Promemoria e sollecito di pagamento (Mahnung): come ottenere i tuoi soldi in Germania

Termine di pagamento: quando scade una fattura

Se sulla fattura non c’è un termine di pagamento e non è stato concordato nulla, l’importo è esigibile subito secondo il § 271 BGB. In pratica scrivi sulla fattura un termine di pagamento (Zahlungsziel), ad esempio «pagabile entro 14 giorni senza detrazioni» o con una data: «pagabile entro il 31 ottobre 2026». La data è preferibile, perché così il cliente cade in mora senza sollecito, se è stata concordata contrattualmente.

Tra imprese, termini di pagamento superiori a 60 giorni sono validi solo se concordati espressamente e non gravemente iniqui per te (§ 271a BGB); con committenti pubblici il limite è di 30 giorni. Chi vuole incassare prima offre uno sconto (Skonto), ad esempio «2 % di sconto per pagamento entro 10 giorni». Quali altri dati devono comparire in fattura lo spiega la guida emettere fatture.

Per accorgerti dei pagamenti in ritardo, confronta regolarmente gli incassi con le fatture aperte – nel modo più semplice tramite un conto aziendale (Geschäftskonto) dedicato, su cui passano solo operazioni aziendali. E poiché un mancato pagamento colpisce la liquidità, aiuta una riserva oltre agli accantonamenti per le tasse.

Quando il cliente cade in mora? (§ 286 BGB)

La mora (Verzug) è il presupposto per interessi, forfait e spese di sollecito. Scatta quando il credito è scaduto e il cliente non paga nonostante il sollecito – o in alcuni casi anche senza sollecito:

Calcolare gli interessi di mora (ottobre 2026)

Dalla mora il cliente deve interessi sull’importo lordo aperto. L’importo dipende dal tasso di base, che la Deutsche Bundesbank fissa ogni 1° gennaio e 1° luglio. Dal 1° luglio 2026 è dell’1,52 % (prima 1,27 %). La prossima data di riferimento è il 1° gennaio 2027.

Formula: importo aperto × tasso × giorni di mora ÷ 365. Esempio: una fattura di 2.380 € lordi è in mora da 45 giorni.

Forfait di 40 € e spese di sollecito

Se il tuo cliente è un’impresa, con l’inizio della mora ti spetta anche un forfait di 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – una volta per credito, anche se non hai inviato alcun sollecito. Il forfait non può essere escluso per contratto. Viene però computato nelle successive spese di recupero, ad esempio quelle di avvocato o di agenzia di recupero crediti (Inkasso).

Il primo sollecito, quello che fa scattare la mora, non puoi addebitarlo. Per gli ulteriori solleciti sono rimborsabili solo i costi effettivi, cioè affrancatura e materiale – i tribunali riconoscono di solito solo 1–3 € per lettera. Spese di sollecito forfettarie di 10 € o più verso i consumatori sono difficilmente esigibili.

Interessi di mora e forfait di 40 € sono un risarcimento del danno, non un corrispettivo per una prestazione. Li fatturi quindi senza IVA.

Livelli di sollecito: dal promemoria al Mahnbescheid

Quante volte sollecitare non lo stabilisce alcuna legge. Giuridicamente basta un’unica richiesta di pagamento chiara. Più livelli hanno comunque senso, perché la maggior parte dei pagamenti è semplicemente dimenticata e non vuoi appesantire inutilmente il rapporto con il cliente. Una procedura collaudata:

Modelli di testo per promemoria e sollecito

Ogni sollecito indica numero e data della fattura, importo aperto, coordinate bancarie e un termine concreto con data. Formulazioni che puoi adattare:

• Promemoria di pagamento: «Sarà sicuramente sfuggito nella routine quotidiana: la nostra fattura n. RE-2026-112 del 2 settembre 2026 di 2.380,00 € era in scadenza il 16 settembre. Ti preghiamo di bonificare l’importo entro il 30 settembre 2026 sul conto indicato sotto. Se hai già pagato, considera questo messaggio come non inviato.»
• 1° sollecito: «Purtroppo a oggi non abbiamo registrato alcun pagamento per la nostra fattura n. RE-2026-112 del 2 settembre 2026. Sei in mora dal 17 settembre 2026. Ti preghiamo di bonificare 2.380,00 € più interessi di mora del 10,52 % annuo e il forfait di mora di 40 € entro il 14 ottobre 2026.»
• Ultimo sollecito: «Nonostante promemoria e sollecito, l’importo di 2.380,00 € della fattura n. RE-2026-112 è ancora aperto. Ti fissiamo un ultimo termine al 28 ottobre 2026. Se entro tale data non riceveremo il pagamento, chiederemo senza ulteriore preavviso un Mahnbescheid giudiziale; le spese saranno a tuo carico.»
• Con i clienti privati: omettere il forfait di 40 € e usare il tasso del 6,52 %; mantenere un tono piuttosto cordiale.
• Se il cliente indica un motivo per il mancato pagamento (difetto, fattura errata), chiariscilo prima – una fattura errata la correggi con una fattura di storno o rettifica.

Procedura monitoria giudiziale: chiedere il Mahnbescheid online

Se anche l’ultimo termine passa senza pagamento, il Mahnbescheid giudiziale è la via più rapida ed economica per ottenere un titolo esecutivo. Non ti serve un avvocato, e il tribunale non verifica se il credito esiste – solo se la domanda è formalmente corretta. È competente il tribunale centrale per le ingiunzioni (Mahngericht) del tuo Land. La domanda la compili nel portale online comune dei Länder (online-mahnantrag.de).

• Presentare la domanda: dati su di te, sul debitore, sul credito (numero di fattura, data, importo), su interessi e spese accessorie. La tassa giudiziaria è mezza tariffa in base al valore della controversia, minimo 38 € per crediti fino a 1.000 €; alla fine deve rimborsarla il debitore.
• Notifica: il tribunale notifica il Mahnbescheid al debitore. Questi ha due settimane per presentare opposizione (Widerspruch).
• Decreto esecutivo (Vollstreckungsbescheid): se il debitore non paga e non si oppone, chiedi entro sei mesi il Vollstreckungsbescheid. Con questo puoi incaricare un ufficiale giudiziario o far pignorare il conto.
• Opposizione: se il debitore si oppone, su richiesta la procedura passa a una normale causa civile.
• Attenzione alla prescrizione: i crediti si prescrivono in tre anni, calcolati dalla fine dell’anno in cui sono sorti (§§ 195, 199 BGB). Una fattura del 2023 si prescrive quindi alla fine del 31 dicembre 2026. Il Mahnbescheid chiesto in tempo sospende la prescrizione – un semplice sollecito no.

Credito inesigibile: recuperare l’IVA (§ 17 UStG)

Se applichi l’IVA per competenza (Soll-Versteuerung, in base ai corrispettivi concordati), hai già versato l’IVA al Finanzamt con la dichiarazione periodica del mese della prestazione – anche se il cliente non paga mai. Se il credito diventa inesigibile, ad esempio perché il cliente è insolvente, rifiuta definitivamente il pagamento o l’esecuzione non ha avuto successo, rettifichi l’IVA secondo il § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG nel periodo in cui la perdita è accertata. Con 2.380 € lordi recuperi così 380 €. Se il cliente paga poi comunque, assoggetti di nuovo l’importo a IVA.

Con l’IVA per cassa (Ist-Versteuerung) l’IVA nasce solo con il pagamento; una perdita non ha allora conseguenze IVA. Quando si applica quale metodo lo spiega la guida all’IVA per autonomi (Umsatzsteuer).

Nella Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) conta solo ciò che entra davvero. Una fattura non pagata non è mai stata ricavo aziendale; la sua perdita non riduce quindi di nuovo il tuo utile. Una svalutazione del credito esiste solo per le imprese che redigono il bilancio.

Fatture aperte sotto controllo con KontoVexa

KontoVexa calcola la scadenza dal termine di pagamento di ogni cliente, controlla ogni notte quali fatture sono scadute e le mostra con il numero di giorni di ritardo nell’elenco dei crediti aperti e nella dashboard. Gli incassi dall’estratto conto li abbini alle fatture, anche pagamenti parziali per più fatture in una volta. KontoVexa non invia solleciti automaticamente – i modelli sopra puoi usarli per le tue e-mail.

Poiché ogni fattura emessa confluisce automaticamente nella dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung), in caso di perdita vedi subito quanta IVA hai già versato. Scopri di più sul programma di fatturazione di KontoVexa.

Domande frequenti