Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Balmer Systeme, Inhaber: Paulo Roberto Balmer, c/o POSTFLEX PFX-405-142, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven, Deutschland, E-Mail: info@kontovexa.de

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Server-Logdateien, um die Website sicher auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Google Analytics, das Conversion-Tracking von Google Ads und das Meta-Pixel werden nur mit deiner Einwilligung geladen (siehe unten). Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google.

3. Kontaktformular und E-Mail

Wenn du uns über das Formular oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional die Firma und deine Nachricht, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Nachricht wird über den E-Mail-Server unseres Hosting-Anbieters an uns weitergeleitet und nicht in einer Datenbank gespeichert. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir einen gekürzten, verschlüsselten Wert deiner IP-Adresse für höchstens eine Stunde. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. E-Rechnung-Checkliste, Vorlagen, E-Books und Newsletter

Wenn du auf unserer Website die E-Rechnung-Checkliste, eine Vorlage oder ein E-Book anforderst, verarbeiten wir deinen Vornamen und deine E-Mail-Adresse, um dir die Datei per E-Mail zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben werden an das Kundensystem von Balmer Systeme übermittelt, das die E-Mail versendet. Die Datei erhältst du erst, nachdem du deine E-Mail-Adresse über den Link in dieser E-Mail bestätigt hast; nicht bestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen. Informationen rund um E-Rechnung, Rechnungen und Buchhaltung schicken wir dir nur, wenn du das gesondert ankreuzt und über den Link in der E-Mail bestätigst (Double-Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); den Zeitpunkt der Anforderung und der Bestätigung speichern wir als Nachweis. Du kannst diese Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@kontovexa.de widerrufen. Die Angaben der Anforderung löschen wir, sobald sie für den Versand nicht mehr nötig sind, die Newsletter-Daten nach deiner Abmeldung; den Nachweis der Einwilligung bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf.

5. Kostenlose E-Rechnungs-Werkzeuge (E-Rechnung erstellen, XRechnung Viewer)

Wenn du auf unserer Website den E-Rechnungs-Generator oder den XRechnung Viewer nutzt, überträgt dein Browser die eingegebenen Rechnungsangaben oder die ausgewählte Datei an den Server der KontoVexa-Anwendung (app.kontovexa.de, Rechenzentrum in Frankfurt am Main). Dort wird die E-Rechnung erzeugt oder die Datei gelesen und geprüft, und das Ergebnis geht direkt an deinen Browser zurück (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsangaben und Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nach der Antwort verworfen; wir speichern sie weder in einer Datenbank noch als Datei und geben sie nicht an Dritte weiter – auch die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server. Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten, etwa Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Bankverbindungen von dir und deinen Kunden; gib bitte nur Daten ein, die du für die Rechnung verwenden darfst. Wie bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten wie die IP-Adresse. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anfragen je IP-Adresse; dafür speichern wir nur einen verschlüsselten Wert (Hash) der IP-Adresse mit dem Zählerstand, der spätestens etwa zwei Stunden nach der letzten Anfrage gelöscht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hast du der Kategorie „Statistik“ zugestimmt, melden wir Google Analytics nur, dass eine Rechnung erstellt (mit dem gewählten Format) oder eine Datei geprüft wurde (mit dem Prüfergebnis) – nie Inhalte der Rechnung. Ausnahme: Klickst du nach dem Erstellen auf „Rechnung speichern und die nächsten ohne Abtippen erstellen“, speichern wir die Rechnungsangaben verschlüsselt für höchstens 24 Stunden, um sie in das KontoVexa-Konto zu übernehmen, das du dabei anlegst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach der Übernahme werden sie gelöscht – legst du kein Konto an, spätestens nach 24 Stunden. Mit Zustimmung zur Kategorie „Statistik“ melden wir Google Analytics auch diesen Klick, ohne Inhalte der Rechnung. Optional kannst du dir die erstellte Rechnung zusätzlich per E-Mail schicken lassen. Nur dann bewahren wir die Rechnungsangaben verschlüsselt für höchstens 24 Stunden auf und schicken an die angegebene Adresse eine einzige E-Mail mit einem Download-Link und dem Angebot, die Rechnung in einem kostenlosen KontoVexa-Konto zu speichern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die E-Mail enthält keine Rechnungsangaben; deine E-Mail-Adresse verwenden wir nur für diese eine E-Mail und speichern von ihr zum Schutz vor Missbrauch nur einen verschlüsselten Wert (Hash) mit einem Zähler, ebenfalls höchstens 24 Stunden. Danach wird alles gelöscht. Die E-Mail versenden wir über Amazon SES (Region Frankfurt am Main). Einen Newsletter abonnierst du damit nicht.

6. E-Mails an Nutzer von KontoVexa Free

Wenn du KontoVexa Free startest, schicken wir dir an die E-Mail-Adresse deines Kontos eine Willkommens-E-Mail mit den ersten Schritten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Tipps zu E-Rechnung, Rechnungen und Buchhaltung sowie Angebote zu den KontoVexa-Tarifen schicken wir dir nur, wenn du das bei „KontoVexa Free starten“ oder in deinem Profil gesondert einschaltest und über den Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigst (Double-Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Als Nachweis speichern wir Text und Version der Einwilligung, die Zeitpunkte von Anforderung, Bestätigung und Widerruf sowie einen gekürzten Teil deiner IP-Adresse (nur den Netzbereich); den Bestätigungslink speichern wir nur als verschlüsselten Wert (Hash), er verfällt nach 7 Tagen. Für diese E-Mails verwenden wir deinen Namen, deine Sprache, den Tarif deines Unternehmens und in einer E-Mail die Zahl der im laufenden Jahr in KontoVexa geschriebenen Rechnungen und gebuchten Ausgaben; welche E-Mail wir wann geschickt haben, speichern wir, damit keine doppelt ankommt. Sobald dein Unternehmen einen kostenpflichtigen Tarif testet oder abonniert, schicken wir diese E-Mails nicht mehr. Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails, die Abmeldefunktion deines E-Mail-Programms, dein Profil oder per Nachricht an info@kontovexa.de widerrufen. Die E-Mails versenden wir über den E-Mail-Dienst von Amazon Web Services (Amazon SES) in der Region Frankfurt am Main. Den Nachweis der Einwilligung und ihres Widerrufs bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf.

7. Webanalyse (Google Analytics)

Nur wenn du im Cookie-Hinweis der Kategorie „Statistik“ zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), laden wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird – etwa welche Seiten aufgerufen werden, woher die Besuche kommen und wie oft „Kostenlos testen“ angeklickt wird. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden Geräte- und Browserdaten, ungefährer Standort, die aufgerufenen Seiten und eine pseudonyme Kennung, die in Cookies (_ga, _ga_<ID>) bis zu zwei Jahre gespeichert wird; die IP-Adresse wird von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Daten können an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist. Google-Signale und Werbefunktionen sind deaktiviert. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen; die Analyse-Cookies werden dann gelöscht. Mit dieser Einwilligung misst auch die KontoVexa-App (app.kontovexa.de) einzelne Schritte – Einrichtung abgeschlossen, erste Rechnung, gebuchte Ausgabe – mit Seitenpfad und Kampagnenangaben (Landingpage, utm_source, utm_campaign), nie mit Inhalten deiner Buchhaltung; der Checkout (kunden.balmersysteme.de) fragt für Registrierung und Abo-Start eigens nach deiner Einwilligung.

8. Conversion-Tracking (Google Ads)

Nur wenn du im Cookie-Hinweis der Kategorie „Marketing“ zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), laden wir das Conversion-Tracking von Google Ads. So erfahren wir, ob ein Besuch über eine unserer Google-Anzeigen zu einer Registrierung führt, und können den Erfolg unserer Werbung messen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden die Klick-Kennung der Anzeige, Geräte- und Browserdaten, der Zeitpunkt und die aufgerufenen Seiten; die Kennung wird in Cookies (_gcl_au, _gcl_aw) bis zu 90 Tage gespeichert. Klickst du auf „Kostenlos testen“, wird die Klick-Kennung an das Kundenportal von Balmer Systeme (kunden.balmersysteme.de) übergeben; die Registrierung wird dort nur gemeldet, wenn du auch dort dem Marketing zustimmst. Daten können an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist. Personalisierte Werbung und Remarketing sind deaktiviert. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen; die Cookies werden dann gelöscht.

9. Conversion-Tracking (Meta-Pixel und Conversions API)

Nur wenn du im Cookie-Hinweis der Kategorie „Marketing“ zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), laden wir auf dieser Website und in der KontoVexa-App (app.kontovexa.de) das Meta-Pixel. So erfahren wir, ob ein Besuch über eine unserer Anzeigen bei Facebook oder Instagram zu einer Registrierung oder zum Start des kostenlosen Tests führt. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Verarbeitet werden die Klick-Kennung der Anzeige (fbclid), eine Browser-Kennung, Geräte- und Browserdaten, die IP-Adresse, der Zeitpunkt und die aufgerufenen Seiten; die Kennungen werden in Cookies (_fbp, _fbc) bis zu 90 Tage gespeichert. Registrierst du dich, meldet zusätzlich unser Server die Registrierung und den Start des Tests über die Conversions API an Meta, mit deiner E-Mail-Adresse und einer Kontokennung als Hashwert (SHA-256), der IP-Adresse, dem Browser und den genannten Kennungen, damit Meta sie der Anzeige zuordnen kann; ohne Einwilligung geschieht das nicht. Schließt du im Kundenportal von Balmer Systeme (kunden.balmersysteme.de) ein Abo ab, lädt auch das Portal mit deiner dortigen Einwilligung in „Marketing“ das Meta-Pixel und meldet die erste bezahlte Abo-Periode (Subscribe) mit Betrag und Währung, im Browser und über die Conversions API mit deiner E-Mail-Adresse als Hashwert. Für die Erhebung und Übermittlung dieser Daten sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO; Vereinbarung: facebook.com/legal/controller_addendum). Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich und kann die Daten auch für eigene Zwecke nutzen, etwa für die Auslieferung und Verbesserung von Werbung (facebook.com/privacy/policy). Daten können an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Meta zertifiziert ist. Wir bilden daraus keine Zielgruppen für Remarketing. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen; die Cookies werden dann gelöscht.

10. Live-Chat (tawk.to)

Der Chat wird nur geladen, wenn du ausdrücklich zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Anbieter ist tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, SB298, Las Vegas, NV 89119, USA. Dabei werden IP-Adresse, Browserdaten und die Chat-Inhalte an tawk.to übertragen, auch in die USA. Deine Einwilligung kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen.

11. Cookies und Speicherung im Browser

Im lokalen Speicher deines Browsers speichern wir deine Entscheidung im Cookie-Hinweis und – nur für die laufende Sitzung – ob du den Hinweis zum kostenlosen Test geschlossen hast; beides ist für den Betrieb der Website erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) merken wir uns außerdem die gewählte Abrechnungsansicht der Preise, setzen die Cookies von Google Analytics, Google Ads und Meta (_fbp, _fbc) und laden, falls angeboten, den Live-Chat. Deine Auswahl kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen. Damit die KontoVexa-App (app.kontovexa.de) deine Entscheidung kennt, steht sie zusätzlich im Cookie kontelio_consent (erforderlich); nur mit Einwilligung in „Statistik“ speichern wir die Kampagnenangaben deines Besuchs (Landingpage, utm_source, utm_campaign) für die Sitzung und bis zu 30 Tage im Cookie kontelio_attr.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Schreib uns dazu einfach an info@kontovexa.de.

13. Die KontoVexa-Anwendung

Für die Anwendung unter app.kontovexa.de gilt eine eigene Datenschutzerklärung; die Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet.