Factura de anticipo en Alemania: Abschlagsrechnung, Anzahlung y factura final

Anzahlung, Abschlag, Teilrechnung, Schlussrechnung: los conceptos

En el día a día, estos términos se mezclan a menudo. Para el IVA (Umsatzsteuer) lo que cuenta es sobre todo una pregunta: ¿ya está terminada y aceptada una parte del servicio (Teilleistung), o el cliente paga por adelantado un servicio que se prestará en su conjunto más tarde (anticipo o pago a cuenta)?

¿Cuándo puede pedir pagos a cuenta o anticipos?

No existe un derecho general al pago por adelantado: necesita un acuerdo. Por eso, indique ya en el presupuesto (Angebot) o en el contrato cuándo vence cada importe, por ejemplo «30 % al hacer el encargo, 40 % tras aprobar el diseño, 30 % tras la aceptación». En los contratos de obra (Werkverträge), por ejemplo un desarrollo de software o web, según el § 632a BGB puede pedir pagos a cuenta por el valor de lo ya realizado incluso sin acuerdo especial.

Para clientes particulares hay normas de protección: en un contrato de construcción con consumidores (Verbraucherbauvertrag), los pagos a cuenta no pueden superar en total el 90 % de la remuneración total (§ 650m BGB). En otros sectores, los anticipos de consumidores fijados en las condiciones generales (AGB) solo son válidos si su importe es razonable.

Los pagos a cuenta tienen sentido sobre todo en proyectos largos: aseguran su liquidez y reducen el riesgo de impago. Cómo calcular el precio de un proyecto lo explica la guía Calcular la tarifa por hora.

¿Qué debe figurar en una factura de anticipo?

Una factura de anticipo es una factura en el sentido del § 14 UStG y necesita los mismos datos obligatorios (Pflichtangaben) que cualquier otra: nombre y dirección de ambas partes, Steuernummer o USt-IdNr., número de factura correlativo, fecha de emisión, descripción del servicio, importe neto, tipo impositivo y cuota de IVA. Más información en la guía Hacer facturas.

• Identifique claramente el documento como «Anzahlungsrechnung» (factura de anticipo) o «1. Abschlagsrechnung» (primera factura de pago a cuenta), para que su cliente no lo contabilice como liquidación final.
• En lugar de la fecha del servicio indique la fecha del cobro, si ya se conoce y es distinta de la fecha de la factura; si no, una nota como «Leistung erfolgt voraussichtlich im März 2027» (el servicio se prestará previsiblemente en marzo de 2027).
• Describa a qué corresponde el anticipo: «Anticipo del 30 % por el relanzamiento de la web según el presupuesto AN-2026-018 del 4 de septiembre de 2026».
• Desglose el IVA como en una factura normal: con inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge), también en los anticipos el impuesto lo debe el cliente; como pequeño empresario (Kleinunternehmer) no cobra IVA.

IVA de los anticipos: la Mindest-Istversteuerung

Normalmente, con el criterio de devengo (Soll-Versteuerung), el IVA nace al final del mes en que presta el servicio. Para los anticipos hay una excepción: si recibe dinero antes de prestar el servicio, el impuesto correspondiente se devenga ya al final del periodo de declaración en que entra el dinero (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a S. 4 UStG). Esto se llama Mindest-Istversteuerung (tributación mínima por cobro).

Ejemplo: el anticipo de 7.140 € entra el 15 de marzo. Los 1.140 € de IVA que contiene van en la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) de marzo (si declara trimestralmente: primer trimestre), con vencimiento el 10 de abril, o el 10 de mayo con prórroga permanente del plazo (Dauerfristverlängerung). Si ha emitido la factura de anticipo pero aún no ha recibido el dinero, todavía no se devenga impuesto.

Para su cliente se aplica lo mismo a la inversa: solo puede deducir el IVA soportado de una factura de anticipo cuando tiene la factura y ha pagado (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 S. 3 UStG). Si ya tributa según lo cobrado (Ist-Versteuerung), para usted no cambia nada: el impuesto nace siempre con el pago. Más información en la guía del IVA (Umsatzsteuer).

Ejemplo de cálculo: anticipo, pago a cuenta y factura final

Una diseñadora web realiza el relanzamiento de una web por 20.000 € netos. Se acuerdan un 30 % de anticipo, un 40 % tras aprobar el diseño y el resto tras la aceptación. Todos los importes con un 19 % de IVA:

La factura final: descontar bien los anticipos

La factura final (Schlussrechnung o Endrechnung) liquida el servicio completo. Según el § 14 Abs. 5 S. 2 UStG, en ella debe restar las contraprestaciones parciales cobradas antes de prestar el servicio y las cuotas de impuesto correspondientes, si emitió facturas de anticipo por ellas. La presentación más clara es la del ejemplo: importe total neto e IVA, debajo cada anticipo con fecha, neto, impuesto y bruto, y luego el importe restante.

También se admite restar la suma de todos los anticipos en una sola línea, siempre que el importe neto y el IVA se vean por separado. No basta con restar solo el importe bruto de los anticipos y dejar el IVA completo de 3.800 €. En ese caso desglosa por segunda vez el impuesto de los anticipos y lo debe dos veces según el § 14c Abs. 1 UStG, hasta que rectifique la factura final. Cómo hacerlo lo explica la guía de factura rectificativa.

Como alternativa, puede emitir una factura del resto (Restrechnung) que solo cobre la parte pendiente (6.000 € más 1.140 €) sin enumerar los anticipos. A efectos del IVA no es una factura final, pero para su cliente suele ser menos clara. En proyectos con varios pagos a cuenta, la factura final completa es la mejor opción.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

La mayoría de los problemas con las facturas de pago a cuenta no surgen con el anticipo, sino al final del proyecto:

• Olvidar los anticipos en la factura final: el cliente debería pagar de nuevo el importe completo y usted debe el IVA dos veces. Lleve una lista de todos los anticipos por proyecto.
• Declarar el IVA solo con la factura final: el impuesto de los anticipos va en la declaración anticipada del mes del pago. Un error cuesta intereses y, en su caso, recargos por demora (Verspätungszuschläge).
• El tipo de IVA cambia durante el proyecto: lo decisivo es el tipo vigente al prestar el servicio. El impuesto de los anticipos se ajusta en consecuencia en la factura final.
• Mismo número para el anticipo y la factura final: cada factura de anticipo, de pago a cuenta y final necesita su propio número correlativo.
• Anticipo sin factura: aunque no emita factura de anticipo, el IVA se devenga al recibir el pago, pero entonces su cliente no puede deducir el IVA soportado.

Anticipos en la EÜR y en el cambio de año

En la cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) rige el principio de caja (Zuflussprinzip, § 11 EStG): cada anticipo es un ingreso de la actividad (Betriebseinnahme) en el año en que entra en su cuenta, independientemente de cuándo se termine el servicio. El IVA cobrado también es un ingreso de la actividad, y el pago al Finanzamt, un gasto de la actividad (Betriebsausgabe).

Ejemplo: si recibe el anticipo de 7.140 € el 20 de diciembre de 2026 por un proyecto que no se termina hasta febrero de 2027, aumenta su beneficio de 2026. Si recibe muchos anticipos a final de año, téngalo en cuenta en sus reservas para impuestos.

Facturas de pago a cuenta como factura electrónica

A partir de 2027/2028, también las facturas de anticipo, de pago a cuenta y finales dirigidas a empresas en Alemania deberán ser facturas electrónicas (E-Rechnungen). Para el tipo de factura (BT-3), la XRechnung tiene códigos propios, por ejemplo 326 para facturas parciales y del 875 al 877 para facturas de pago a cuenta y finales de obras de construcción. En la factura final, los importes ya pagados van en el campo «Vorausgezahlter Betrag» (importe pagado por adelantado, BT-113); el importe a pagar resulta entonces como resto.

Anticipos con KontoVexa

En KontoVexa emite facturas de anticipo, de pago a cuenta y finales como facturas normales, con número correlativo, todos los datos obligatorios y, si quiere, como factura electrónica. Asigna los cobros a las facturas; las facturas pagadas en parte aparecen como «Parcialmente pagada», y un importe que todavía no puede asignarse a ninguna factura lo registra como anticipo y lo asigna más tarde. La tarjeta «Impacto fiscal» de cada factura muestra en qué declaración anticipada del IVA y en qué Anlage EÜR se incluye.

Actualmente no hay una plantilla propia para facturas finales con deducción automática de los anticipos; por eso, compruebe las deducciones con el ejemplo de arriba. Más sobre el programa de facturación de KontoVexa.

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