Angebot schreiben: Aufbau, Bindefrist und Vorlage für Selbstständige

Was ist ein Angebot – und wie verbindlich ist es?

Juristisch ist ein Angebot ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags (§ 145 BGB). Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden: Nimmt der Kunde es innerhalb der Frist und ohne Änderungen an, ist der Vertrag zustande gekommen und du musst zu den angebotenen Bedingungen liefern. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; ein Angebot per E-Mail oder PDF ist genauso wirksam wie auf Papier.

Willst du dich nicht binden, schreibst du „freibleibend“ oder „unverbindlich“ auf das Angebot. Dann ist es rechtlich nur eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits einen Auftrag zu erteilen, den du annehmen oder ablehnen kannst. Das gibt dir Spielraum, macht das Angebot aber für den Kunden weniger verlässlich – im Projektgeschäft ist ein verbindliches Angebot mit klarer Frist meist die bessere Wahl.

Angebot, Kostenvoranschlag, Festpreis: der Unterschied

Der wichtigste Unterschied betrifft den Preis. Beim Angebot und beim Festpreis gilt der genannte Betrag. Ein Kostenvoranschlag (§ 649 BGB) ist eine fachkundige Schätzung; der Endpreis richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand. Er ist im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB) – willst du dir die Kalkulation bezahlen lassen, musst du das vorher vereinbaren.

Kostenvoranschlag überschritten: was gilt?

Zeichnet sich ab, dass die Kosten den Voranschlag wesentlich übersteigen, musst du den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 Abs. 2 BGB). Er kann dann kündigen und muss nur die bisher geleistete Arbeit samt Auslagen bezahlen. Wann eine Überschreitung „wesentlich“ ist, steht nicht im Gesetz; die Gerichte ziehen die Grenze meist bei 15 bis 20 %, je nach Einzelfall auch darunter.

Beispiel: Du schätzt eine Website-Überarbeitung auf 6.000 € netto. Nach der Hälfte der Arbeit zeigt sich, dass es eher 7.000 € werden – das sind 16,7 % mehr und damit im kritischen Bereich. Informierst du den Kunden sofort schriftlich, kann er entscheiden. Schweigst du und stellst am Ende 7.000 € in Rechnung, riskierst du, dass du nur den Betrag des Voranschlags plus eine geringe Toleranz bekommst, weil dem Kunden Schadenersatz zusteht.

Diese Bestandteile gehören in ein Angebot

Anders als bei der Rechnung schreibt das Gesetz für Angebote keine Pflichtangaben vor. Damit das Angebot eindeutig ist und später reibungslos in eine Rechnung mit allen Pflichtangaben übergeht, gehören diese Angaben hinein:

• Dein Name bzw. Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten sowie Name und Anschrift des Kunden.
• Überschrift „Angebot“, eine eindeutige Angebotsnummer (z. B. AN-2026-018) und das Datum.
• Eine konkrete Leistungsbeschreibung: Was ist enthalten, was nicht? Wie viele Korrekturschleifen? Welche Ergebnisse, Formate, Nutzungsrechte?
• Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis; Rabatte gesondert ausgewiesen.
• Nettosumme, Umsatzsteuer mit Steuersatz und Bruttosumme – oder als Kleinunternehmer der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
• Leistungszeitraum oder Liefertermin und Voraussetzungen auf Kundenseite (Zuarbeiten, Zugänge, Freigaben).
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, gegebenenfalls Skonto und Abschläge.
• Bindefrist („Dieses Angebot gilt bis zum 30. November 2026.“) und wie der Kunde annehmen kann.
• Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen, falls du welche verwendest.

Mustergliederung mit Rechenbeispiel

So sieht der Kern eines Angebots für einen Website-Relaunch aus. Die Preise sind netto, der Kunde ist ein Unternehmen; den Stundensatz von 90 € leitet der Ratgeber Stundensatz berechnen her:

Bindefrist und Annahme: wann der Vertrag zustande kommt

Setzt du eine Frist, muss der Kunde innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist gilt ein Angebot unter Anwesenden nur sofort, unter Abwesenden – also per E-Mail oder Post – so lange, wie du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 BGB); das sind meist nur wenige Tage bis zwei Wochen. Üblich sind 14 bis 30 Tage, bei schwankenden Einkaufspreisen kürzer.

Die Annahme ist formfrei: eine Unterschrift auf dem Angebot, eine E-Mail mit „Wir beauftragen Sie gemäß Angebot AN-2026-018“ oder schlüssiges Verhalten, etwa das Überweisen der Anzahlung. Für den Nachweis ist eine schriftliche Bestätigung am besten – bestätige den Auftrag deshalb kurz per E-Mail (Auftragsbestätigung).

• Kommt die Annahme zu spät, gilt sie als neues Angebot des Kunden (§ 150 Abs. 1 BGB) – du kannst es annehmen oder nicht.
• Nimmt der Kunde mit Änderungen an („gern, aber für 5.000 €“), ist das eine Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB).
• Privatkunden, die per E-Mail oder online beauftragen, haben meist ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Sollst du vorher anfangen, lass dir das ausdrücklich bestätigen und weise auf den Wertersatz hin.

Preise, Umsatzsteuer und AGB im Angebot

Gegenüber Privatkunden musst du Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer angeben (Preisangabenverordnung). Im Geschäft mit Unternehmen sind Nettopreise mit dem Zusatz „zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer“ üblich und ausreichend. Arbeitest du für Kunden im EU-Ausland, weise im Angebot schon auf das Reverse-Charge-Verfahren hin, damit der Kunde mit Nettobeträgen plant.

Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nur, wenn du beim Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweist und der Kunde zumutbar Kenntnis nehmen kann (§ 305 Abs. 2 BGB) – etwa durch einen Link oder als Anhang zum Angebot. Ein Hinweis erst auf der Rechnung kommt zu spät. Typische Inhalte für Freelancer: Nutzungsrechte, Korrekturschleifen, Mitwirkungspflichten, Haftung, Stornierung.

Ein Angebot hat keine steuerlichen Folgen: Es wird nicht gebucht und erscheint nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Aufbewahren solltest du angenommene Angebote trotzdem, denn sie sind Handels- bzw. Geschäftsbriefe (sechs Jahre) und Grundlage deiner Rechnung.

Vom Angebot zur Rechnung

Ist das Angebot angenommen, folgt die Arbeit – und am Ende die Rechnung. Damit es keine Rückfragen gibt, übernimmst du Positionen und Preise aus dem Angebot und verweist auf die Angebotsnummer. Neu hinzu kommen die Pflichtangaben einer Rechnung: deine Steuernummer oder USt-IdNr., die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum.

• Mehrleistungen nie stillschweigend abrechnen: Vereinbare sie vorher per Nachtragsangebot oder zumindest per E-Mail.
• Bei großen Aufträgen nach dem vereinbarten Zahlungsplan Abschlagsrechnungen stellen und am Ende eine Schlussrechnung.
• Ab 2027/2028 muss die Rechnung an ein Unternehmen im Inland eine E-Rechnung sein – frag schon beim Angebot nach Bestellnummer oder Leitweg-ID, die der Kunde auf der Rechnung braucht.
• Zahlt der Kunde nicht pünktlich, hilft der Ratgeber Zahlungserinnerung und Mahnung.

Typische Fehler im Angebot

Die meisten Streitigkeiten über Rechnungen beginnen mit einem ungenauen Angebot. Diese Punkte solltest du vor dem Absenden prüfen:

• Unklarer Leistungsumfang („Erstellung einer Website“): Der Kunde erwartet mehr, als du kalkuliert hast. Besser: Seitenzahl, Funktionen und Korrekturschleifen nennen.
• Keine Bindefrist: Der Kunde nimmt nach drei Monaten an, als deine Preise schon gestiegen sind – oder du weißt nicht, ob du noch gebunden bist.
• Netto und brutto vermischt: Bei Privatkunden fehlt der Bruttopreis, bei Unternehmen ist unklar, ob der Betrag Umsatzsteuer enthält.
• Kein Zahlungsplan bei großen Projekten: Ohne vereinbarte Anzahlung finanzierst du das Projekt komplett vor.
• Nachfassen vergessen: Ein kurzer Anruf oder eine E-Mail ein paar Tage vor Ablauf der Bindefrist erhöht die Annahmequote spürbar.

Angebote und KontoVexa

KontoVexa erstellt derzeit keine Angebote; dein Angebot schreibst du mit einem Textprogramm oder einer Vorlage nach der Gliederung oben. Ab dem Auftrag hilft dir KontoVexa: Deine Leistungen und Preise legst du einmal unter „Produkte und Leistungen“ an und wählst sie in der Rechnung aus. Die Angebots- oder Projektnummer trägst du bei den weiteren Referenzen der Rechnung ein.

KontoVexa vergibt die Rechnungsnummer fortlaufend, prüft die Pflichtangaben und stellt die Rechnung auf Wunsch als ZUGFeRD oder XRechnung aus. Mehr zum Rechnungsprogramm von KontoVexa.

Häufige Fragen