Politique de confidentialité

Cette traduction est fournie à titre informatif. Seule la version allemande fait foi.

1. Responsable du traitement

Balmer Systeme, titulaire : Paulo Roberto Balmer, c/o POSTFLEX PFX-405-142, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven, Allemagne, e-mail : info@kontovexa.de

2. Consultation du site

Lorsque vous consultez le site, notre hébergeur traite les données techniquement nécessaires (adresse IP, heure, page demandée, navigateur) dans des fichiers journaux du serveur afin de fournir le site en toute sécurité (art. 6, par. 1, point f, du RGPD). Google Analytics, le suivi des conversions de Google Ads et le pixel Meta ne sont chargés qu’avec votre consentement (voir ci-dessous). Les polices sont chargées depuis notre propre serveur, et non depuis Google.

3. Formulaire de contact et e-mail

Lorsque vous nous écrivez via le formulaire ou par e-mail, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, éventuellement votre entreprise et votre message afin de répondre à votre demande (art. 6, par. 1, point b ou f, du RGPD). Le message nous est transmis par le serveur de messagerie de notre hébergeur et n’est pas enregistré dans une base de données. Pour prévenir les abus, nous conservons une valeur tronquée et chiffrée de votre adresse IP pendant une heure au maximum. Nous supprimons les demandes une fois traitées, sauf obligation de conservation.

4. Check-list de la facture électronique, modèles, e-books et newsletter

Lorsque vous demandez sur notre site la check-list E-Rechnung, un modèle ou un e-book, nous traitons votre prénom et votre adresse e-mail afin de vous envoyer le fichier par e-mail (art. 6, par. 1, point b, du RGPD). Les données sont transmises au système clients de Balmer Systeme, qui envoie l’e-mail. Vous ne recevez le fichier qu’après avoir confirmé votre adresse via le lien de cet e-mail ; les demandes non confirmées sont supprimées au bout de 7 jours. Nous ne vous envoyons des informations sur la facture électronique, les factures et la comptabilité que si vous cochez la case séparée et confirmez via le lien de l’e-mail (double opt-in, art. 6, par. 1, point a, du RGPD) ; nous conservons la date de la demande et de la confirmation comme preuve. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou en écrivant à info@kontovexa.de. Nous supprimons les données de la demande dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’envoi, et celles de la newsletter après votre désinscription ; nous conservons la preuve du consentement jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription.

5. Outils gratuits de facture électronique (créer une E-Rechnung, visionneuse XRechnung)

Lorsque vous utilisez le générateur d’E-Rechnung ou la visionneuse XRechnung de notre site, votre navigateur envoie les données de facture saisies ou le fichier choisi au serveur de l’application KontoVexa (app.kontovexa.de, centre de données à Francfort-sur-le-Main). L’E-Rechnung y est créée ou le fichier y est lu et vérifié, et le résultat revient directement à votre navigateur (art. 6, par. 1, point b du RGPD). Les données et les fichiers sont traités uniquement en mémoire et supprimés après la réponse ; nous ne les enregistrons ni dans une base de données ni sous forme de fichier et ne les transmettons pas à des tiers – la vérification s’effectue aussi sur notre propre serveur. Les factures contiennent souvent des données personnelles, comme les noms, adresses, adresses e-mail et coordonnées bancaires de vous et de vos clients ; ne saisissez que des données que vous avez le droit d’utiliser pour la facture. Comme pour chaque accès, le serveur traite les données de connexion techniquement nécessaires, comme l’adresse IP. Pour éviter les abus, nous comptons les requêtes par adresse IP ; pour cela, nous enregistrons uniquement une valeur chiffrée (hash) de l’adresse IP avec le compteur, supprimée au plus tard environ deux heures après la dernière requête (art. 6, par. 1, point f du RGPD). Si vous avez accepté la catégorie « Statistiques », nous signalons à Google Analytics uniquement qu’une facture a été créée (avec le format choisi) ou qu’un fichier a été vérifié (avec le résultat) – jamais le contenu de la facture. Exception : si, après avoir créé la facture, vous cliquez sur « Enregistrer cette facture et créer les suivantes sans tout ressaisir », nous conservons les données de la facture sous forme chiffrée pendant 24 heures au maximum afin de les transférer dans le compte KontoVexa que vous créez à ce moment-là (art. 6, par. 1, point b du RGPD). Elles sont supprimées après le transfert – ou au plus tard après 24 heures si vous ne créez pas de compte. Si vous avez accepté la catégorie « Statistiques », nous signalons aussi ce clic à Google Analytics, sans aucun contenu de la facture. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, recevoir la facture créée par e-mail. Dans ce cas seulement, nous conservons les données de la facture sous forme chiffrée pendant 24 heures au maximum et envoyons à l’adresse indiquée un seul e-mail contenant un lien de téléchargement et la proposition d’enregistrer la facture dans un compte KontoVexa gratuit (art. 6, par. 1, point b du RGPD). L’e-mail ne contient aucune donnée de la facture ; nous n’utilisons votre adresse que pour cet unique e-mail et, pour éviter les abus, n’en enregistrons qu’une valeur chiffrée (hash) avec un compteur, également pendant 24 heures au maximum. Ensuite, tout est supprimé. Nous envoyons l’e-mail via Amazon SES (région de Francfort-sur-le-Main). Cela ne vous abonne à aucune newsletter.

6. E-mails aux utilisateurs de KontoVexa Free

Lorsque vous démarrez KontoVexa Free, nous envoyons à l’adresse e-mail de votre compte un e-mail de bienvenue avec les premières étapes (art. 6, par. 1, point b du RGPD). Des conseils sur la facture électronique, la facturation et la comptabilité ainsi que des offres sur les formules KontoVexa ne vous sont envoyés que si vous les activez séparément au démarrage de KontoVexa Free ou dans votre profil et le confirmez via le lien de l’e-mail de confirmation (double opt-in, art. 6, par. 1, point a du RGPD). À titre de preuve, nous conservons le texte et la version du consentement, les dates de la demande, de la confirmation et du retrait ainsi qu’une partie raccourcie de votre adresse IP (seulement la plage réseau) ; le lien de confirmation n’est conservé que sous forme chiffrée (hash) et expire après 7 jours. Pour ces e-mails, nous utilisons votre nom, votre langue, la formule de votre entreprise et, dans un e-mail, le nombre de factures établies et de dépenses enregistrées dans KontoVexa pendant l’année en cours ; nous enregistrons quel e-mail nous avons envoyé et quand, pour qu’aucun n’arrive deux fois. Dès que votre entreprise essaie ou souscrit une formule payante, nous cessons d’envoyer ces e-mails. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désabonnement de chacun de ces e-mails, la fonction de désabonnement de votre messagerie, votre profil ou en écrivant à info@kontovexa.de. Les e-mails sont envoyés via le service e-mail d’Amazon Web Services (Amazon SES) dans la région de Francfort-sur-le-Main. Nous conservons la preuve du consentement et de son retrait jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription.

7. Mesure d’audience (Google Analytics)

Uniquement si vous acceptez la catégorie « Statistiques » dans l’avis sur les cookies (art. 6, par. 1, point a, du RGPD, § 25, par. 1, TDDDG), nous chargeons Google Analytics 4 afin de comprendre l’utilisation du site – par exemple les pages consultées, l’origine des visites et la fréquence des clics sur « Essai gratuit ». Le fournisseur est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Sont traités les données de l’appareil et du navigateur, la localisation approximative, les pages consultées et un identifiant pseudonyme conservé dans des cookies (_ga, _ga_<ID>) pendant deux ans au maximum ; Google Analytics 4 ne conserve pas l’adresse IP. Des données peuvent être transférées à Google LLC aux États-Unis sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne relative à l’EU-US Data Privacy Framework, auquel Google est certifiée. Les signaux Google et les fonctions publicitaires sont désactivés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de la page ; les cookies de mesure sont alors supprimés. Avec ce consentement, l’application KontoVexa (app.kontovexa.de) mesure aussi certaines étapes – configuration terminée, première facture, dépense comptabilisée – avec le chemin de la page et les données de campagne (page d’arrivée, utm_source, utm_campaign), jamais avec le contenu de votre comptabilité ; le checkout (kunden.balmersysteme.de) demande son propre consentement pour l’inscription et le début de l’abonnement.

8. Suivi des conversions (Google Ads)

Uniquement si vous acceptez la catégorie « Marketing » dans l’avis sur les cookies (art. 6, par. 1, point a, du RGPD, § 25, par. 1, TDDDG), nous chargeons le suivi des conversions de Google Ads. Nous savons ainsi si une visite issue de l’une de nos annonces Google mène à une inscription et pouvons mesurer le succès de notre publicité. Le fournisseur est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Sont traités l’identifiant de clic de l’annonce, les données de l’appareil et du navigateur, l’heure et les pages consultées ; l’identifiant est conservé dans des cookies (_gcl_au, _gcl_aw) pendant 90 jours au maximum. Si vous cliquez sur « Essai gratuit », l’identifiant de clic est transmis au portail client de Balmer Systeme (kunden.balmersysteme.de) ; l’inscription n’y est signalée que si vous y acceptez également le marketing. Des données peuvent être transférées à Google LLC aux États-Unis sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne relative à l’EU-US Data Privacy Framework, auquel Google est certifiée. La publicité personnalisée et le remarketing sont désactivés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de la page ; les cookies sont alors supprimés.

9. Suivi des conversions (pixel Meta et Conversions API)

Uniquement si vous acceptez la catégorie « Marketing » dans l’avis sur les cookies (art. 6, par. 1, point a, du RGPD, § 25, par. 1, TDDDG), nous chargeons le pixel Meta sur ce site et dans l’application KontoVexa (app.kontovexa.de). Nous savons ainsi si une visite issue de l’une de nos annonces sur Facebook ou Instagram mène à une inscription ou au démarrage de l’essai gratuit. Le fournisseur est Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande. Sont traités l’identifiant du clic sur l’annonce (fbclid), un identifiant du navigateur, des données de l’appareil et du navigateur, l’adresse IP, l’heure et les pages consultées ; les identifiants sont conservés dans des cookies (_fbp, _fbc) pendant 90 jours au maximum. Lorsque vous vous inscrivez, notre serveur signale en outre à Meta l’inscription et le démarrage de l’essai via la Conversions API, avec votre adresse e-mail et un identifiant de compte sous forme de hachage (SHA-256), l’adresse IP, le navigateur et les identifiants ci-dessus, afin que Meta puisse les rattacher à l’annonce ; sans consentement, cela n’a pas lieu. Si vous souscrivez un abonnement dans le portail client de Balmer Systeme (kunden.balmersysteme.de), le portail charge aussi le pixel Meta avec votre consentement « Marketing » donné sur place et signale la première période d’abonnement payée (Subscribe), avec montant et devise, dans le navigateur et via la Conversions API avec votre adresse e-mail sous forme de hachage. Nous sommes responsables conjoints avec Meta de la collecte et de la transmission de ces données (art. 26 du RGPD ; accord : facebook.com/legal/controller_addendum). Meta est seule responsable du traitement ultérieur et peut aussi utiliser les données à ses propres fins, par exemple pour diffuser et améliorer des publicités (facebook.com/privacy/policy). Des données peuvent être transférées à Meta Platforms, Inc. aux États-Unis sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne relative à l’EU-US Data Privacy Framework, auquel Meta est certifiée. Nous n’en tirons aucune audience de remarketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de la page ; les cookies sont alors supprimés.

10. Chat en direct (tawk.to)

Le chat n’est chargé qu’avec votre consentement explicite (art. 6, par. 1, point a, du RGPD, § 25, al. 1, TDDDG). Le fournisseur est tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, SB298, Las Vegas, NV 89119, États-Unis. L’adresse IP, les données du navigateur et le contenu du chat sont transmis à tawk.to, y compris aux États-Unis. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de la page.

11. Cookies et stockage dans le navigateur

Dans le stockage local de votre navigateur, nous enregistrons votre décision dans l’avis sur les cookies et – pour la session en cours seulement – le fait que vous avez fermé l’avis sur l’essai gratuit ; ces deux éléments sont nécessaires au fonctionnement du site (§ 25, par. 2, n° 2, TDDDG). Uniquement avec votre consentement (art. 6, par. 1, point a, du RGPD, § 25, par. 1, TDDDG), nous mémorisons aussi l’affichage des prix choisi, déposons les cookies de Google Analytics, de Google Ads et de Meta (_fbp, _fbc) et, s’il est proposé, chargeons le chat en direct. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Pour que l’application KontoVexa (app.kontovexa.de) connaisse votre décision, elle est aussi conservée dans le cookie kontelio_consent (nécessaire) ; uniquement avec votre consentement aux « Statistiques », nous conservons les données de campagne de votre visite (page d’arrivée, utm_source, utm_campaign) pendant la session et jusqu’à 30 jours dans le cookie kontelio_attr.

12. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données. Il suffit de nous écrire à info@kontovexa.de.

13. L’application KontoVexa

L’application à l’adresse app.kontovexa.de dispose de sa propre politique de confidentialité ; les données sont traitées dans des centres de données à Francfort-sur-le-Main.