Faktura stornująca i korekta faktury: jak prawidłowo poprawić fakturę w Niemczech

Dlaczego nie możesz po prostu zmienić ani usunąć faktury

Gdy tylko faktura zostanie wystawiona, staje się dowodem księgowym. GoBD wymagają, aby dokumenty były przechowywane w niezmienionej formie, a każda zmiana była możliwa do prześledzenia (§ 146 Abs. 4 AO). Jeśli usuniesz fakturę lub nadasz jej numer ponownie, powstaje luka lub duplikat w numeracji – przy kontroli podatkowej to klasyczny powód do pytań, a nawet do oszacowania. Dlaczego to takie ważne, wyjaśnia poradnik o GoBD.

Do tego faktura jest już u klienta i być może została zaksięgowana. Po cichu zmieniona wersja tworzyłaby dwa różne dokumenty z tym samym numerem. Prawidłowo jest więc zawsze nowy dokument, który odwołuje się do pierwotnej faktury. Dopóki faktura jest tylko szkicem i nie dotarła do klienta, możesz ją natomiast swobodnie zmieniać lub odrzucić.

Trzy drogi do poprawionej faktury w skrócie

Która droga pasuje, zależy od tego, co jest błędne – brakująca dana, cała faktura czy tylko kwota:

Sprostowanie faktury: uzupełnienie obowiązkowych danych

Jeśli brakuje obowiązkowej danej według § 14 Abs. 4 UStG lub jest ona błędna, fakturę można sprostować według § 31 Abs. 5 UStDV. Wystarczy dokument, który konkretnie i jednoznacznie odwołuje się do pierwotnej faktury (numer i data faktury) i zawiera tylko brakujące lub błędne dane. Sprostować może tylko ten, kto fakturę wystawił – klient może jedynie o sprostowanie poprosić.

Dla Twojego klienta to ważne, bo bez prawidłowej faktury nie może odliczyć podatku naliczonego (Vorsteuer). Dobra wiadomość: według orzecznictwa TSUE (EuGH) i BFH sprostowanie działa wstecz na moment pierwotnej faktury, jeśli zawierała ona już dane minimalne – wystawcę, odbiorcę, opis świadczenia, wynagrodzenie i osobno wykazany VAT. Klient nie traci więc wstecznie odliczenia i nie musi płacić odsetek. Sprostowanie jest możliwe do zakończenia postępowania przed sądem finansowym.

W praktyce wielu i tak wybiera drogę przez storno i nową fakturę, bo klient dostaje wtedy kompletny, czysty dokument. Obie drogi są dozwolone.

• Brak daty lub okresu świadczenia → sprostowanie wystarczy.
• Błędnie zapisany adres lub nazwa firmy klienta → sprostowanie wystarczy.
• Brak Twojego numeru podatkowego (Steuernummer) lub USt-IdNr. → sprostowanie wystarczy.
• Faktura zaadresowana do złego klienta → storno i nowa faktura, bo odbiorca jest inny.

Faktura stornująca: treść i przykład

Faktura stornująca (Stornorechnung) anuluje pierwotną fakturę w całości. Zawiera te same pozycje z kwotami ujemnymi, tę samą stawkę podatku i adnotację „Stornorechnung zur Rechnung Nr. … vom …“ (faktura stornująca do faktury nr … z dnia …). Dostaje własny, kolejny numer i własną datę. Następnie – jeśli świadczenie nadal ma być rozliczone – wystawiasz nową fakturę z nowym numerem. Obowiązkowe dane każdej faktury wyjaśnia poradnik jak wystawiać faktury.

Przykład: naliczyłeś klientowi 15 godzin doradztwa po 100 €, a uzgodnione było 12 godzin.

Korekta faktury przy rabacie, zwrocie lub reklamacji

Jeśli świadczenie zostało prawidłowo rozliczone, a później zmienia się tylko wynagrodzenie, nie musisz stornować całej faktury. Wystarczy korekta faktury o różnicę: odwołuje się do pierwotnej faktury i wykazuje kwotę obniżki wraz z przypadającym na nią VAT ze znakiem minus.

W VAT obniżka działa według § 17 UStG w tym okresie rozliczeniowym, w którym zmienia się wynagrodzenie – a nie wstecz w miesiącu faktury. Przykład: faktura z 20 stycznia na 4.000 € netto plus 760 € VAT; w kwietniu uzgadniasz z powodu wady 10 % obniżki. Korekta faktury z kwietnia opiewa na −400 € netto i −76 € VAT i zmniejsza wstępną deklarację VAT za kwiecień (lub drugi kwartał). Twój klient musi w tym samym okresie oddać 76 € podatku naliczonego.

Skonto to również obniżka wynagrodzenia. Nie potrzebujesz jednak osobnej korekty, jeśli warunki skonta są już na fakturze; potrącenie skonta księgujesz po prostu przy wpływie płatności.

Gutschrift: handlowa czy w rozumieniu VAT?

Na co dzień każdy zwrot nazywa się w Niemczech „Gutschrift“. W ustawie o VAT Gutschrift to jednak coś innego: faktura, którą odbiorca świadczenia wystawia w imieniu świadczącego (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG), np. gdy wydawnictwo rozlicza honoraria swoich autorów (samofakturowanie). Taka Gutschrift musi zawierać słowo „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG), a świadczący może się jej sprzeciwić.

Błędnie wykazany podatek: § 14c UStG

Jeśli wykażesz na fakturze więcej VAT, niż jesteś winien, i tak jesteś winien nadwyżkę (nieprawidłowe wykazanie podatku, § 14c Abs. 1 UStG) – dopóki nie sprostujesz faktury. Typowo: 19 % zamiast 7 % albo VAT na świadczeniu zwolnionym lub objętym odwrotnym obciążeniem (Reverse Charge). Sprostowanie działa dopiero w okresie korekty; jeśli klient już zapłacił zbyt wysoką kwotę, musisz mu zwrócić różnicę, zanim odzyskasz podatek.

Także przez pomyłkę podwójnie wystawiona faktura za to samo świadczenie podlega § 14c Abs. 1 UStG – kolejny powód, by od razu stornować drugą. Nieuprawnione wykazanie podatku zachodzi natomiast, gdy w ogóle nie ma świadczenia lub wystawca nie może wykazywać VAT (§ 14c Abs. 2 UStG). Wtedy musisz sprostować fakturę wobec klienta i wnioskować w Finanzamt o zwrot podatku; uda się to dopiero, gdy klient nie odliczył podatku naliczonego lub go zwrócił. Kleinunternehmer, który wykazuje VAT, od 2025 roku co do zasady jest go winien według § 14c Abs. 1 UStG – z wyjątkiem faktur dla klientów prywatnych (pismo BMF z 18 marca 2025).

Jeśli wykażesz za mało VAT, i tak jesteś winien prawidłowy podatek. Wylicza się go z kwoty faktury: przy 1.070 € brutto z 7 % zamiast prawidłowych 19 % jesteś winien 170,84 € (1.070 € ÷ 1,19 × 0,19) zamiast 70 €. Tu opłaca się szybko stornować i rozliczyć na nowo, zanim klient zapłaci.

Numeracja, terminy i przełom roku

Faktura stornująca potrzebuje własnego, niepowtarzalnego numeru. Czy pochodzi z numeracji faktur, czy z osobnej serii, np. „ST-2026-…“, zależy od Ciebie – ważne, by każdy numer występował tylko raz, a numeracja była ciągła. Starego numeru faktury nigdy nie wolno nadać ponownie.

• Storno w nowym roku: faktura stornująca ma bieżącą datę i numer nowego roku; VAT korygujesz w bieżącej deklaracji wstępnej, a nie w deklaracji za poprzedni rok.
• W EÜR liczy się przepływ pieniędzy: jeśli już otrzymałeś pieniądze i je zwracasz, zwrot zmniejsza Twoje przychody w roku zapłaty.
• Przechowywać musisz zarówno pierwotną fakturę, jak i fakturę stornującą – faktury jako dowody księgowe osiem lat.
• Jeśli klient już zapłacił, zwracasz kwotę lub rozliczasz ją z nową fakturą; zaznacz to rozliczenie na nowej fakturze.

Storno lub korekta e-faktury

Jeśli pierwotną fakturę wystawiłeś jako e-fakturę, także sprostowanie, faktura stornująca lub korekta musi być e-fakturą. PDF z napisem „Storno“ wtedy nie wystarczy. Korekta ma jako rodzaj faktury (BT-3) zwykle kod 381 (korekta faktury/Credit Note) i w polu BT-25 odwołuje się do numeru pierwotnej faktury, przy urzędach dodatkowo z tym samym Leitweg-ID. Jakie są kody i formaty, opisuje poradnik o XRechnung i ZUGFeRD.

Później edytowany PDF ZUGFeRD nie jest korektą, tylko drugą, odmienną fakturą. Także tutaj obowiązuje: nowy dokument z nowym numerem, oryginał archiwizowany bez zmian.

Korygowanie faktur w KontoVexa

W KontoVexa wystawiona faktura jest niezmienna. Funkcją storna KontoVexa od razu tworzy i wystawia fakturę stornującą na całą kwotę; funkcją storna z utworzeniem skorygowanej faktury dostajesz jednocześnie nowy szkic z danymi starej faktury. Przy obniżce lub zwrocie tworzysz korektę faktury i dla każdej pozycji podajesz ilość do skorygowania.

Każda korekta dostaje numer z własnej serii numeracji, odwołuje się do numeru i daty faktury, przejmuje stawki podatku i zmniejsza obrót oraz VAT w okresie swojej daty. KontoVexa celowo nigdy nie nazywa jej „Gutschrift“. Jeśli faktura była e-fakturą, korekta ma ten sam format. Więcej o programie do faktur KontoVexa.

Najczęstsze pytania