Fare un preventivo in Germania: struttura, validità e modello (Angebot)

Che cos’è un Angebot – e quanto è vincolante?

Giuridicamente un preventivo (Angebot) è una proposta di concludere un contratto (§ 145 BGB). Chi fa un’offerta vi è vincolato: se il cliente la accetta entro il termine e senza modifiche, il contratto è concluso e devi fornire la prestazione alle condizioni offerte. Non è prevista una forma particolare; un preventivo via e-mail o in PDF è valido quanto uno su carta.

Se non vuoi vincolarti, scrivi „freibleibend“ o „unverbindlich“ (senza impegno) sul preventivo. Giuridicamente diventa allora solo un invito al cliente a inviarti un ordine, che puoi accettare o rifiutare. Ti dà margine di manovra, ma rende il preventivo meno affidabile per il cliente – nei progetti un’offerta vincolante con un termine chiaro è di solito la scelta migliore.

Angebot, Kostenvoranschlag, prezzo fisso: le differenze

La differenza principale riguarda il prezzo. Nel preventivo e nel prezzo fisso vale l’importo indicato. Una stima dei costi (Kostenvoranschlag, § 649 BGB) è una valutazione tecnica; il prezzo finale dipende dal lavoro effettivo. Nel dubbio è gratuita (§ 632 Abs. 3 BGB) – se vuoi farti pagare il calcolo, devi concordarlo prima.

Kostenvoranschlag superato: cosa succede?

Se diventa chiaro che i costi supereranno in modo rilevante la stima (Kostenvoranschlag), devi informare il cliente senza indugio (§ 649 Abs. 2 BGB). Il cliente può allora recedere e deve pagare solo il lavoro svolto fino a quel momento più le spese. Quando un superamento sia „rilevante“ la legge non lo dice; i tribunali fissano di solito il limite tra il 15 e il 20 %, a seconda del caso anche meno.

Esempio: stimi il rifacimento di un sito web in 6.000 € netti. A metà lavoro ti accorgi che saranno più vicini a 7.000 € – il 16,7 % in più, quindi nella zona critica. Se informi subito il cliente per iscritto, può decidere lui. Se taci e alla fine fatturi 7.000 €, rischi di ricevere solo l’importo della stima più una piccola tolleranza, perché al cliente spetta il risarcimento del danno.

Cosa deve contenere un preventivo

A differenza della fattura, la legge non prevede dati obbligatori per i preventivi. Perché il preventivo sia chiaro e si trasformi poi senza intoppi in una fattura con tutti i dati obbligatori, inserisci queste informazioni:

• Il tuo nome o la ragione sociale, indirizzo e contatti, oltre a nome e indirizzo del cliente.
• Il titolo „Angebot“, un numero di preventivo univoco (ad es. AN-2026-018) e la data.
• Una descrizione concreta della prestazione: cosa è incluso e cosa no? Quanti giri di correzioni? Quali risultati, formati, diritti d’uso?
• Voci con quantità, unità, prezzo unitario e totale; sconti indicati separatamente.
• Totale netto, IVA con aliquota e totale lordo – oppure, come Kleinunternehmer, l’indicazione che non viene addebitata l’IVA.
• Periodo di esecuzione o data di consegna e cosa deve fornire il cliente (materiali, accessi, approvazioni).
• Condizioni di pagamento: termine di pagamento, eventuale sconto per pagamento anticipato (Skonto) e acconti.
• Termine di validità („Dieses Angebot gilt bis zum 30. November 2026.“ – questo preventivo vale fino al 30 novembre 2026) e modalità di accettazione.
• Rinvio alle tue condizioni generali di contratto (AGB), se le utilizzi.

Struttura modello con esempio di calcolo

Ecco il nucleo di un preventivo per il rifacimento di un sito web. I prezzi sono netti, il cliente è un’impresa; la tariffa oraria di 90 € è ricavata nella guida calcolare la tariffa oraria:

Termine di validità e accettazione: quando nasce il contratto

Se fissi un termine (Bindefrist), il cliente deve accettare entro quel termine (§ 148 BGB). Senza termine, un’offerta tra presenti vale solo nell’immediato, tra assenti – quindi via e-mail o per posta – finché, in circostanze normali, puoi aspettarti una risposta (§ 147 BGB); di solito si tratta solo di pochi giorni fino a due settimane. Sono comuni da 14 a 30 giorni, meno se i prezzi d’acquisto oscillano.

L’accettazione non richiede una forma particolare: una firma sul preventivo, un’e-mail con „Vi affidiamo l’incarico secondo il preventivo AN-2026-018“ oppure un comportamento concludente, come il bonifico dell’acconto. Come prova è meglio una conferma scritta – conferma quindi l’incarico con una breve e-mail (conferma d’ordine, Auftragsbestätigung).

• Se l’accettazione arriva in ritardo, vale come nuova offerta del cliente (§ 150 Abs. 1 BGB) – puoi accettarla o no.
• Se il cliente accetta con modifiche („volentieri, ma per 5.000 €“), si tratta di un rifiuto unito a una nuova offerta (§ 150 Abs. 2 BGB).
• I clienti privati che conferiscono l’incarico via e-mail o online hanno di solito un diritto di recesso di 14 giorni. Se devi iniziare prima, fattelo confermare espressamente e indica l’obbligo di indennizzo del valore (Wertersatz).

Prezzi, IVA e AGB nel preventivo

Verso i clienti privati devi indicare prezzi totali comprensivi di IVA (Preisangabenverordnung). Tra imprese sono usuali e sufficienti i prezzi netti con la dicitura „zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer“ (più IVA di legge). Se lavori per clienti in altri paesi UE, segnala già nel preventivo il meccanismo del reverse charge, così il cliente pianifica con importi netti.

Le condizioni generali di contratto (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB) valgono solo se alla conclusione del contratto vi rinvii espressamente e il cliente può prenderne conoscenza in modo ragionevole (§ 305 Abs. 2 BGB) – ad esempio tramite un link o come allegato al preventivo. Un rinvio solo in fattura arriva troppo tardi. Contenuti tipici per i freelance: diritti d’uso, giri di correzioni, obblighi di collaborazione, responsabilità, annullamento.

Un preventivo non ha conseguenze fiscali: non viene registrato in contabilità e non compare nella dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Conserva comunque i preventivi accettati, perché sono lettere commerciali (Handels- bzw. Geschäftsbriefe, sei anni) e la base della tua fattura.

Dal preventivo alla fattura

Una volta accettato il preventivo, segue il lavoro – e alla fine la fattura. Per evitare domande, riprendi voci e prezzi dal preventivo e indica il numero del preventivo. Si aggiungono i dati obbligatori della fattura: la tua Steuernummer o USt-IdNr., il numero di fattura progressivo e la data della prestazione.

• Non fatturare mai prestazioni aggiuntive senza dirlo: concordale prima con un’offerta integrativa o almeno via e-mail.
• Per incarichi grandi emetti fatture di acconto secondo il piano di pagamento concordato e alla fine una fattura finale.
• Dal 2027/2028 la fattura a un’impresa in Germania dovrà essere una fattura elettronica – chiedi già al momento del preventivo il numero d’ordine o la Leitweg-ID di cui il cliente ha bisogno in fattura.
• Se il cliente non paga puntualmente, ti aiuta la guida sollecito di pagamento e Mahnung.

Errori tipici nel preventivo

La maggior parte delle controversie sulle fatture nasce da un preventivo impreciso. Controlla questi punti prima dell’invio:

• Ambito della prestazione poco chiaro („realizzazione di un sito web“): il cliente si aspetta più di quanto hai calcolato. Meglio indicare numero di pagine, funzioni e giri di correzioni.
• Nessun termine di validità: il cliente accetta dopo tre mesi, quando i tuoi prezzi sono già aumentati – oppure non sai se sei ancora vincolato.
• Netto e lordo mescolati: per i clienti privati manca il prezzo lordo, per le imprese non è chiaro se l’importo include l’IVA.
• Nessun piano di pagamento nei progetti grandi: senza un acconto concordato finanzi tutto il progetto di tasca tua.
• Dimenticare il follow-up: una breve telefonata o un’e-mail qualche giorno prima della scadenza del termine aumenta sensibilmente il tasso di accettazione.

Preventivi e KontoVexa

Al momento KontoVexa non crea preventivi; scrivi il tuo preventivo con un programma di videoscrittura o un modello secondo la struttura sopra. Dall’incarico in poi ti aiuta KontoVexa: inserisci una volta le tue prestazioni e i prezzi in „Prodotti e servizi“ e li selezioni nella fattura. Il numero del preventivo o del progetto lo indichi tra gli altri riferimenti della fattura.

KontoVexa assegna il numero di fattura in modo progressivo, controlla i dati obbligatori e, se vuoi, emette la fattura come ZUGFeRD o XRechnung. Scopri di più sul programma di fatturazione di KontoVexa.

Domande frequenti