E-faktura w Niemczech (E-Rechnung): co muszą wiedzieć samozatrudnieni

Od 2025 roku między firmami w Niemczech obowiązuje e-faktura (E-Rechnungspflicht) – wprowadzana stopniowo. Kiedy musisz co zrobić i jakie formaty obowiązują.

Czym jest e-faktura (E-Rechnung)?

E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie danych zgodnym z europejską normą EN 16931, który programy mogą odczytać automatycznie. Plik PDF lub zdjęcie nie jest e-fakturą, nawet jeśli przychodzi e-mailem.

Terminy obowiązku e-faktury w Niemczech

Obowiązek dotyczy faktur między firmami w kraju (B2B), nie faktur dla klientów prywatnych:

Od 1 stycznia 2025: każda firma musi móc odbierać e-faktury – także Kleinunternehmer.
Do końca 2026: faktury papierowe i PDF są jeszcze dozwolone za zgodą klienta.
Od 1 stycznia 2027: firmy z obrotem powyżej 800.000 € w poprzednim roku muszą wysyłać e-faktury.
Od 1 stycznia 2028: wszystkie firmy wysyłają e-faktury do innych firm.
Wyłączeni pozostają Kleinunternehmer przy wysyłaniu oraz faktury na małe kwoty do 250 €.

XRechnung czy ZUGFeRD?

XRechnung to czysty plik XML i standard przy fakturach dla urzędów. ZUGFeRD to plik PDF z osadzonymi danymi XML: ludzie czytają PDF, programy dane. Od profilu EN 16931 (COMFORT) ZUGFeRD uznaje się za e-fakturę. Oba formaty spełniają obowiązek.

E-faktury w KontoVexa

KontoVexa wczytuje przychodzące faktury XRechnung i ZUGFeRD, wyświetla je w czytelnej formie i przenosi kwoty do księgowości. Faktury wychodzące tworzysz na życzenie jako XRechnung lub ZUGFeRD – z tymi samymi obowiązkowymi danymi co każda inna faktura. E-faktura jest archiwizowana w niezmienionej formie zgodnie z GoBD.

Najczęstsze pytania

Czy Kleinunternehmer musi wystawiać e-faktury?

Nie. Kleinunternehmer są zwolnieni z wysyłania, ale od 2025 roku muszą móc odbierać e-faktury. Wystarczy do tego skrzynka e-mail.

Czy do odbioru e-faktur wystarczy skrzynka e-mail?

Tak. Potrzebujesz jednak programu, który zamieni dane XML w czytelną formę, i musisz przechowywać e-fakturę w oryginalnym formacie.

Czy e-faktura obowiązuje też przy fakturach dla osób prywatnych?

Nie. Klientom prywatnym możesz nadal wysyłać faktury papierowe lub PDF.

Więcej o odpowiedniej funkcji KontoVexa: E-faktura

Krok po kroku w podręczniku KontoVexa: E-faktura

Stan na: październik 2026. Informacje ogólne, nie stanowią doradztwa podatkowego.