aplicarse a su favor una regularización del IVA soportado (Vorsteuerberichtigung) según el § 15a UStG: por los bienes que compró como Kleinunternehmer y sigue usando recupera una parte proporcional del IVA soportado. El periodo de regularización es de cinco años (diez en edificios). Si el IVA soportado de la compra no supera los 1.000 €, no hay regularización (§ 44 UStDV).

Ejemplo: el 2 de enero de 2025 compra como Kleinunternehmer una máquina por 10.000 € netos más 1.900 € de IVA. Desde el 1 de enero de 2026 está en el régimen general. A cada año del periodo de regularización le corresponden 1.900 € ÷ 5 = 380 €. Para 2026 a 2029 recupera así 4 × 380 € = 1.520 €, en cada caso en la declaración anual del IVA, porque el importe anual es inferior a 6.000 €. A la inversa, al pasar a la Kleinunternehmerregelung tiene que devolver una parte proporcional del IVA soportado.

Tras el cambio presenta declaraciones anticipadas, el primer año normalmente trimestrales. Cómo funciona lo explica la guía de la declaración anticipada del IVA y la del IVA para autónomos.

Kleinunternehmerregelung con KontoVexa

KontoVexa admite la Kleinunternehmerregelung: sus facturas no llevan IVA e incluyen automáticamente la nota del § 19 UStG, y KontoVexa vigila su volumen de negocio y le avisa antes de que supere los límites de 25.000 € (año anterior) o 100.000 € (año en curso). Si pasa a estar sujeto a IVA, porque renuncia al régimen o supera los límites, cambia a la tributación general en los ajustes: sus facturas indican entonces un 19 % o un 7 % de IVA, el IVA soportado de sus gastos se registra automáticamente y KontoVexa elabora la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) y, en los planes Business y Pro, la envía directamente a ELSTER.

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