Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: como preencher, seção por seção

Quem precisa enviar o questionário – e até quando

Você envia o questionário quando abre uma empresa individual, começa como Freiberufler (profissional liberal), inicia um Gewerbe paralelo ou assume um negócio existente. Sociedades de pessoas e de capital têm variantes próprias. Quem registra um Gewerbe muitas vezes recebe também um aviso do Finanzamt – mas a obrigação existe mesmo sem esse lembrete.

O prazo é de um mês a partir do início da atividade. Conta o início, não a primeira fatura: quem começa o primeiro trabalho em 15 de maio deve enviar até 15 de junho. Se perder o prazo, o Finanzamt cobra e pode aplicar uma multa coercitiva (Zwangsgeld). Mais grave: sem Steuernummer você não consegue emitir faturas completas.

O responsável, para empresários individuais, em regra é o Finanzamt do seu domicílio; se você opera a empresa a partir de outro lugar, para IVA e Gewerbesteuer pode ser competente o Finanzamt do local do negócio. O ELSTER sugere o Finanzamt com base no seu endereço.

Preparação: o que você precisa antes de preencher

Reserve tempo para a conta no ELSTER. Com arquivo de certificado, o ELSTER envia um código de ativação pelo correio, o que costuma levar até duas semanas. Com a identidade eletrônica (carteira de identidade alemã com PIN ou cartão eID), a conta funciona na hora. O cadastro está explicado no guia ELSTER para autônomos.

• Número de identificação fiscal (Steuer-ID); para casados, também o do cônjuge.
• Início da atividade, endereço do negócio, descrição da atividade e, se houver, data da Gewerbeanmeldung.
• Estimativa de faturamento e lucro para o ano de abertura e o seguinte, além das suas outras rendas (salário, aluguel, rendimentos de capital).
• IBAN para restituições e, se quiser, uma autorização de débito SEPA.
• Steuernummern anteriores, se você já foi autônomo ou tem participações.
• Decisões: Kleinunternehmer sim ou não, Soll- ou Ist-Versteuerung, USt-IdNr. sim ou não.

Seção por seção: como preencher o questionário

No Mein ELSTER, o formulário fica em „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“ → „Unternehmen“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, na variante „Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)“. No ELSTER as seções têm nomes parecidos com os da tabela; ordem e subitens podem variar um pouco.

A estimativa de lucro: realista em vez de baixa por otimismo

A partir da sua estimativa, o Finanzamt fixa os pagamentos antecipados do imposto de renda (Vorauszahlungen). Eles vencem em 10 de março, 10 de junho, 10 de setembro e 10 de dezembro, mas só se somarem pelo menos 400 € por ano e 100 € por vencimento (§ 37 Abs. 5 EStG). Uma estimativa baixa só dá fôlego de caixa no curto prazo – o imposto continua o mesmo.

Exemplo: Jonas começa em 1º de abril de 2026 como desenvolvedor web, estima por cautela 10.000 € de lucro e não tem outras rendas. Como isso fica abaixo do mínimo isento (Grundfreibetrag) de 12.348 €, o Finanzamt não fixa pagamentos antecipados. Na verdade, ele lucra 30.000 €. Supondo que essa seja também a sua renda tributável, o imposto de renda de 2026 pela tabela básica é de 4.217 €. Com o aviso de lançamento no verão de 2027, ele paga esses 4.217 € – e, ao mesmo tempo, são fixados pagamentos antecipados para 2027 de cerca de 1.054 € por trimestre, muitas vezes também para vencimentos já passados. No pior caso, mais de 6.000 € vencem de uma vez.

Regra prática: estime um pouco acima e reserve todo mês uma parte fixa do lucro. Se tiver estimado alto demais, você pode pedir a qualquer momento a redução dos pagamentos antecipados. Mais no guia pagamentos antecipados de impostos.

Kleinunternehmerregelung: sim ou não?

Na seção de IVA, você informa o faturamento total previsto e decide sobre o regime de pequeno empresário (Kleinunternehmerregelung) do § 19 UStG. No ano de abertura não há faturamento do ano anterior; o que conta é o faturamento real do ano de abertura não passar de 25.000 € – sem projeção para doze meses. Se você ultrapassar o limite, o regime termina a partir da venda que o ultrapassa.

A partir do segundo ano vale: faturamento do ano anterior de no máximo 25.000 € e do ano corrente de no máximo 100.000 €. Como Kleinunternehmer você não cobra IVA nas faturas, mas também não recupera o IVA das compras (Vorsteuer) e, em regra, não entrega declarações antecipadas. Se no questionário você renunciar ao regime (tributação normal, Regelbesteuerung), fica vinculado a essa escolha por pelo menos cinco anos civis.

• Kleinunternehmer costuma compensar com clientes pessoas físicas e poucos investimentos, ex.: aulas particulares, artesanato, fotografia para particulares.
• A tributação normal costuma compensar com clientes empresas (que recuperam o IVA) e investimentos iniciais altos, ex.: consultoria de TI com 6.000 € em hardware.
• Mesmo como Kleinunternehmer, você precisa conseguir receber faturas eletrônicas (E-Rechnung) e deve você mesmo o IVA sobre serviços de empresas estrangeiras, pelo § 13b UStG.

IVA por competência ou por caixa (Soll- ou Ist-Versteuerung)?

Na Soll-Versteuerung (competência), o IVA nasce quando você presta o serviço – não importa quando o cliente paga. Na Ist-Versteuerung (caixa), ele só nasce com o recebimento. A Ist-Versteuerung é pedida diretamente no questionário. Ela vale para Freiberufler sem limite de faturamento e, para os demais, até 800.000 € de faturamento no ano anterior (§ 20 UStG); no ano de abertura conta a estimativa.

Exemplo: em 15 de dezembro você emite uma fatura de 5.000 € líquidos mais 950 € de IVA, e o cliente paga em 20 de janeiro. Na Soll-Versteuerung, você declara os 950 € na declaração antecipada de dezembro e paga em 10 de janeiro – antes de o dinheiro entrar. Na Ist-Versteuerung, eles vão para janeiro e só vencem em 10 de fevereiro. Para a maioria dos fundadores, a Ist-Versteuerung é a melhor escolha. O IVA das faturas de compra (Vorsteuer) você deduz nos dois casos assim que tiver a fatura e o serviço.

Resolver junto a USt-IdNr. e a periodicidade das declarações

Na seção de IVA você pode pedir o número de identificação de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Marque se tiver clientes ou fornecedores em outros países da UE ou usar serviços on-line de fora da Alemanha dentro da UE, como anúncios ou assinaturas de software. O Finanzamt repassa o pedido ao Bundeszentralamt für Steuern, que envia o número pelo correio. Tudo sobre os números no guia como pedir Steuernummer e USt-IdNr..

Da sua estimativa de faturamento o Finanzamt também deriva a periodicidade da declaração antecipada de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Para aberturas até o fim de 2026 vale uma regra especial: conta o imposto previsto no ano de abertura – acima de 9.000 €, mensal; senão, trimestral; isenção não é possível no ano de abertura nem no seguinte. Sem prorrogação da regra especial, quem abrir a partir de 2027 volta a declarar mensalmente no ano de abertura e no seguinte. Quem precisa de mais tempo pede à parte a prorrogação permanente de prazo (Dauerfristverlängerung).

Os erros mais comuns no questionário

Estes erros aparecem sempre nos Finanzämter – e custam tempo ou dinheiro depois:

• Envio atrasado: o prazo de um mês corre a partir do início da atividade, não do primeiro pagamento.
• Lucro estimado baixo de propósito: leva a pagamento da diferença e antecipados de uma vez (veja o exemplo).
• Esquecer o salário ou outras rendas: para quem atua em paralelo, a renda total define a alíquota.
• Atividade descrita de forma vaga: “consultoria” gera perguntas e, na dúvida, classificação como Gewerbe.
• Confundir o regime de pequeno empresário com o limite de 2024: desde 2025 valem 25.000 € e 100.000 €.
• Não pedir a Ist-Versteuerung, embora fosse possível.
• Não marcar a USt-IdNr., embora clientes ou serviços da UE fossem previsíveis.

Depois do envio: Steuernummer e alterações posteriores

Depois do envio, você recebe no ELSTER um protocolo de transmissão. O Finanzamt entra em contato com perguntas ou envia a Steuernummer pelo correio, em geral em duas a seis semanas. Em seguida vêm o aviso de pagamentos antecipados e, se pedida, a carta do BZSt com a USt-IdNr.

O questionário em si você envia uma única vez. Se algo mudar depois, informe o Finanzamt pelo ELSTER – por exemplo, com o formulário de alteração da conta bancária ou pela „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ (mensagem livre) para uma nova estimativa de lucro, um pedido de ajuste dos pagamentos antecipados ou a mudança para a tributação normal. Se você se mudar, informe também o Finanzamt: se a competência mudar, você recebe uma nova Steuernummer.

Depois do questionário com o KontoVexa

O questionário você envia direto no Mein ELSTER. Depois, no KontoVexa, você informa a sua Steuernummer, a USt-IdNr., o regime (Soll ou Ist) e a periodicidade das declarações. Com isso o KontoVexa calcula os prazos, emite faturas, prepara declarações antecipadas, a declaração anual de IVA e a EÜR e, após a validação com o ERiC, as envia direto ao ELSTER. Saiba mais sobre o envio ao ELSTER com o KontoVexa.

Perguntas frequentes