Relance et mise en demeure (Mahnung) : comment récupérer votre argent

Délai de paiement : quand une facture est-elle exigible ?

Si la facture ne mentionne pas de délai de paiement et que rien n’a été convenu, le montant est immédiatement exigible selon le § 271 BGB. En pratique, vous indiquez un délai de paiement sur la facture, par exemple « payable sous 14 jours sans escompte » ou avec une date : « payable au plus tard le 31 octobre 2026 ». La date est préférable, car le client est alors en retard sans mise en demeure, si elle a été convenue contractuellement.

Entre entreprises, les délais de paiement de plus de 60 jours ne sont valables que s’ils ont été expressément convenus et ne sont pas manifestement inéquitables pour vous (§ 271a BGB) ; pour les acheteurs publics, la limite est de 30 jours. Pour être payé plus vite, proposez un escompte (Skonto), par exemple « 2 % d’escompte pour paiement sous 10 jours ». Le guide rédiger des factures indique les autres mentions à faire figurer sur la facture.

Pour repérer les retards de paiement, rapprochez régulièrement les encaissements de vos factures ouvertes – le plus simple étant un compte professionnel dédié sur lequel ne passent que les opérations professionnelles. Et comme un impayé pèse sur la trésorerie, une réserve s’ajoutant aux réserves pour les impôts est utile.

Quand le client est-il en retard ? (§ 286 BGB)

Le retard (Verzug) est la condition des intérêts, de l’indemnité forfaitaire et des frais de relance. Il survient lorsque la créance est exigible et que le client ne paie pas malgré une mise en demeure – ou, dans certains cas, même sans mise en demeure :

Calculer les intérêts de retard (octobre 2026)

À partir du retard, le client doit des intérêts sur le montant TTC restant dû. Leur montant dépend du taux de base que la Deutsche Bundesbank fixe au 1er janvier et au 1er juillet. Depuis le 1er juillet 2026, il s’élève à 1,52 % (auparavant 1,27 %). La prochaine date de référence est le 1er janvier 2027.

Formule : montant dû × taux d’intérêt × jours de retard ÷ 365. Exemple : une facture de 2 380 € TTC est en retard depuis 45 jours.

Indemnité forfaitaire de 40 € et frais de relance

Si votre client est une entreprise, vous avez droit dès le début du retard à une indemnité forfaitaire supplémentaire de 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – une fois par créance, même si vous n’avez envoyé aucune relance. Elle ne peut pas être exclue par contrat. Elle est toutefois imputée sur les frais ultérieurs de recouvrement, par exemple les frais d’avocat ou d’agence de recouvrement.

Vous ne pouvez pas facturer la première mise en demeure, celle qui déclenche le retard. Pour les courriers suivants, seuls les frais réels sont remboursables, donc l’affranchissement et le matériel – les tribunaux n’admettent le plus souvent que 1 à 3 € par courrier. Des frais de relance forfaitaires de 10 € ou plus sont difficilement opposables aux consommateurs.

Les intérêts de retard et l’indemnité de 40 € sont des dommages-intérêts, pas la contrepartie d’une prestation. Vous les facturez donc sans TVA.

Les étapes de relance : de la Zahlungserinnerung au Mahnbescheid

Aucune loi ne fixe le nombre de relances. Juridiquement, une seule demande de paiement claire suffit. Plusieurs étapes restent judicieuses, car la plupart des paiements sont simplement oubliés et vous ne voulez pas abîmer inutilement la relation client. Une procédure éprouvée :

Modèles de texte pour relance et mise en demeure

Chaque relance indique le numéro et la date de la facture, le montant dû, les coordonnées bancaires et un délai précis avec une date. Formulations à adapter :

• Relance : « Cela vous a sans doute échappé : notre facture n° RE-2026-112 du 2 septembre 2026 d’un montant de 2 380,00 € était exigible le 16 septembre. Merci de virer ce montant au plus tard le 30 septembre 2026 sur le compte indiqué ci-dessous. Si vous avez déjà payé, veuillez ne pas tenir compte de ce message. »
• 1re mise en demeure : « Nous n’avons malheureusement constaté à ce jour aucun paiement de notre facture n° RE-2026-112 du 2 septembre 2026. Vous êtes en retard de paiement depuis le 17 septembre 2026. Merci de virer 2 380,00 € majorés des intérêts de retard de 10,52 % par an ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € au plus tard le 14 octobre 2026. »
• Dernière mise en demeure : « Malgré relance et mise en demeure, le montant de 2 380,00 € de la facture n° RE-2026-112 reste impayé. Nous vous accordons un dernier délai jusqu’au 28 octobre 2026. À défaut de paiement d’ici là, nous demanderons sans autre préavis une injonction de payer judiciaire (Mahnbescheid) ; les frais seront à votre charge. »
• Pour les particuliers : supprimer l’indemnité de 40 € et utiliser le taux de 6,52 % ; garder plutôt un ton aimable.
• Si le client invoque un motif de non-paiement (défaut, facture erronée), clarifiez d’abord ce point – vous corrigez une facture erronée par une facture d’annulation ou une facture rectificative.

Procédure judiciaire : demander un Mahnbescheid en ligne

Si le dernier délai expire sans paiement, le Mahnbescheid judiciaire (injonction de payer) est la voie la plus rapide et la moins chère vers un titre exécutoire. Vous n’avez pas besoin d’avocat, et le tribunal ne vérifie pas si la créance existe – seulement si la demande est formellement correcte. Le tribunal compétent est le tribunal central des injonctions de payer (Mahngericht) de votre Land. Vous remplissez la demande sur le portail en ligne commun des Länder (online-mahnantrag.de).

• Déposer la demande : informations sur vous, sur le débiteur, sur la créance (numéro de facture, date, montant), sur les intérêts et frais annexes. Les frais de justice correspondent à une demi-taxe selon la valeur du litige, au moins 38 € pour les créances jusqu’à 1 000 € ; le débiteur doit les rembourser au final.
• Notification : le tribunal notifie le Mahnbescheid au débiteur. Celui-ci dispose de deux semaines pour former opposition (Widerspruch).
• Vollstreckungsbescheid : si le débiteur ne paie pas et ne forme pas opposition, vous demandez dans les six mois le titre exécutoire (Vollstreckungsbescheid). Vous pouvez alors mandater un huissier (Gerichtsvollzieher) ou faire saisir le compte.
• Opposition : si le débiteur forme opposition, la procédure passe sur demande en procédure judiciaire ordinaire.
• Attention à la prescription : les créances se prescrivent par trois ans, à compter de la fin de l’année de leur naissance (§§ 195, 199 BGB). Une facture de 2023 se prescrit donc le 31 décembre 2026 à minuit. Un Mahnbescheid demandé à temps suspend la prescription – une simple mise en demeure non.

Créance irrécouvrable : récupérer la TVA (§ 17 UStG)

Si vous êtes imposé selon les recettes convenues (Soll-Versteuerung), vous avez déjà versé la TVA au Finanzamt avec la Voranmeldung du mois de la prestation – même si le client ne paie jamais. Si la créance devient irrécouvrable, par exemple parce que le client est insolvable, refuse définitivement de payer ou que l’exécution forcée a échoué, vous rectifiez la TVA selon le § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG dans la période de déclaration où la perte est établie. Pour 2 380 € TTC, vous récupérez ainsi 380 €. Si le client paie finalement plus tard, vous imposez à nouveau le montant.

Avec l’imposition selon les encaissements (Ist-Versteuerung), la TVA ne naît qu’au paiement ; une perte n’a alors aucune conséquence en matière de TVA. Le guide sur la TVA pour les indépendants explique quelle méthode s’applique et quand.

Dans l’Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), seul compte ce qui est réellement encaissé. Une facture impayée n’a jamais été une recette professionnelle ; sa perte ne réduit donc pas une seconde fois votre bénéfice. Une dépréciation de la créance n’existe que pour les entreprises tenant un bilan.

Gardez vos factures ouvertes à l’œil avec KontoVexa

KontoVexa calcule l’échéance à partir du délai de paiement de chaque client, vérifie chaque nuit quelles factures sont en retard et les affiche avec le nombre de jours de retard dans la liste des créances ouvertes et sur le tableau de bord. Vous rapprochez les encaissements du relevé bancaire des factures, y compris les paiements partiels pour plusieurs factures à la fois. KontoVexa n’envoie pas automatiquement de relances – vous pouvez utiliser les modèles ci-dessus pour votre propre e-mail.

Comme chaque facture émise alimente automatiquement la déclaration anticipée de TVA, vous voyez immédiatement en cas d’impayé combien de TVA vous avez déjà reversée. Plus d’informations sur le logiciel de facturation KontoVexa.

Questions fréquentes