Factura de anulación y factura rectificativa: cómo corregir bien una factura

Por qué no puede simplemente modificar o borrar una factura

En cuanto una factura se emite, es un justificante contable. Las GoBD exigen que los justificantes se conserven de forma inalterable y que cualquier cambio sea trazable (§ 146 Abs. 4 AO). Si borra una factura o reutiliza su número, se produce un hueco o un número duplicado en la serie, un motivo clásico de preguntas o incluso de una estimación en una inspección fiscal. Por qué es tan importante lo explica la guía sobre las GoBD.

Además, la factura ya está en manos del cliente y quizá ya la ha contabilizado. Una versión modificada en silencio crearía dos documentos distintos con el mismo número. Por eso, lo correcto es siempre un documento nuevo que haga referencia a la factura original. Mientras una factura sea solo un borrador y no haya llegado al cliente, en cambio, puede modificarla o descartarla libremente.

Tres formas de corregir una factura de un vistazo

La vía adecuada depende de lo que esté mal: un dato que falta, toda la factura o solo el importe:

Rectificación: completar los datos obligatorios

Si falta un dato obligatorio según el § 14 Abs. 4 UStG o es erróneo, la factura puede rectificarse según el § 31 Abs. 5 UStDV. Basta un documento que remita de forma específica e inequívoca a la factura original (número y fecha) y que solo contenga los datos que faltan o son erróneos. Solo puede rectificar quien emitió la factura: el cliente solo puede pedir la rectificación.

Para su cliente es importante, porque sin una factura correcta no puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer). La buena noticia: según la jurisprudencia del TJUE y del BFH, la rectificación tiene efecto retroactivo a la fecha de la factura original si esta ya contenía los datos mínimos: emisor, destinatario, descripción del servicio, importe e IVA indicado por separado. El cliente, por tanto, no pierde con efecto retroactivo su deducción y no tiene que pagar intereses. Se puede rectificar hasta la conclusión de un procedimiento ante el tribunal tributario.

En la práctica, muchos eligen aun así la vía de anulación y factura nueva, porque el cliente recibe entonces un documento completo y limpio. Ambas opciones son admisibles.

• Falta la fecha o el periodo de la prestación → basta con una rectificación.
• Dirección o razón social del cliente mal escritas → basta con una rectificación.
• Falta su Steuernummer o USt-IdNr. → basta con una rectificación.
• Factura dirigida al cliente equivocado → anulación y factura nueva, porque el destinatario es otro.

Factura de anulación: contenido y ejemplo

La factura de anulación anula por completo la factura original. Contiene las mismas partidas con importes negativos, el mismo tipo impositivo y la mención «Stornorechnung zur Rechnung Nr. … vom …» (factura de anulación de la factura n.º … del …). Recibe un número correlativo propio y su propia fecha. Después, si la prestación debe seguir facturándose, emite una factura nueva con un número nuevo. Los datos obligatorios de toda factura los explica la guía cómo hacer facturas.

Ejemplo: usted facturó a un cliente 15 horas de consultoría a 100 €, pero lo acordado eran 12 horas.

Factura rectificativa por descuento, devolución o reclamación

Si la prestación se facturó correctamente y después solo cambia el importe, no tiene que anular toda la factura. Basta con una factura rectificativa por la diferencia: remite a la factura original e indica en negativo el importe de la reducción con el IVA correspondiente.

A efectos del IVA, la reducción tiene efecto según el § 17 UStG en el periodo de declaración en que cambia el importe, no con efecto retroactivo en el mes de la factura. Ejemplo: factura del 20 de enero por 4.000 € netos más 760 € de IVA; en abril acuerdan por un defecto un descuento del 10 %. La factura rectificativa de abril es de −400 € netos y −76 € de IVA y reduce la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) de abril (o del segundo trimestre). Su cliente debe devolver en el mismo periodo 76 € de IVA soportado.

El descuento por pronto pago (Skonto) también es una reducción del importe. Pero no necesita una corrección propia si las condiciones de Skonto ya figuran en la factura; simplemente registra el descuento al recibir el pago.

Gutschrift: ¿en sentido comercial o en sentido del IVA?

En el día a día, cualquier reembolso se llama «Gutschrift» (abono). Pero en la ley del IVA la Gutschrift es otra cosa: una factura que el destinatario del servicio emite para quien lo presta (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG), por ejemplo cuando una editorial liquida los honorarios a sus autores. Esa Gutschrift debe contener la palabra «Gutschrift» (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG), y quien presta el servicio puede oponerse a ella.

IVA indicado incorrectamente: § 14c UStG

Si en una factura indica más IVA del que debe, debe igualmente el exceso (indicación incorrecta del impuesto, § 14c Abs. 1 UStG) hasta que rectifique la factura. Lo típico: 19 % en lugar de 7 %, o IVA en una prestación exenta o en una prestación con inversión del sujeto pasivo. La rectificación solo tiene efecto en el periodo de la corrección; si el cliente ya pagó el importe excesivo, tiene que devolverle la diferencia antes de recuperar el impuesto.

También una factura emitida por duplicado por error por la misma prestación entra en el § 14c Abs. 1 UStG: un motivo más para anular la segunda de inmediato. La indicación es indebida, en cambio, si no hay ninguna prestación detrás o si el emisor no puede indicar IVA (§ 14c Abs. 2 UStG). Entonces debe rectificar la factura frente al cliente y solicitar al Finanzamt la devolución del impuesto; solo funciona cuando el cliente no ha deducido el IVA soportado o lo ha devuelto. Un Kleinunternehmer que indica IVA lo debe desde 2025, en principio, según el § 14c Abs. 1 UStG, con una excepción para las facturas a particulares (circular del BMF del 18 de marzo de 2025).

Si indica menos IVA del debido, debe igualmente el impuesto correcto. Se calcula a partir del importe de la factura: con 1.070 € brutos al 7 % en lugar del 19 % correcto, debe 170,84 € (1.070 € ÷ 1,19 × 0,19) en lugar de 70 €. Aquí compensa anular y volver a facturar rápido, antes de que el cliente pague.

Numeración, plazos y cambio de año

La factura de anulación necesita un número propio y único. Que proceda de la serie de facturas o de una serie propia como «ST-2026-…» es decisión suya; lo importante es que cada número aparezca solo una vez y que la secuencia no tenga huecos. El número de la factura anterior nunca puede reutilizarlo.

• Anulación en el año nuevo: la factura de anulación lleva la fecha actual y el número del año nuevo; el IVA se corrige en la declaración anticipada en curso, no en la del año anterior.
• En la EÜR cuenta el flujo de dinero: si ya ha cobrado y devuelve el dinero, la devolución reduce sus ingresos del negocio en el año del pago.
• Debe conservar tanto la factura original como la de anulación: las facturas, como justificantes contables, ocho años.
• Si su cliente ya ha pagado, le devuelve el importe o lo compensa con la factura nueva; anote la compensación en la factura nueva.

Anular o corregir una factura electrónica

Si emitió la factura original como factura electrónica, también la rectificación, la factura de anulación o la factura rectificativa deben ser facturas electrónicas. Un PDF con «Storno» no basta entonces. La corrección lleva como tipo de factura (BT-3) normalmente el código 381 (rectificativa/Credit Note) y remite en el campo BT-25 al número de la factura original; con la administración pública, además, con la misma Leitweg-ID. Qué códigos y formatos existen lo explica la guía sobre XRechnung y ZUGFeRD.

Un PDF ZUGFeRD editado a posteriori no es una corrección, sino una segunda factura distinta. También aquí: documento nuevo con número nuevo y original archivado sin cambios.

Corregir facturas con KontoVexa

En KontoVexa, una factura emitida es inalterable. Con «Anular factura», KontoVexa crea y emite al instante una factura de anulación por el importe total; con «Anular y crear una factura corregida» obtiene a la vez un nuevo borrador con los datos de la factura anterior. Para un descuento o una devolución crea una factura rectificativa e indica por partida la cantidad que hay que corregir.

Cada corrección recibe un número de su propia serie, remite al número y la fecha de la factura, toma los tipos impositivos y reduce la facturación y el IVA en el periodo de su fecha. KontoVexa no la llama nunca «Gutschrift», a propósito. Si la factura era electrónica, la corrección sigue el mismo formato. Más sobre el programa de facturación de KontoVexa.

Preguntas frecuentes