Przypomnienie i wezwanie do zapłaty (Mahnung): jak odzyskać pieniądze w Niemczech

Termin płatności: kiedy faktura jest wymagalna

Jeśli na fakturze nie ma terminu płatności i nic nie uzgodniono, kwota jest według § 271 BGB wymagalna natychmiast. W praktyce wpisujesz termin płatności na fakturę, np. „płatne w ciągu 14 dni bez potrąceń” albo z datą: „płatne do 31 października 2026”. Data jest lepsza, bo wtedy klient popada w zwłokę bez wezwania, jeśli została uzgodniona w umowie.

Między firmami terminy płatności dłuższe niż 60 dni są skuteczne tylko wtedy, gdy zostały wyraźnie uzgodnione i nie są dla Ciebie rażąco niesprawiedliwe (§ 271a BGB); przy zamawiających publicznych granica wynosi 30 dni. Kto chce szybciej dostać pieniądze, oferuje skonto, np. „2 % skonta przy zapłacie w ciągu 10 dni”. Jakie inne dane muszą być na fakturze, opisuje poradnik wystawianie faktur.

Aby w ogóle zauważyć spóźnione płatności, regularnie porównuj wpływy z otwartymi fakturami – najprościej przez osobne konto firmowe, na którym są tylko operacje firmowe. A ponieważ brak zapłaty uderza w płynność, pomaga bufor obok rezerw na podatki.

Kiedy klient popada w zwłokę? (§ 286 BGB)

Zwłoka jest warunkiem odsetek, ryczałtu i kosztów wezwań. Następuje, gdy należność jest wymagalna, a klient mimo wezwania nie płaci – albo w niektórych przypadkach także bez wezwania:

Obliczanie odsetek za zwłokę (stan na październik 2026)

Od chwili zwłoki klient jest winien odsetki od niezapłaconej kwoty brutto. Ich wysokość zależy od stopy bazowej (Basiszinssatz), którą Deutsche Bundesbank ustala na nowo każdorazowo 1 stycznia i 1 lipca. Od 1 lipca 2026 wynosi ona 1,52 % (wcześniej 1,27 %). Następna data to 1 stycznia 2027.

Wzór: kwota zaległa × stopa procentowa × dni zwłoki ÷ 365. Przykład: faktura na 2.380 € brutto jest od 45 dni w zwłoce.

Ryczałt 40 € i koszty wezwań

Jeśli Twój klient jest firmą, z chwilą zwłoki przysługuje Ci dodatkowo ryczałt 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – raz na każdą należność, nawet jeśli w ogóle nie wysyłałeś wezwania. Ryczałtu nie można wyłączyć umownie. Jest on jednak zaliczany na późniejsze koszty dochodzenia roszczeń, np. koszty adwokata lub windykacji (Inkasso).

Pierwszego wezwania, które dopiero wywołuje zwłokę, nie możesz obciążyć klienta. Za kolejne wezwania zwrotowi podlegają tylko faktyczne koszty, czyli poczta i materiały – sądy uznają zwykle tylko 1–3 € za pismo. Ryczałtowe opłaty za wezwanie w wysokości 10 € lub więcej są wobec konsumentów praktycznie nie do wyegzekwowania.

Odsetki za zwłokę i ryczałt 40 € to odszkodowanie, a nie wynagrodzenie za świadczenie. Dlatego wystawiasz je bez VAT.

Etapy wezwań: od przypomnienia do Mahnbescheid

Ile razy wzywasz do zapłaty, nie określa żadna ustawa. Prawnie wystarczy jedno jednoznaczne wezwanie do zapłaty. Kilka etapów ma jednak sens, bo większość płatności po prostu zostaje zapomniana, a nie chcesz niepotrzebnie obciążać relacji z klientem. Sprawdzony przebieg:

Wzory przypomnienia i wezwania do zapłaty

Każde wezwanie podaje numer faktury, datę faktury, kwotę zaległą, dane bankowe i konkretny termin z datą. Sformułowania, które możesz dostosować:

• Przypomnienie o płatności: „Zapewne umknęło to w codziennych obowiązkach: nasza faktura nr RE-2026-112 z 2 września 2026 na kwotę 2.380,00 € była płatna 16 września. Prosimy o przelew kwoty do 30 września 2026 na podane niżej konto. Jeśli płatność została już dokonana, prosimy uznać tę wiadomość za nieaktualną.”
• 1. wezwanie: „Niestety do dziś nie odnotowaliśmy wpłaty z tytułu naszej faktury nr RE-2026-112 z 2 września 2026. Od 17 września 2026 pozostają Państwo w zwłoce. Prosimy o przelew 2.380,00 € wraz z odsetkami za zwłokę w wysokości 10,52 % rocznie oraz ryczałtem za zwłokę 40 € do 14 października 2026.”
• Ostateczne wezwanie: „Mimo przypomnienia i wezwania kwota 2.380,00 € z faktury nr RE-2026-112 nadal pozostaje niezapłacona. Wyznaczamy ostateczny termin do 28 października 2026. Jeśli do tego czasu płatność nie wpłynie, bez dalszych zapowiedzi złożymy wniosek o sądowy nakaz zapłaty (Mahnbescheid); koszty poniosą Państwo.”
• Przy klientach prywatnych: pomiń ryczałt 40 € i użyj stopy 6,52 %; utrzymuj raczej uprzejmy ton.
• Jeśli klient podaje powód niezapłacenia (wada, błędna faktura), najpierw to wyjaśnij – błędną fakturę poprawiasz fakturą stornującą lub korektą faktury.

Sądowe postępowanie upominawcze: Mahnbescheid online

Jeśli także ostatni termin minie bez zapłaty, sądowy nakaz zapłaty (Mahnbescheid) jest najszybszą i najtańszą drogą do tytułu wykonawczego. Nie potrzebujesz adwokata, a sąd nie sprawdza, czy roszczenie istnieje – tylko czy wniosek jest formalnie poprawny. Właściwy jest centralny sąd upominawczy (Mahngericht) Twojego kraju związkowego. Wniosek wypełniasz na wspólnym portalu krajów związkowych (online-mahnantrag.de).

• Złożenie wniosku: dane o Tobie, dłużniku, należności (numer faktury, data, kwota), odsetkach i kosztach dodatkowych. Opłata sądowa to połowa opłaty od wartości sporu, co najmniej 38 € przy należnościach do 1.000 €; na końcu musi ją zwrócić dłużnik.
• Doręczenie: sąd doręcza dłużnikowi Mahnbescheid. Ma on dwa tygodnie na sprzeciw (Widerspruch).
• Nakaz egzekucyjny (Vollstreckungsbescheid): jeśli dłużnik nie płaci i nie wnosi sprzeciwu, w ciągu sześciu miesięcy składasz wniosek o Vollstreckungsbescheid. Dzięki niemu możesz zlecić komornikowi (Gerichtsvollzieher) egzekucję lub zająć konto.
• Sprzeciw: jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, na wniosek postępowanie przechodzi w zwykły proces.
• Uważaj na przedawnienie: należności przedawniają się po trzech latach liczonych od końca roku ich powstania (§§ 195, 199 BGB). Faktura z 2023 roku przedawnia się więc z upływem 31 grudnia 2026. Złożony w porę Mahnbescheid wstrzymuje bieg przedawnienia – zwykłe wezwanie tego nie robi.

Nieściągalna należność: odzyskanie VAT (§ 17 UStG)

Jeśli rozliczasz VAT według uzgodnionego wynagrodzenia (Soll-Versteuerung), VAT zapłaciłeś już do Finanzamt z deklaracją wstępną za miesiąc świadczenia – nawet jeśli klient nigdy nie zapłaci. Jeśli należność staje się nieściągalna, np. bo klient jest niewypłacalny, ostatecznie odmawia zapłaty lub egzekucja okazała się bezskuteczna, korygujesz VAT według § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG w okresie deklaracji wstępnej, w którym strata jest pewna. Przy 2.380 € brutto odzyskujesz w ten sposób 380 €. Jeśli klient jednak zapłaci później, opodatkowujesz kwotę ponownie.

Przy metodzie kasowej (Ist-Versteuerung) VAT powstaje dopiero z zapłatą; brak zapłaty nie ma wtedy skutków w VAT. Kiedy obowiązuje która metoda, wyjaśnia poradnik o VAT (Umsatzsteuer) dla samozatrudnionych.

W rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR) liczy się tylko to, co faktycznie wpłynęło. Niezapłacona faktura nigdy nie była przychodem firmy; jej utrata nie obniża więc zysku po raz drugi. Odpis należności istnieje tylko u firm sporządzających bilans.

Otwarte faktury pod kontrolą z KontoVexa

KontoVexa na podstawie terminu płatności każdego klienta wylicza datę wymagalności, każdej nocy sprawdza, które faktury są przeterminowane, i pokazuje je z liczbą dni zwłoki na liście otwartych należności i na pulpicie. Wpływy z wyciągu bankowego przypisujesz do faktur, także płatności częściowe za kilka faktur naraz. KontoVexa nie wysyła wezwań do zapłaty automatycznie – powyższe wzory możesz wykorzystać we własnym e-mailu.

Ponieważ każda wystawiona faktura automatycznie trafia do Umsatzsteuer-Voranmeldung, przy braku zapłaty od razu widzisz, ile VAT już odprowadziłeś. Więcej o programie do faktur KontoVexa.

Najczęstsze pytania