Hacer un presupuesto (Angebot) en Alemania: estructura, validez y plantilla para autónomos

¿Qué es un presupuesto y hasta qué punto es vinculante?

Jurídicamente, un presupuesto (Angebot) es una oferta para celebrar un contrato (§ 145 BGB). Quien hace una oferta queda vinculado a ella: si el cliente la acepta dentro del plazo y sin cambios, el contrato se ha formalizado y debe cumplir en las condiciones ofrecidas. No se exige ninguna forma concreta; un presupuesto por correo electrónico o en PDF es tan válido como en papel.

Si no quiere quedar vinculado, escriba «freibleibend» o «unverbindlich» (sin compromiso) en el presupuesto. Entonces, legalmente, solo es una invitación al cliente para que le haga él un encargo, que puede aceptar o rechazar. Eso le da margen, pero hace el presupuesto menos fiable para el cliente; en proyectos, un presupuesto vinculante con plazo claro suele ser la mejor opción.

Presupuesto, estimación de costes y precio cerrado: la diferencia

La diferencia más importante está en el precio. En el presupuesto (Angebot) y en el precio cerrado (Festpreis) vale el importe indicado. Una estimación de costes (Kostenvoranschlag, § 649 BGB) es un cálculo experto; el precio final depende del trabajo real. En caso de duda es gratuita (§ 632 Abs. 3 BGB): si quiere cobrar por el cálculo, debe acordarlo antes.

Estimación de costes superada: ¿qué se aplica?

Si se ve que los costes van a superar sustancialmente la estimación, debe informar al cliente sin demora (§ 649 Abs. 2 BGB). Él puede entonces rescindir y solo tiene que pagar el trabajo realizado hasta ese momento, más los gastos. La ley no dice cuándo un exceso es «sustancial»; los tribunales suelen poner el límite entre el 15 y el 20 %, y según el caso también por debajo.

Ejemplo: estima usted la renovación de una web en 6.000 € netos. A mitad del trabajo se ve que serán más bien 7.000 €: un 16,7 % más, y por tanto en la zona crítica. Si informa al cliente de inmediato por escrito, él puede decidir. Si calla y al final factura 7.000 €, se arriesga a cobrar solo el importe de la estimación más una pequeña tolerancia, porque el cliente tiene derecho a una indemnización.

Estos elementos deben figurar en un presupuesto

A diferencia de la factura, la ley no establece datos obligatorios para los presupuestos. Para que el presupuesto sea inequívoco y luego se convierta sin problemas en una factura con todos los datos obligatorios, incluya estos datos:

• Su nombre o el nombre de su empresa, dirección y datos de contacto, así como el nombre y la dirección del cliente.
• El título «Angebot» (presupuesto), un número de presupuesto único (p. ej., AN-2026-018) y la fecha.
• Una descripción concreta del servicio: ¿qué incluye y qué no? ¿Cuántas rondas de correcciones? ¿Qué resultados, formatos y derechos de uso?
• Partidas con cantidad, unidad, precio unitario y precio total; los descuentos, por separado.
• Suma neta, IVA con el tipo impositivo y suma bruta; o, como pequeño empresario (Kleinunternehmer), la indicación de que no se cobra IVA.
• Periodo de prestación o fecha de entrega y requisitos por parte del cliente (material, accesos, aprobaciones).
• Condiciones de pago: plazo de pago y, en su caso, descuento por pronto pago (Skonto) y pagos a cuenta.
• Plazo de validez («Dieses Angebot gilt bis zum 30. November 2026.», este presupuesto es válido hasta el 30 de noviembre de 2026) y cómo puede aceptarlo el cliente.
• Referencia a sus condiciones generales (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB), si las usa.

Estructura modelo con ejemplo de cálculo

Así es el núcleo de un presupuesto para el relanzamiento de una web. Los precios son netos y el cliente es una empresa; la tarifa de 90 € por hora se deriva en la guía Calcular la tarifa por hora:

Plazo de validez y aceptación: cuándo se cierra el contrato

Si fija un plazo, el cliente debe aceptar dentro de ese plazo (§ 148 BGB). Sin plazo, una oferta entre presentes solo vale en el acto; entre ausentes (es decir, por correo electrónico o postal), mientras pueda esperar una respuesta en circunstancias normales (§ 147 BGB), que suele ser de unos pocos días a dos semanas. Lo habitual son 14 a 30 días, y menos si los precios de compra fluctúan.

La aceptación no requiere forma: una firma en el presupuesto, un correo con «Wir beauftragen Sie gemäß Angebot AN-2026-018» (le encargamos según el presupuesto AN-2026-018) o un comportamiento concluyente, como transferir el anticipo. Como prueba, lo mejor es una confirmación por escrito; por eso, confirme el encargo brevemente por correo electrónico (Auftragsbestätigung).

• Si la aceptación llega tarde, se considera una nueva oferta del cliente (§ 150 Abs. 1 BGB): puede aceptarla o no.
• Si el cliente acepta con cambios («encantados, pero por 5.000 €»), eso es un rechazo unido a una nueva oferta (§ 150 Abs. 2 BGB).
• Los clientes particulares que encargan por correo electrónico o en línea suelen tener un derecho de desistimiento (Widerrufsrecht) de 14 días. Si debe empezar antes, pida que se lo confirmen expresamente e informe de la compensación por el valor (Wertersatz).

Precios, IVA y condiciones generales en el presupuesto

Frente a clientes particulares debe indicar precios totales con IVA incluido (Preisangabenverordnung). Entre empresas, lo habitual y suficiente son precios netos con la nota «zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer» (más el IVA legal). Si trabaja para clientes en otros países de la UE, mencione ya en el presupuesto el procedimiento de inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge), para que el cliente planifique con importes netos.

Las condiciones generales (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB) solo se aplican si al cerrar el contrato remite expresamente a ellas y el cliente puede conocerlas razonablemente (§ 305 Abs. 2 BGB), por ejemplo con un enlace o como anexo al presupuesto. Mencionarlas solo en la factura es demasiado tarde. Contenidos típicos para freelancers: derechos de uso, rondas de correcciones, obligaciones de colaboración, responsabilidad, cancelación.

Un presupuesto no tiene consecuencias fiscales: no se contabiliza ni aparece en la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Aun así, conviene conservar los presupuestos aceptados, porque son cartas comerciales (Handels- bzw. Geschäftsbriefe, seis años) y la base de su factura.

Del presupuesto a la factura

Una vez aceptado el presupuesto, viene el trabajo y, al final, la factura. Para evitar consultas, tome las partidas y los precios del presupuesto y haga referencia al número de presupuesto. Se añaden los datos obligatorios de una factura: su Steuernummer o USt-IdNr., el número de factura correlativo y la fecha del servicio.

• No facture nunca trabajos adicionales sin avisar: acuérdelos antes con un presupuesto adicional o, al menos, por correo electrónico.
• En encargos grandes, emita facturas de pago a cuenta (Abschlagsrechnungen) según el plan de pagos acordado y, al final, una factura final.
• A partir de 2027/2028, la factura a una empresa en Alemania deberá ser una factura electrónica (E-Rechnung): pregunte ya en el presupuesto por el número de pedido o la Leitweg-ID que el cliente necesita en la factura.
• Si el cliente no paga a tiempo, le ayuda la guía Recordatorio de pago y reclamación (Mahnung).

Errores típicos en el presupuesto

La mayoría de las disputas sobre facturas empiezan con un presupuesto impreciso. Revise estos puntos antes de enviarlo:

• Alcance del servicio poco claro («creación de una web»): el cliente espera más de lo que usted calculó. Mejor: indique número de páginas, funciones y rondas de correcciones.
• Sin plazo de validez: el cliente acepta tres meses después, cuando sus precios ya han subido, o no sabe si sigue vinculado.
• Neto y bruto mezclados: a particulares les falta el precio bruto, y en empresas no queda claro si el importe incluye IVA.
• Sin plan de pagos en proyectos grandes: sin anticipo acordado, financia usted todo el proyecto.
• Olvidar el seguimiento: una llamada breve o un correo unos días antes de que venza el plazo de validez aumenta claramente la tasa de aceptación.

Presupuestos y KontoVexa

Actualmente KontoVexa no crea presupuestos; el suyo lo redacta con un procesador de textos o una plantilla siguiendo la estructura de arriba. A partir del encargo, KontoVexa le ayuda: registra sus servicios y precios una vez en «Productos y servicios» y los selecciona en la factura. El número de presupuesto o de proyecto lo introduce en las demás referencias de la factura.

KontoVexa asigna el número de factura de forma correlativa, comprueba los datos obligatorios y, si quiere, emite la factura como ZUGFeRD o XRechnung. Más sobre el programa de facturación de KontoVexa.

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