Ventanilla única (OSS): IVA en ventas a particulares de la UE

¿Qué es la ventanilla única (OSS)?

Desde el 1 de julio de 2021 rige en la UE lo siguiente: quien vende a particulares de otros Estados de la UE tributa por esas operaciones, a partir de cierto importe, en el país del cliente. Para que no tenga que registrarse fiscalmente por separado en Francia, España y Polonia y presentar allí declaraciones, existe la ventanilla única (One-Stop-Shop). En Alemania se llama «besonderes Besteuerungsverfahren» (régimen especial, § 18j UStG, régimen de la Unión) y lo gestiona la Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Allí presenta una declaración por trimestre, desglosada por países y tipos impositivos, y transfiere todo el impuesto al BZSt. El BZSt reparte el dinero entre los demás Estados. El OSS es voluntario: la alternativa sería registrarse en cada país. Pero si lo usa, debe ser para todos los Estados de la UE y todas las operaciones afectadas.

El OSS solo afecta a las ventas a consumidores. Las ventas a empresas de otros Estados de la UE siguen tramitándose mediante la inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge) y la declaración recapitulativa (Zusammenfassende Meldung).

¿A qué operaciones se aplica el OSS?

Tres grupos de operaciones con particulares de otros Estados de la UE entran en el OSS. Para los dos primeros rige el umbral común de 10.000 €:

• Ventas a distancia intracomunitarias (§ 3c UStG): usted envía mercancías a particulares de otro Estado de la UE, por ejemplo desde su tienda online.
• Servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y prestados por vía electrónica (§ 3a Abs. 5 UStG): por ejemplo, descargas de software y apps, suscripciones, streaming, e-books, fotos de stock, alojamiento web y cursos online pregrabados que se entregan sin intervención humana.
• Otros servicios a particulares cuyo lugar de prestación está en otro Estado de la UE: desde 2025, por ejemplo, cursos, webinarios y eventos retransmitidos en directo en los que particulares participan de forma virtual (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 UStG). Según el texto de la ley, el umbral de 10.000 € no se aplica a ellos.

¿Servicio digital o no? La distinción

Que un servicio se considere «prestado por vía electrónica» decide sobre el umbral y, con ello, sobre el país del impuesto. Lo decisivo es si el servicio se presta esencialmente de forma automatizada a través de internet. En cuanto una persona presta el servicio de forma individual e internet solo sirve como vía de comunicación, no es un servicio electrónico.

Para muchos autónomos es una buena noticia: la consultoría, el coaching, la traducción, el diseño o la programación por encargo individual para un particular de la UE siguen sujetos en Alemania, aunque envíe los resultados por correo electrónico. Aquí se aplica el IVA alemán o la Kleinunternehmerregelung, y el OSS no influye.

El umbral de 10.000 €: así se calcula

El umbral figura en el § 3c Abs. 4 y el § 3a Abs. 5 UStG. Se suman los importes netos de todas las ventas a distancia y de todos los servicios electrónicos a particulares en todos los demás Estados de la UE. No hay, por tanto, un umbral por país: 4.000 € a Francia, 3.500 € a Austria y 3.000 € a Italia suman 10.500 €.

Si estas operaciones no superaron los 10.000 € el año anterior ni los superan en el año en curso, todo se queda en Alemania: cobra IVA alemán y declara las operaciones en su declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Si supera el umbral durante el año, a partir de la operación con la que supera los 10.000 € rige el impuesto del país del cliente, y el año siguiente desde el principio.

También puede renunciar voluntariamente al umbral y tributar desde el primer euro en el país del cliente, por ejemplo si allí el tipo es más bajo. Esta declaración le vincula durante al menos dos años naturales. Si es Kleinunternehmer: la Kleinunternehmerregelung alemana solo exime las operaciones sujetas en Alemania. Si el lugar de la prestación está en el extranjero, no le sirve; pero desde 2025 puede ser una solución el procedimiento especial para pequeñas empresas en otros Estados de la UE (§ 19a UStG, facturación en toda la UE de hasta 100.000 €), si el país del cliente tiene su propia exención.

Registro en el BZSt paso a paso

Para participar necesita un NIF-IVA (USt-IdNr.) y un acceso al portal BZStOnline (BOP); allí puede usar un certificado de ELSTER para identificarse.

• En el portal BZStOnline, abrir el formulario de registro en la ventanilla única (régimen de la Unión).
• Indicar la USt-IdNr., los datos de contacto y la cuenta bancaria, así como la fecha a partir de la cual quiere participar.
• Caso normal: la participación empieza el primer día del trimestre siguiente al registro; si se registra en mayo, empieza el 1 de julio.
• Si supera el umbral en el trimestre en curso, se registra hasta el día 10 del mes siguiente con el motivo «primera prestación» (erstmalige Leistungserbringung); entonces el OSS se aplica desde esa primera operación.
• Solo puede darse de baja con efecto al inicio de un trimestre, con al menos 15 días de antelación.

Declaración OSS: plazos, pago y correcciones

La declaración OSS se presenta por cada trimestre natural de forma electrónica en el portal BZStOnline, desglosada por país del cliente y tipo impositivo. El plazo es el último día del mes siguiente al final del trimestre. Aunque no haya tenido operaciones OSS en un trimestre, debe presentar una declaración sin actividad. El impuesto debe llegar a la caja federal (Bundeskasse) ese mismo día; no es posible la domiciliación: transfiera con la referencia de pago asignada (Kassenzeichen) y el periodo en el concepto.

Los errores no se corrigen con una nueva declaración del trimestre antiguo, sino en una declaración OSS posterior, en un plazo de tres años y desglosados por periodo y país. Quien declara o paga tarde de forma reiterada puede quedar excluido del régimen y tendría que registrarse en cada país. Los registros de sus operaciones OSS se conservan diez años.

Importante para su contabilidad: a través del OSS no puede deducir IVA soportado (Vorsteuer). El IVA soportado alemán lo recupera como siempre mediante la declaración anticipada; el extranjero, solo mediante el procedimiento de devolución (Vorsteuer-Vergütungsverfahren). Sus operaciones OSS no van en la declaración anticipada alemana.

Ejemplo: un curso online a una clienta en Francia

Mira ofrece desde Colonia un curso de fotografía pregrabado que los compradores reciben desbloqueado automáticamente justo después del pago. Está en el régimen general del IVA. El año anterior facturó 7.800 € a particulares de otros Estados de la UE; hasta finales de junio de 2026 son 9.600 €. El 3 de julio, una clienta de Lyon compra el curso por 199 € netos: Mira llega así a 9.799 €. El 8 de julio, un cliente de Viena compra el paquete de cursos por 249 € netos: con 10.048 € supera el umbral.

A la venta a Lyon todavía se le aplica el IVA alemán (199 € + 37,81 € = 236,81 €) y va en la declaración anticipada. La venta a Viena y todas las demás ventas a particulares de la UE desde el 8 de julio tributan en el país del cliente. Mira se registra en el OSS hasta el 10 de agosto y presenta hasta el 31 de octubre de 2026 su primera declaración OSS del 3.er trimestre. En 2027, el OSS se le aplica desde el principio, porque superó el umbral en 2026.

Si Mira trabaja con un precio final fijo de 239 €, le queda un importe neto distinto según el país. Es el motivo más frecuente por el que los vendedores introducen precios por país tras pasar al OSS:

Facturas en el OSS: ¿qué reglas se aplican?

Si participa en el OSS en Alemania, a sus facturas se les aplican las reglas alemanas (§ 14 Abs. 7 UStG), no las francesas ni las italianas. Frente a particulares, en Alemania en principio no está obligado a emitir factura; para las ventas a distancia, la obligación de facturar desaparece expresamente si participa en el OSS (§ 14a Abs. 2 UStG).

Si aun así emite una factura o un recibo (lo que muchos clientes esperan), indique el tipo y el importe del impuesto del país del cliente, por ejemplo «TVA 20 %: 39,80 €» para una clienta en Francia. Los demás datos obligatorios de una factura no cambian. La obligación de factura electrónica solo afecta a facturas a empresas en Alemania y no tiene relevancia en el OSS.

Para acreditar el país del cliente, en los servicios electrónicos necesita dos datos coincidentes, por ejemplo la dirección de facturación y el país del banco o de la dirección IP. Hasta 100.000 € de facturación anual con estos servicios basta con un dato. Los proveedores de pago y los sistemas de tienda suelen proporcionar estos datos.

IOSS: mercancías de terceros países de hasta 150 €

La ventanilla única de importación (Import-One-Stop-Shop, IOSS, § 18k UStG) es su equivalente para mercancías enviadas desde un país de fuera de la UE directamente a particulares de la UE, con un valor intrínseco de como máximo 150 € por envío. El vendedor cobra el IVA del país del cliente ya en la caja, y el envío se despacha en aduana sin más IVA a la importación.

La declaración IOSS vence mensualmente hasta el final del mes siguiente. Los vendedores sin sede en la UE suelen necesitar un representante establecido en la UE. Para la mayoría de los autónomos en Alemania, el IOSS solo es relevante si hacen que un fabricante de fuera de la UE envíe la mercancía directamente a sus clientes (dropshipping).

El OSS y KontoVexa

KontoVexa no elabora ni transmite declaraciones OSS; las presenta usted mismo en el portal BZStOnline o las encarga a su asesoría fiscal. Pero KontoVexa le ayuda a vigilar el umbral: a los clientes de otros Estados de la UE sin USt-IdNr. los clasifica como particulares de la UE y, hasta el umbral, calcula IVA alemán. Cuando sus ventas a particulares de otros países de la UE se acercan al límite de 10.000 €, KontoVexa le avisa al facturar.

Las facturas, la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer), la declaración recapitulativa y la EÜR las gestiona en KontoVexa y las envía a ELSTER. Más en la página IVA con KontoVexa.

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