One-Stop-Shop (OSS): VAT przy sprzedaży klientom prywatnym w UE z Niemiec

Czym jest One-Stop-Shop (OSS)?

Od 1 lipca 2021 w UE obowiązuje zasada: kto sprzedaje osobom prywatnym w innych państwach UE, od określonej kwoty opodatkowuje te obroty w kraju klienta. Aby nie trzeba było z tego powodu rejestrować się podatkowo osobno we Francji, Hiszpanii i Polsce i składać tam deklaracji, istnieje One-Stop-Shop. W Niemczech nazywa się „besonderes Besteuerungsverfahren“ (szczególna procedura opodatkowania, § 18j UStG, procedura unijna) i prowadzi go Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Składasz tam jedną deklarację na kwartał, z podziałem na kraje i stawki podatku, i przelewasz cały podatek do BZSt. BZSt rozdziela pieniądze pozostałym państwom. OSS jest dobrowolny – alternatywą byłaby rejestracja w każdym kraju z osobna. Jeśli z niego korzystasz, to jednak dla wszystkich państw UE i wszystkich objętych obrotów.

OSS dotyczy tylko sprzedaży konsumentom. Sprzedaż firmom w innych państwach UE nadal przebiega w procedurze odwrotnego obciążenia (Reverse Charge) i przez informację podsumowującą (Zusammenfassende Meldung).

Do jakich obrotów stosuje się OSS?

Pod OSS podlegają trzy grupy obrotów z klientami prywatnymi w innych państwach UE. Dla dwóch pierwszych obowiązuje wspólny próg 10.000 €:

• Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż wysyłkowa (innergemeinschaftliche Fernverkäufe, § 3c UStG): wysyłasz towary osobom prywatnym w innym państwie UE, np. ze swojego sklepu internetowego.
• Usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne (§ 3a Abs. 5 UStG): np. pobieranie oprogramowania i aplikacje, subskrypcje, streaming, e-booki, zdjęcia stockowe, hosting i wcześniej nagrane kursy online, dostarczane bez udziału człowieka.
• Inne usługi dla klientów prywatnych, których miejsce świadczenia jest w innym państwie UE – od 2025 roku np. kursy transmitowane na żywo, webinary i wydarzenia, w których osoby prywatne uczestniczą wirtualnie (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 UStG). Według brzmienia ustawy próg 10.000 € ich nie dotyczy.

Usługa cyfrowa czy nie? Rozgraniczenie

To, czy usługa jest „świadczona elektronicznie“, decyduje o progu, a więc o kraju opodatkowania. Decyduje to, czy usługa jest w zasadzie świadczona automatycznie przez internet. Gdy tylko człowiek świadczy usługę indywidualnie, a internet służy jedynie do komunikacji, nie jest to usługa elektroniczna.

Dla wielu samozatrudnionych to dobra wiadomość: doradztwo, coaching, tłumaczenie, projektowanie czy programowanie na indywidualne zlecenie osoby prywatnej w UE pozostają opodatkowane w Niemczech – niezależnie od tego, czy wyniki wysyłasz e-mailem. Obowiązuje tu niemiecki VAT lub Kleinunternehmerregelung, a OSS nie ma znaczenia.

Próg 10.000 €: jak go liczyć

Próg jest w § 3c Abs. 4 i § 3a Abs. 5 UStG. Sumujesz kwoty netto całej sprzedaży wysyłkowej i wszystkich usług elektronicznych dla klientów prywatnych we wszystkich innych państwach UE. Nie ma więc progu dla każdego kraju osobno: 4.000 € do Francji, 3.500 € do Austrii i 3.000 € do Włoch to razem 10.500 €.

Jeśli te obroty w poprzednim roku wynosiły najwyżej 10.000 € i w bieżącym roku też nie przekroczą 10.000 €, wszystko zostaje w Niemczech: naliczasz niemiecki VAT i zgłaszasz obroty we wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Jeśli przekroczysz próg w trakcie roku, od obrotu, którym przekraczasz 10.000 €, obowiązuje podatek kraju klienta – a w następnym roku od samego początku.

Możesz też dobrowolnie zrezygnować z progu i opodatkowywać w kraju klienta od pierwszego euro, np. gdy stawka jest tam niższa. To oświadczenie wiąże Cię przez co najmniej dwa lata kalendarzowe. Jeśli jesteś Kleinunternehmer: niemiecka Kleinunternehmerregelung zwalnia tylko obroty podlegające opodatkowaniu w Niemczech. Jeśli miejsce świadczenia jest za granicą, nie pomaga; od 2025 roku rozwiązaniem może być jednak szczególna procedura dla Kleinunternehmer w innych państwach UE (§ 19a UStG, obrót w całej UE do 100.000 €), jeśli kraj klienta przewiduje własne zwolnienie.

Rejestracja w BZSt: krok po kroku

Do udziału potrzebujesz USt-IdNr. i dostępu do portalu BZStOnline (BOP); do logowania możesz tam użyć certyfikatu ELSTER.

• W portalu BZStOnline otwórz formularz rejestracji do One-Stop-Shop (procedura unijna, EU-Regelung).
• Podaj USt-IdNr., dane kontaktowe i rachunek bankowy oraz datę, od której chcesz uczestniczyć.
• Przypadek standardowy: udział zaczyna się pierwszego dnia kwartału następującego po rejestracji – jeśli rejestrujesz się w maju, startujesz 1 lipca.
• Jeśli przekroczysz próg w bieżącym kwartale, rejestrujesz się do 10. dnia następnego miesiąca z powodem „erstmalige Leistungserbringung“ (pierwsze świadczenie); wtedy OSS obowiązuje od tego pierwszego obrotu.
• Wyrejestrować się możesz tylko z początkiem kwartału, z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem.

Deklaracja OSS: terminy, zapłata i korekty

Deklarację OSS składasz za każdy kwartał kalendarzowy elektronicznie w portalu BZStOnline, z podziałem na kraj klienta i stawkę podatku. Termin to ostatni dzień miesiąca po zakończeniu kwartału. Także jeśli w danym kwartale nie miałeś obrotów OSS, musisz złożyć deklarację zerową. Podatek musi wpłynąć do Bundeskasse do tego samego dnia; polecenie zapłaty nie jest możliwe, przelewasz z nadanym znakiem kasowym (Kassenzeichen) i okresem w tytule przelewu.

Błędów nie poprawiasz nową deklaracją za stary kwartał, tylko w późniejszej deklaracji OSS, w ciągu trzech lat i z podziałem na okres i kraj. Kto wielokrotnie spóźnia się z deklaracją lub zapłatą, może zostać wykluczony z procedury i musiałby wtedy rejestrować się w każdym kraju osobno. Zapisy dotyczące obrotów OSS przechowujesz dziesięć lat.

Ważne dla księgowości: przez OSS nie odliczysz podatku naliczonego (Vorsteuer). Niemiecki podatek naliczony odzyskujesz jak zwykle przez deklarację wstępną; zagraniczny tylko w procedurze zwrotu podatku naliczonego (Vorsteuer-Vergütungsverfahren). Obroty OSS nie trafiają do niemieckiej deklaracji wstępnej.

Przykład: kurs online dla klientki we Francji

Mira z Kolonii oferuje wcześniej nagrany kurs fotografii, do którego kupujący dostają automatyczny dostęp zaraz po zapłacie. Rozlicza VAT na zasadach ogólnych. W poprzednim roku miała 7.800 € obrotu z klientami prywatnymi w innych państwach UE, do końca czerwca 2026 jest to 9.600 €. 3 lipca klientka z Lyonu kupuje kurs za 199 € netto – Mira ma więc 9.799 €. 8 lipca klient z Wiednia kupuje pakiet kursów za 249 € netto: przy 10.048 € przekracza próg.

Dla sprzedaży do Lyonu obowiązuje jeszcze niemiecki VAT (199 € + 37,81 € = 236,81 €), trafia ona do deklaracji wstępnej. Sprzedaż do Wiednia i każda kolejna sprzedaż klientom prywatnym w UE od 8 lipca jest opodatkowana w kraju klienta. Mira rejestruje się w OSS do 10 sierpnia i do 31 października 2026 składa pierwszą deklarację OSS za 3. kwartał. W 2027 roku OSS obowiązuje ją od początku, bo w 2026 przekroczyła próg.

Jeśli Mira liczy ze stałą ceną końcową 239 €, zależnie od kraju zostaje jej inna kwota netto. To najczęstszy powód, dla którego sprzedawcy po przejściu na OSS wprowadzają ceny zależne od kraju:

Faktury w OSS: jakie zasady obowiązują?

Jeśli uczestniczysz w OSS w Niemczech, do Twoich faktur stosuje się niemieckie zasady (§ 14 Abs. 7 UStG) – nie francuskie czy włoskie. Wobec osób prywatnych w Niemczech co do zasady nie masz obowiązku wystawiania faktury; przy sprzedaży wysyłkowej obowiązek faktury wyraźnie odpada, jeśli uczestniczysz w OSS (§ 14a Abs. 2 UStG).

Jeśli mimo to wystawiasz fakturę lub pokwitowanie – czego wielu klientów oczekuje – wykazujesz stawkę i kwotę podatku kraju klienta, czyli np. „TVA 20 %: 39,80 €“ dla klientki we Francji. Pozostałe obowiązkowe dane faktury się nie zmieniają. Obowiązek e-faktury dotyczy tylko faktur dla firm w Niemczech i w OSS nie ma znaczenia.

Aby udowodnić kraj klienta przy usługach elektronicznych, potrzebujesz dwóch zgodnych informacji, np. adresu rozliczeniowego i kraju banku lub adresu IP. Do 100.000 € obrotu z takimi usługami rocznie wystarczy jedna. Operatorzy płatności i systemy sklepowe zwykle dostarczają te dane.

IOSS: towary z krajów trzecich do 150 €

Import-One-Stop-Shop (IOSS, § 18k UStG) to odpowiednik dla towarów wysyłanych z kraju spoza UE bezpośrednio do osób prywatnych w UE, o wartości najwyżej 150 € za przesyłkę. Sprzedawca nalicza VAT kraju klienta już przy kasie, a przesyłka jest odprawiana przez urząd celny bez dalszego podatku od importu (Einfuhrumsatzsteuer).

Deklaracja IOSS jest wymagalna co miesiąc do końca następnego miesiąca. Sprzedawcy bez siedziby w UE potrzebują zwykle przedstawiciela z siedzibą w UE. Dla większości samozatrudnionych w Niemczech IOSS ma znaczenie tylko wtedy, gdy zlecają wysyłkę towaru bezpośrednio od producenta spoza UE do swoich klientów (dropshipping).

OSS i KontoVexa

KontoVexa nie tworzy ani nie przesyła deklaracji OSS; składasz je sam w portalu BZStOnline lub zlecasz doradcy podatkowemu. KontoVexa pomaga Ci jednak pilnować progu: klientów w innych państwach UE bez USt-IdNr. KontoVexa klasyfikuje jako klientów prywatnych z UE i do progu nalicza niemiecki VAT. Gdy Twoja sprzedaż klientom prywatnym w innych krajach UE zbliża się do granicy 10.000 €, KontoVexa informuje Cię o tym przy wystawianiu faktury.

Faktury, wstępną deklarację VAT, informację podsumowującą i EÜR załatwiasz w KontoVexa i wysyłasz do ELSTER. Więcej na stronie VAT w KontoVexa.

Najczęstsze pytania