Vergi kayıt formu (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung): bölüm bölüm doldurma rehberi

Formu kim vermeli – ve ne zamana kadar

Formu bir şahıs işletmesi kurduğunuzda, Freiberufler olarak başladığınızda, yan iş olarak bir Gewerbe başlattığınızda veya bir işletmeyi devraldığınızda verirsiniz. Şahıs ortaklıkları ve sermaye şirketleri için ayrı sürümler vardır. Gewerbe kaydı yaptıran kişi çoğu zaman Finanzamt’tan ek bir hatırlatma da alır – ama yükümlülük bu hatırlatma olmadan da vardır.

Süre faaliyete başlamadan itibaren bir aydır. Belirleyici olan başlangıçtır, ilk fatura değil: İlk işine 15 Mayıs’ta başlayan, 15 Haziran’a kadar vermelidir. Süreyi kaçırırsanız Finanzamt hatırlatma yapar ve zorlama parası (Zwangsgeld) belirleyebilir. Daha ciddisi, Steuernummer olmadan eksiksiz fatura yazamazsınız.

Şahıs işletmelerinde yetkili olan kural olarak ikamet ettiğiniz yerin Finanzamt’ıdır; işletmenizi başka bir yerden yürütüyorsanız KDV ve ticari vergi için işletmenin bulunduğu yerin Finanzamt’ı yetkili olabilir. ELSTER, adresinize göre Finanzamt’ı önerir.

Hazırlık: doldurmadan önce neye ihtiyacınız var

ELSTER hesabı için yeterli zaman ayırın. Sertifika dosyasıyla ELSTER size postayla bir etkinleştirme kodu gönderir, bu çoğunlukla iki haftaya kadar sürer. Çevrim içi kimlikle (PIN’li kimlik kartı veya eID kartı) hesap hemen kullanılabilir. Kaydın tam olarak nasıl işlediği serbest çalışanlar için ELSTER rehberinde yazıyor.

• Vergi kimlik numarası (Steuer-ID), evliyseniz eşinizinki de.
• Faaliyetin başlangıcı, işletme adresi, faaliyet tanımı, gerekirse Gewerbe kaydının tarihi.
• Kuruluş yılı ve sonraki yıl için ciro ve kâr tahmini ile diğer gelirleriniz (maaş, kira, sermaye gelirleri).
• İadeler için IBAN ve isterseniz bir SEPA otomatik ödeme talimatı.
• Daha önce serbest çalıştıysanız veya ortaklığınız varsa önceki Steuernummer’larınız.
• Karar: Kleinunternehmer evet mi hayır mı, Soll mi Ist mi vergilendirme, USt-IdNr. evet mi hayır mı.

Bölüm bölüm: formu böyle doldurursunuz

Mein ELSTER’de formu „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“ → „Unternehmen“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ altında, „Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)“ sürümünde bulursunuz. ELSTER’deki bölümlerin adları aşağı yukarı tablodaki gibidir; sıra ve alt başlıklar biraz farklı olabilir.

Kâr tahmini: iyimser şekilde düşük değil, gerçekçi

Finanzamt gelir vergisi ön ödemelerini kâr tahmininizden belirler. Bunlar 10 Mart, 10 Haziran, 10 Eylül ve 10 Aralık’ta ödenir, ama yalnızca yılda en az 400 € ve her vade için 100 € tutuyorlarsa (§ 37 Abs. 5 EStG). Düşük bir tahmin size yalnızca kısa vadeli likidite sağlar – vergi aynı kalır.

Örnek: Jonas 1 Nisan 2026’da web geliştirici olarak başlıyor, temkinli bir şekilde 10.000 € kâr tahmin ediyor ve başka geliri yok. Bu 12.348 €’luk temel muafiyetin altında olduğu için Finanzamt ön ödeme belirlemiyor. Gerçekte 30.000 € kazanıyor. Bunun aynı zamanda vergiye tabi geliri olduğunu varsayarsak, 2026 gelir vergisi temel tarifeye göre 4.217 €. 2027 yazında gelen kararla bu 4.217 €’yu sonradan öder – ve aynı anda 2027 için çeyrek başına yaklaşık 1.054 € ön ödeme belirlenir, çoğu zaman geçmiş vadeler için de. En uç durumda bir kerede 6.000 €’dan fazlası ödenmesi gerekir.

Genel kural: Biraz yüksek tahmin etmek daha iyidir ve her ay kârınızın sabit bir kısmını kenara koyun. Yüksek tahmin ettiyseniz her zaman ön ödemelerin düşürülmesini talep edebilirsiniz. Ayrıntılar vergi ön ödemeleri rehberinde.

Kleinunternehmer kuralı: evet mi hayır mı?

KDV bölümünde tahmini toplam cironuzu belirtir ve § 19 UStG’ye göre Kleinunternehmer kuralı hakkında karar verirsiniz. Kuruluş yılında önceki yıl cirosu yoktur; bu durumda belirleyici olan, kuruluş yılındaki gerçek cironuzun 25.000 €’yu aşmamasıdır – on iki aya yansıtma yapılmadan. Sınırı aşarsanız kural, sınırı aştığınız cirodan itibaren sona erer.

İkinci yıldan itibaren geçerli olan: önceki yıl cirosu en fazla 25.000 € ve içinde bulunulan yıl en fazla 100.000 €. Kleinunternehmer olarak KDV faturalandırmazsınız, ama indirilecek KDV de düşemezsiniz ve kural olarak ön beyanname vermezsiniz. Formda kuraldan vazgeçerseniz (genel vergilendirme, Regelbesteuerung), buna en az beş takvim yılı bağlı kalırsınız.

• Kleinunternehmer çoğunlukla özel müşterilerde ve düşük yatırımlarda avantajlıdır, ör. özel ders, el sanatları, özel kişiler için fotoğrafçılık.
• Genel vergilendirme çoğunlukla işletme müşterilerinde (KDV’yi geri alanlar) ve yüksek başlangıç yatırımlarında avantajlıdır, ör. 6.000 €’luk donanımla BT danışmanlığı.
• Kleinunternehmer olarak da e-fatura alabilmeniz gerekir ve yabancı girişimcilerin hizmetlerinde KDV’yi § 13b UStG uyarınca kendiniz borçlanırsınız.

Soll mi Ist mi vergilendirme?

Tahakkuk esaslı vergilendirmede (Soll-Versteuerung) KDV, hizmeti verdiğiniz anda doğar – müşterinin ne zaman ödediğinden bağımsız olarak. Tahsil esaslı vergilendirmede (Ist-Versteuerung) ise ancak ödeme geldiğinde doğar. Ist-Versteuerung’u doğrudan formda talep edersiniz. Freiberufler için ciroya bakılmaksızın, diğer herkes için önceki yıl cirosu 800.000 €’ya kadar mümkündür (§ 20 UStG); kuruluş yılında tahmin esas alınır.

Örnek: 15 Aralık’ta net 5.000 € artı 950 € KDV’lik bir fatura kesiyorsunuz, müşteri 20 Ocak’ta ödüyor. Soll-Versteuerung’da 950 €’yu Aralık ön beyannamesinde bildirir ve 10 Ocak’ta ödersiniz – para gelmeden önce. Ist-Versteuerung’da Ocak ayına girer ve ancak 10 Şubat’ta ödenir. Bu yüzden çoğu girişimci için Ist-Versteuerung daha iyi seçimdir. Gelen faturalardaki indirilecek KDV’yi her iki durumda da fatura ve hizmet mevcut olur olmaz düşersiniz.

USt-IdNr. ve ön beyanname sıklığını da hemen düzenlemek

KDV bölümünde KDV kimlik numarasına (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) başvurabilirsiniz. Diğer AB ülkelerinde müşterileriniz veya tedarikçileriniz varsa ya da reklam veya yazılım aboneliği gibi diğer AB ülkelerinden çevrim içi hizmetler kullanıyorsanız bunu işaretleyin. Finanzamt başvuruyu Bundeszentralamt für Steuern’e iletir, o da numarayı size postayla gönderir. Numaralarla ilgili her şey Steuernummer ve USt-IdNr. başvurusu rehberinde.

Finanzamt ciro tahmininizden KDV ön beyannamesinin (Umsatzsteuer-Voranmeldung) sıklığını da çıkarır. 2026 sonuna kadarki kuruluşlar için özel bir kural geçerlidir: Belirleyici olan kuruluş yılının tahmini vergisidir – 9.000 €’nun üzerindeyse aylık, değilse üç aylık; kuruluş yılında ve sonraki yılda muafiyet mümkün değildir. Özel kural uzatılmazsa 2027’den itibaren girişimciler kuruluş yılında ve sonraki yılda yeniden aylık beyan vermek zorunda kalır. Daha fazla zamana ihtiyacı olan, ayrıca süre uzatımı (Dauerfristverlängerung) talep eder.

Formda en sık yapılan hatalar

Finanzamt’lar bu hataları sürekli görür – ve ileride zamana veya paraya mal olurlar:

• Geç vermek: Bir aylık süre ilk ödemeden değil, faaliyetin başlangıcından itibaren işler.
• Kârı bilerek düşük tahmin etmek: Ek ödemeye ve aynı anda ön ödemelere yol açar (örneğe bakın).
• Maaşı veya diğer gelirleri unutmak: Yan iş yapanlarda vergi oranını toplam gelir belirler.
• Faaliyeti fazla belirsiz tanımlamak: „Danışmanlık“ sorulara ve şüphe halinde Gewerbe olarak sınıflandırılmaya yol açar.
• Kleinunternehmer kuralını 2024’teki ciro sınırıyla karıştırmak: 2025’ten beri 25.000 € ve 100.000 € geçerlidir.
• Mümkün olduğu halde Ist-Versteuerung’u talep etmemek.
• AB müşterileri veya AB hizmetleri öngörülebilir olduğu halde USt-IdNr.’yi işaretlememek.

Gönderdikten sonra: Steuernummer ve sonraki değişiklikler

Gönderdikten sonra ELSTER’de bir iletim protokolü (Übertragungsprotokoll) alırsınız. Finanzamt sorularla geri döner veya Steuernummer’ı postayla gönderir, çoğunlukla iki ila altı hafta sonra. Ardından ön ödemeler hakkındaki karar ve talep ettiyseniz Bundeszentralamt’ın USt-IdNr.’li mektubu gelir.

Formun kendisini yalnızca bir kez verirsiniz. Sonradan bir şey değişirse bunu ELSTER üzerinden Finanzamt’a bildirirsiniz – örneğin banka hesabı değişikliği formuyla ya da yeni bir kâr tahmini, ön ödemelerin uyarlanması talebi veya genel vergilendirmeye geçiş için „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ (Finanzamt’a diğer mesaj) ile. Taşınırsanız Finanzamt’ı ayrıca bilgilendirin: Yetkili daire değişirse yeni bir Steuernummer alırsınız.

Formdan sonra KontoVexa ile

Formu doğrudan Mein ELSTER’de verirsiniz. Ardından KontoVexa’ya Steuernummer’ınızı, USt-IdNr.’nizi ve vergilendirme türünü (Soll veya Ist) ile beyan sıklığını girersiniz. KontoVexa bundan süreleri hesaplar, faturaları, ön beyannameleri, yıllık KDV beyannamesini ve EÜR’ü oluşturur ve ERiC ile kontrol ettikten sonra doğrudan ELSTER’e gönderir. KontoVexa ile ELSTER gönderimi hakkında daha fazlası.

Sık sorulan sorular