Questionnaire d’enregistrement fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) : guide rubrique par rubrique

Qui doit déposer le questionnaire – et dans quel délai

Vous déposez le questionnaire si vous créez une entreprise individuelle, démarrez comme Freiberufler, commencez un Gewerbe à titre secondaire ou reprenez une entreprise. Il existe des variantes propres aux sociétés de personnes et aux sociétés de capitaux. Si vous déclarez un Gewerbe, vous recevez souvent en plus un courrier du Finanzamt – mais l’obligation existe aussi sans ce rappel.

Le délai est d’un mois à compter du début de l’activité. C’est le début qui compte, pas la première facture : si vous commencez votre première mission le 15 mai, déposez-le avant le 15 juin. Si vous manquez le délai, le Finanzamt vous relance et peut fixer une astreinte (Zwangsgeld). Plus grave encore : sans Steuernummer, vous ne pouvez pas établir de factures complètes.

Pour les entrepreneurs individuels, le Finanzamt compétent est en règle générale celui de votre domicile ; si vous exploitez votre entreprise depuis un autre lieu, le Finanzamt du lieu d’exploitation peut être compétent pour la TVA et la taxe professionnelle. ELSTER vous propose le Finanzamt en fonction de votre adresse.

Préparation : ce qu’il vous faut avant de remplir

Prévoyez suffisamment de temps pour le compte ELSTER. Avec un fichier de certificat, ELSTER vous envoie un code d’activation par courrier, ce qui prend généralement jusqu’à deux semaines. Avec l’identité en ligne (carte d’identité allemande avec code PIN ou carte eID), le compte est utilisable immédiatement. Le déroulement exact de l’inscription est expliqué dans le guide ELSTER pour les indépendants.

• Numéro d’identification fiscale (Steuer-ID), et pour les personnes mariées aussi celui du conjoint.
• Date de début de l’activité, adresse de l’entreprise, description de l’activité, le cas échéant date de la déclaration de Gewerbe.
• Estimation du chiffre d’affaires et du bénéfice pour l’année de création et l’année suivante, ainsi que vos autres revenus (salaire, loyers, revenus de capitaux).
• IBAN pour les remboursements et, si vous le souhaitez, un mandat de prélèvement SEPA.
• Anciennes Steuernummern, si vous avez déjà été indépendant ou détenez des participations.
• Décision : Kleinunternehmer oui ou non, imposition selon les débits ou les encaissements, USt-IdNr. oui ou non.

Rubrique par rubrique : comment remplir le questionnaire

Dans Mein ELSTER, vous trouvez le formulaire sous « Formulare & Leistungen » → « Alle Formulare » → « Unternehmen » → « Fragebogen zur steuerlichen Erfassung », dans la variante « Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen) ». Les rubriques s’appellent dans ELSTER à peu près comme dans le tableau ; l’ordre et les sous-points peuvent légèrement varier.

L’estimation du bénéfice : réaliste plutôt que basse par optimisme

À partir de votre estimation du bénéfice, le Finanzamt fixe les acomptes d’impôt sur le revenu (Einkommensteuer-Vorauszahlungen). Ils sont dus le 10 mars, le 10 juin, le 10 septembre et le 10 décembre, mais seulement s’ils atteignent au moins 400 € par an et 100 € par échéance (§ 37 Abs. 5 EStG). Une estimation basse ne vous apporte qu’une trésorerie à court terme – l’impôt reste le même.

Exemple : Jonas démarre le 1er avril 2026 comme développeur web, estime prudemment son bénéfice à 10 000 € et n’a pas d’autres revenus. Comme ce montant est inférieur à l’abattement de base de 12 348 €, le Finanzamt ne fixe pas d’acomptes. En réalité, il gagne 30 000 €. En supposant que ce soit aussi son revenu imposable, l’impôt sur le revenu 2026 selon le barème de base s’élève à 4 217 €. Avec l’avis d’imposition à l’été 2027, il paie ces 4 217 € en rappel – et en même temps sont fixés des acomptes pour 2027 d’environ 1 054 € par trimestre, souvent aussi pour des échéances déjà passées. Dans le pire des cas, plus de 6 000 € deviennent exigibles d’un coup.

Règle empirique : estimez plutôt un peu trop haut et mettez de côté chaque mois une part fixe de votre bénéfice. Si votre estimation était trop élevée, vous pouvez à tout moment demander une réduction des acomptes. Plus d’informations dans le guide Acomptes d’impôt (Vorauszahlungen).

Régime Kleinunternehmer : oui ou non ?

Dans la rubrique TVA (Umsatzsteuer), vous indiquez votre chiffre d’affaires total prévisionnel et décidez du régime Kleinunternehmer (Kleinunternehmerregelung) selon le § 19 UStG. L’année de création, il n’y a pas de chiffre d’affaires de l’année précédente ; ce qui compte alors, c’est que votre chiffre d’affaires réel de l’année de création ne dépasse pas 25 000 € – sans extrapolation sur douze mois. Si vous dépassez le seuil, le régime prend fin à partir de l’opération qui le fait dépasser.

À partir de la deuxième année : chiffre d’affaires de l’année précédente au maximum 25 000 € et de l’année en cours au maximum 100 000 €. En tant que Kleinunternehmer, vous ne facturez pas de TVA, mais vous ne déduisez pas non plus de TVA (Vorsteuer) et ne déposez en général pas de déclarations anticipées. Si vous renoncez au régime dans le questionnaire (régime normal, Regelbesteuerung), vous êtes lié par ce choix pendant au moins cinq années civiles.

• Le régime Kleinunternehmer est généralement intéressant avec des clients particuliers et peu d’investissements, par ex. cours particuliers, artisanat d’art, photographie pour particuliers.
• Le régime normal est généralement intéressant avec des clients professionnels (qui récupèrent la TVA) et d’importants investissements de départ, par ex. conseil informatique avec 6 000 € de matériel.
• Même en tant que Kleinunternehmer, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques et vous devez vous-même la TVA sur les prestations d’entreprises étrangères selon le § 13b UStG.

Imposition selon les débits ou les encaissements (Soll- oder Ist-Versteuerung) ?

En régime des débits (Soll-Versteuerung), la TVA est due dès que vous avez fourni la prestation – peu importe quand le client paie. En régime des encaissements (Ist-Versteuerung), elle n’est due qu’à la réception du paiement. L’Ist-Versteuerung se demande directement dans le questionnaire. Elle est ouverte aux Freiberufler quel que soit leur chiffre d’affaires, et à tous les autres jusqu’à 800 000 € de chiffre d’affaires de l’année précédente (§ 20 UStG) ; l’année de création, c’est l’estimation qui compte.

Exemple : vous émettez le 15 décembre une facture de 5 000 € HT plus 950 € de TVA, le client paie le 20 janvier. En régime Soll, vous déclarez les 950 € dans la déclaration anticipée de décembre et les payez le 10 janvier – avant d’avoir reçu l’argent. En régime Ist, ils vont dans le mois de janvier et ne sont exigibles que le 10 février. Pour la plupart des créateurs d’entreprise, l’Ist-Versteuerung est donc le meilleur choix. Dans les deux cas, vous déduisez la TVA de vos factures d’achat dès que vous disposez de la facture et de la prestation.

Régler en même temps l’USt-IdNr. et la fréquence des déclarations anticipées

Dans la rubrique TVA, vous pouvez demander le numéro de TVA intracommunautaire (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Cochez cette case si vous avez des clients ou fournisseurs dans d’autres pays de l’UE ou si vous utilisez des services en ligne d’autres pays de l’UE, par exemple des annonces publicitaires ou des abonnements logiciels. Le Finanzamt transmet la demande au Bundeszentralamt für Steuern, qui vous envoie le numéro par courrier. Tout sur ces numéros dans le guide Obtenir sa Steuernummer et son USt-IdNr..

À partir de votre estimation du chiffre d’affaires, le Finanzamt détermine aussi la fréquence de la déclaration anticipée de TVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Pour les créations jusqu’à fin 2026, une règle spéciale s’applique : c’est la taxe prévisionnelle de l’année de création qui compte – au-delà de 9 000 €, déclaration mensuelle, sinon trimestrielle ; une dispense n’est pas possible l’année de création et l’année suivante. Sans prolongation de cette règle spéciale, les créateurs devront à partir de 2027 à nouveau déclarer chaque mois l’année de création et l’année suivante. Si vous avez besoin de plus de temps, demandez séparément la prorogation permanente du délai (Dauerfristverlängerung).

Les erreurs les plus fréquentes dans le questionnaire

Les Finanzämter voient ces erreurs encore et encore – et elles coûtent plus tard du temps ou de l’argent :

• Dépôt trop tardif : le délai d’un mois court à partir du début de l’activité, pas du premier paiement.
• Bénéfice volontairement sous-estimé : entraîne un rappel et des acomptes en même temps (voir l’exemple).
• Salaire ou autres revenus oubliés : pour une activité secondaire, c’est le revenu total qui détermine le taux d’imposition.
• Activité décrite trop vaguement : « conseil » entraîne des questions et, en cas de doute, un classement comme Gewerbe.
• Régime Kleinunternehmer confondu avec le seuil de 2024 : depuis 2025, ce sont 25 000 € et 100 000 € qui s’appliquent.
• Ist-Versteuerung non demandée alors qu’elle aurait été possible.
• USt-IdNr. non cochée alors que des clients ou services de l’UE étaient prévisibles.

Après l’envoi : Steuernummer et modifications ultérieures

Après l’envoi, vous recevez dans ELSTER un protocole de transmission. Le Finanzamt revient vers vous avec des questions ou envoie la Steuernummer par courrier, en général au bout de deux à six semaines. Suivent ensuite l’avis fixant les acomptes et, si vous l’avez demandée, la lettre du Bundeszentralamt avec l’USt-IdNr.

Le questionnaire lui-même ne se dépose qu’une seule fois. Si quelque chose change par la suite, vous en informez le Finanzamt via ELSTER – par exemple avec le formulaire de modification des coordonnées bancaires ou via « Sonstige Nachricht an das Finanzamt » (autre message au Finanzamt) pour une nouvelle estimation du bénéfice, une demande d’adaptation des acomptes ou le passage au régime normal. Si vous déménagez, informez aussi le Finanzamt : si la compétence change, vous recevez une nouvelle Steuernummer.

Après le questionnaire, avec KontoVexa

Vous déposez le questionnaire directement dans Mein ELSTER. Ensuite, vous saisissez dans KontoVexa votre Steuernummer, votre USt-IdNr. ainsi que le mode d’imposition (Soll ou Ist) et la fréquence de déclaration. KontoVexa en déduit les échéances, établit factures, déclarations anticipées, déclaration annuelle de TVA et EÜR et les envoie directement à ELSTER après vérification avec ERiC. En savoir plus sur la transmission ELSTER avec KontoVexa.

Questions fréquentes