Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: cómo rellenar el cuestionario de alta fiscal sección por sección

Quién debe presentar el cuestionario y hasta cuándo

Presenta el cuestionario cuando crea una empresa individual (Einzelunternehmen), empieza como Freiberufler, inicia un Gewerbe como actividad secundaria o se hace cargo de un negocio. Para las sociedades de personas y de capital existen variantes propias. Quien registra un Gewerbe suele recibir además un aviso del Finanzamt, pero la obligación existe también sin ese recordatorio.

El plazo es de un mes desde el inicio de la actividad. Lo que cuenta es el comienzo, no la primera factura: quien empieza su primer encargo el 15 de mayo debería presentarlo hasta el 15 de junio. Si no cumple el plazo, el Finanzamt le requiere y puede imponer una multa coercitiva (Zwangsgeld). Más grave es que sin Steuernummer no puede emitir facturas completas.

Para los empresarios individuales, normalmente es competente el Finanzamt de su domicilio; si dirige su empresa desde otro lugar, para el IVA y el impuesto comercial puede ser competente el Finanzamt del lugar del negocio. ELSTER propone el Finanzamt según su dirección.

Preparación: lo que necesita antes de rellenarlo

Cuente con tiempo suficiente para la cuenta de ELSTER. Con el archivo de certificado, ELSTER le envía un código de activación por correo postal, lo que suele tardar hasta dos semanas. Con la identificación en línea (Online-Ausweis: documento de identidad con PIN o tarjeta eID), la cuenta puede usarse de inmediato. Cómo funciona exactamente el registro lo explica la guía ELSTER para autónomos.

• Número de identificación fiscal (Steuer-ID) y, si está casado, también el de su cónyuge.
• Inicio de la actividad, dirección del negocio, descripción de la actividad y, en su caso, fecha del registro del Gewerbe (Gewerbeanmeldung).
• Estimación de la facturación y del beneficio del año de inicio y del año siguiente, así como sus demás ingresos (salario, alquileres, rendimientos del capital).
• IBAN para devoluciones y, si lo desea, una orden de domiciliación SEPA.
• Steuernummern anteriores, si ya fue autónomo antes o tiene participaciones.
• Decisión: Kleinunternehmer sí o no, tributación por devengo o por cobro (Soll o Ist), USt-IdNr. sí o no.

Sección por sección: cómo rellenar el cuestionario

En Mein ELSTER encuentra el formulario en «Formulare & Leistungen» → «Alle Formulare» → «Unternehmen» → «Fragebogen zur steuerlichen Erfassung», en la variante «Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)». Las secciones se llaman en ELSTER más o menos como en la tabla; el orden y los subapartados pueden variar ligeramente.

La estimación del beneficio: realista y no optimistamente baja

A partir de su estimación del beneficio, el Finanzamt fija los pagos anticipados del impuesto sobre la renta (Einkommensteuer-Vorauszahlungen). Vencen el 10 de marzo, el 10 de junio, el 10 de septiembre y el 10 de diciembre, pero solo si suman al menos 400 € al año y 100 € por fecha (§ 37 Abs. 5 EStG). Una estimación baja solo le da liquidez a corto plazo: el impuesto es el mismo.

Ejemplo: Jonas empieza el 1 de abril de 2026 como desarrollador web, estima con prudencia 10.000 € de beneficio y no tiene otros ingresos. Como eso está por debajo del mínimo exento de 12.348 €, el Finanzamt no fija pagos anticipados. En realidad gana 30.000 €. Suponiendo que esa sea también su base imponible, el impuesto sobre la renta de 2026 según la tarifa general es de 4.217 €. Con la liquidación del verano de 2027 paga esos 4.217 € y, al mismo tiempo, se fijan pagos anticipados para 2027 de unos 1.054 € por trimestre, a menudo también por fechas ya pasadas. En el caso extremo vencen de golpe más de 6.000 €.

Regla práctica: estime mejor un poco de más y aparte cada mes una parte fija de su beneficio. Si ha estimado de más, puede solicitar en cualquier momento que se reduzcan los pagos anticipados. Más en la guía Pagos anticipados de impuestos.

Régimen de pequeño empresario: ¿sí o no?

En la sección de IVA (Umsatzsteuer) indica su facturación total prevista y decide sobre el régimen de pequeño empresario (Kleinunternehmerregelung) del § 19 UStG. En el año de inicio no hay facturación del año anterior; lo que cuenta entonces es que su facturación real en el año de inicio no supere los 25.000 €, sin extrapolarla a doce meses. Si supera el límite, el régimen termina a partir de la operación con la que lo supera.

A partir del segundo año se aplica: facturación del año anterior de 25.000 € como máximo y del año en curso de 100.000 € como máximo. Como Kleinunternehmer no cobra IVA en sus facturas, pero tampoco deduce el IVA soportado (Vorsteuer) y, por lo general, no presenta declaraciones anticipadas. Si en el cuestionario renuncia al régimen (tributación general, Regelbesteuerung), queda vinculado a ello durante al menos cinco años naturales.

• Ser Kleinunternehmer suele compensar con clientes particulares y poca inversión, p. ej., clases particulares, artesanía, fotografía para particulares.
• La tributación general suele compensar con clientes empresariales (que recuperan el IVA) y grandes inversiones iniciales, p. ej., consultoría informática con 6.000 € de hardware.
• También como Kleinunternehmer debe poder recibir facturas electrónicas y, por los servicios de empresarios extranjeros, debe usted mismo el IVA según el § 13b UStG.

¿Tributación por devengo (Soll) o por cobro (Ist)?

Con la tributación por devengo (Soll-Versteuerung), el IVA nace en cuanto ha prestado el servicio, independientemente de cuándo pague el cliente. Con la tributación por cobro (Ist-Versteuerung), nace solo al recibir el pago. La Ist-Versteuerung la solicita directamente en el cuestionario. Está abierta a los Freiberufler sin importar su facturación, y a todos los demás hasta 800.000 € de facturación del año anterior (§ 20 UStG); en el año de inicio cuenta la estimación.

Ejemplo: el 15 de diciembre emite una factura de 5.000 € netos más 950 € de IVA y el cliente paga el 20 de enero. Con la tributación por devengo declara los 950 € en la declaración anticipada de diciembre y los paga el 10 de enero, antes de tener el dinero. Con la tributación por cobro van en enero y no vencen hasta el 10 de febrero. Por eso, para la mayoría de los que empiezan, la Ist-Versteuerung es la mejor opción. El IVA soportado de las facturas recibidas lo deduce en ambos casos en cuanto tiene la factura y se ha prestado el servicio.

Resolver a la vez el USt-IdNr. y la periodicidad de las declaraciones anticipadas

En la sección de IVA puede solicitar el número de IVA intracomunitario (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Márquelo si tiene clientes o proveedores en otros países de la UE o usa servicios en línea de otros países de la UE, como anuncios o suscripciones de software. El Finanzamt transmite la solicitud a la Bundeszentralamt für Steuern, que le envía el número por correo postal. Todo sobre estos números en la guía Solicitar la Steuernummer y el USt-IdNr..

A partir de su estimación de facturación, el Finanzamt también deduce la periodicidad de la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Para las altas hasta finales de 2026 hay una regla especial: lo decisivo es el impuesto previsto del año de inicio; si supera los 9.000 €, mensual; si no, trimestral; en el año de inicio y en el siguiente no es posible la exención. Si no se prorroga la regla especial, a partir de 2027 los que empiezan deberán volver a declarar mensualmente en el año de inicio y en el siguiente. Si necesita más tiempo, solicite por separado la prórroga permanente del plazo (Dauerfristverlängerung).

Los errores más frecuentes en el cuestionario

Estos errores los ven los Finanzämter una y otra vez, y más tarde cuestan tiempo o dinero:

• Presentarlo tarde: el plazo de un mes corre desde el inicio de la actividad, no desde el primer pago.
• Estimar el beneficio deliberadamente bajo: lleva a un pago adicional y pagos anticipados a la vez (ver el ejemplo).
• Olvidar el salario u otros ingresos: en una actividad secundaria, los ingresos totales determinan el tipo impositivo.
• Describir la actividad de forma demasiado vaga: «asesoramiento» provoca consultas y, en caso de duda, la clasificación como Gewerbe.
• Confundir el régimen de pequeño empresario con el límite de facturación de 2024: desde 2025 se aplican 25.000 € y 100.000 €.
• No solicitar la Ist-Versteuerung aunque habría sido posible.
• No marcar el USt-IdNr. aunque se preveían clientes o servicios de la UE.

Después del envío: la Steuernummer y los cambios posteriores

Tras el envío, ELSTER le da un justificante de transmisión (Übertragungsprotokoll). El Finanzamt se pone en contacto con preguntas o le envía la Steuernummer por correo postal, normalmente al cabo de dos a seis semanas. Después llegan la liquidación de los pagos anticipados y, si lo solicitó, la carta de la Bundeszentralamt für Steuern con el USt-IdNr.

El propio cuestionario solo lo presenta una vez. Si más adelante cambia algo, se lo comunica al Finanzamt a través de ELSTER, por ejemplo con el formulario para cambiar la cuenta bancaria o con «Sonstige Nachricht an das Finanzamt» (otro mensaje al Finanzamt) para una nueva estimación del beneficio, una solicitud de ajuste de los pagos anticipados o el paso a la tributación general. Si se muda, informe además al Finanzamt: si cambia la competencia, recibirá una nueva Steuernummer.

Después del cuestionario, con KontoVexa

El cuestionario lo presenta directamente en Mein ELSTER. Después introduce en KontoVexa su Steuernummer, el USt-IdNr., el tipo de tributación (Soll o Ist) y la periodicidad de las declaraciones. Con ello, KontoVexa calcula los plazos, genera facturas, declaraciones anticipadas, la declaración anual del IVA y la EÜR, y tras comprobarlas con ERiC las envía directamente a ELSTER. Más sobre el envío a ELSTER con KontoVexa.

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