Jak obliczyć stawkę godzinową jako freelancer w Niemczech

Wzór: od oczekiwanego dochodu do stawki godzinowej

Wielu freelancerów dzieli dawną pensję brutto przez 1.700 godzin pracy i po pierwszym roku dziwi się pustym kontom. Błąd: jako samozatrudniony płacisz ubezpieczenia sam, masz koszty narzędzi pracy i nie możesz rozliczyć każdej przepracowanej godziny. Prawidłowo liczysz w czterech krokach:

• Krok 1 – docelowy zysk: ile musi zostać po wszystkich kosztach firmowych, abyś mógł opłacić koszty życia, ubezpieczenie zdrowotne i pielęgnacyjne, emeryturę, podatek dochodowy i bufor?
• Krok 2 – koszty firmowe: ile rocznie kosztuje Twoja działalność, od sprzętu i oprogramowania po ubezpieczenia i doradcę podatkowego?
• Krok 3 – godziny do zafakturowania: ile godzin realnie możesz wystawić klientowi na fakturze?
• Krok 4 – stawka godzinowa = (docelowy zysk + koszty firmowe) ÷ godziny do zafakturowania. Potem zaokrąglij i porównaj z rynkiem.

Krok 1: docelowy zysk – ile naprawdę potrzebujesz

Na etacie pracodawca dzieli z Tobą składki na ubezpieczenia społeczne, płaci za urlop i chorobę oraz zapewnia miejsce pracy. Pensja brutto 60.000 € kosztuje go wraz z jego częścią składek już ok. 72.700 € – bez biura, laptopa i szkoleń. Jako samozatrudniony musisz to wszystko opłacić z własnego zysku.

W kasie ustawowej jako samozatrudniony płacisz całą składkę sam: w 2026 roku to 14,6 % składki ogólnej (z prawem do zasiłku chorobowego), średnio 2,9 % składki dodatkowej (Zusatzbeitrag) i 3,6 % ubezpieczenia pielęgnacyjnego (4,2 % bez dzieci) – razem ok. 21–22 % zysku, najwyżej do górnej granicy podstawy wymiaru 69.750 € rocznie. Szczegóły w poradniku o ubezpieczeniu zdrowotnym dla samozatrudnionych. Do ustawowego ubezpieczenia emerytalnego jako freelancer zwykle nie musisz płacić, ale o emeryturę i tak musisz zadbać; sposoby wyjaśnia poradnik o emeryturze dla samozatrudnionych.

Przykład dla samotnej freelancerki bez dzieci, mieszkającej w dużym mieście:

Krok 2: realistyczne koszty firmowe

Koszty firmowe (Betriebsausgaben) obniżają zysk, a więc i podatek – ale i tak trzeba je opłacić z obrotu. Zaplanuj je w całości; co do nich należy, opisuje poradnik o kosztach firmowych. Dla freelancera IT lub z branży kreatywnej typowe są 8.000–15.000 € rocznie:

• Sprzęt (laptop, monitor, telefon; komputery amortyzuje się przez rok): ok. 1.000 €.
• Oprogramowanie, usługi chmurowe, licencje: ok. 1.800 €.
• Miejsce w coworkingu lub część gabinetu domowego: ok. 3.600 €.
• Ubezpieczenie OC zawodowe i inne ubezpieczenia firmowe: ok. 600 €.
• Telefon i internet: ok. 600 €.
• Szkolenia, literatura fachowa, konferencje: ok. 1.500 €.
• Księgowość i doradca podatkowy: ok. 1.500 €.
• Marketing, strona internetowa, podróże do klientów: ok. 1.400 €.
• Suma w przykładzie: 12.000 € rocznie, czyli 1.000 € miesięcznie.

Krok 3: ile godzin naprawdę zafakturujesz?

To miejsce, w którym zawodzi większość kalkulacji. Rok ma ok. 261 dni roboczych, ale odchodzą od nich urlop, święta i choroba. A także w dni robocze nie każda godzina jest do zafakturowania: pisanie ofert, pozyskiwanie klientów, e-maile, księgowość, szkolenia i przestoje między projektami nikt Ci nie zapłaci.

Krok 4: stawka godzinowa i dzienna w przykładzie

Teraz składasz wszystko razem: obrót (netto, bez VAT) musi pokryć docelowy zysk i koszty firmowe, czyli 75.000 € + 12.000 € = 87.000 €. Podzielone przez 1.070 godzin do zafakturowania daje to 81,31 €. Z pewnym marginesem bezpieczeństwa kalkulujesz 85 € za godzinę, stawka dzienna przy 8 godzinach wynosi 680 €.

Jak wrażliwy jest wynik na obłożenie, pokazuje porównanie – przy tym samym celu obrotu 87.000 €:

Podatki w stawce godzinowej: VAT, podatek dochodowy, Gewerbesteuer

Twoja stawka godzinowa to cena netto. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, wystawiasz 85 € plus 19 % VAT, czyli 101,15 € – 16,15 € przekazujesz przez Umsatzsteuer-Voranmeldung do Finanzamt. Klienci firmowi odliczają go jako Vorsteuer, dla nich liczy się tylko cena netto. Jako Kleinunternehmer nie naliczasz VAT; to przede wszystkim przewaga cenowa wobec klientów prywatnych.

Podatek dochodowy jest zawarty w docelowym zysku. Nie jest potrącany co miesiąc, lecz staje się wymagalny przez zaliczki i zeznanie roczne – dlatego co miesiąc odkładaj stałą część, jak opisuje poradnik rezerwy na podatki.

Jeśli jesteś Freiberufler, Gewerbesteuer nie powstaje. Jako prowadzący Gewerbe płacisz ją od zysku powyżej kwoty wolnej 24.500 €: w przykładzie (75.000 € − 24.500 €) × 3,5 % = 1.767,50 € Messbetrag, przy Hebesatz 400 % więc 7.070 € Gewerbesteuer. Jest ona zaliczana na podatek dochodowy do 4,0-krotności Messbetrag (§ 35 EStG) – do Hebesatz ok. 400 % zwykle w dużej mierze się to wyrównuje, powyżej różnicę warto wkalkulować.

Stawka godzinowa, dzienna czy cena ryczałtowa?

Stawka godzinowa to Twoja wewnętrzna wielkość obliczeniowa – rozliczać możesz się jednak inaczej. Która forma pasuje, zależy od tego, jak dobrze da się przewidzieć nakład pracy:

Podwyżka cen: kiedy i jak

Stawka godzinowa nie jest decyzją na zawsze. Jeśli rosną Twoje koszty, doświadczenie lub popyt, powinieneś ją dostosować – najlepiej regularnie raz w roku zamiast rzadko i skokowo.

• Nowi klienci od razu dostają nową cenę – w ofercie obowiązuje to, co kalkulujesz dziś.
• Przy trwających umowach potrzebujesz porozumienia: albo klauzuli waloryzacyjnej w umowie, albo zgody klienta. Bez nich do końca umowy obowiązuje uzgodniona cena.
• Zapowiedz podwyżkę na piśmie 6–8 tygodni wcześniej, z datą i nową stawką, i krótko ją uzasadnij (koszty, dodatkowe kwalifikacje, rozszerzenie oferty).
• Lepiej podnosić regularnie o 5–10 % niż co kilka lat o 30 %.
• Jeśli jesteś w pełni zajęty lub prawie wszyscy klienci się zgadzają, Twoja cena jest najprawdopodobniej za niska.
• Honorarium wyraźnie wyższe od pensji porównywalnego pracownika to także przesłanka przeciw pozornemu samozatrudnieniu (Scheinselbstständigkeit).

Stawka godzinowa i zysk pod kontrolą z KontoVexa

W KontoVexa zakładasz swoje usługi z ceną i jednostką, np. „Doradztwo – godzina – 85 €” lub „Stawka dzienna – dzień – 680 €”, raz jako produkt i wybierasz je w każdej fakturze. Rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR) na bieżąco pokazuje, ile zysku naprawdę zostaje w roku, a pulpit – ile odkładać na podatki; tak wcześnie widzisz, czy Twoja stawka się broni.

Faktury wystawiasz z kolejnym numerem i wszystkimi danymi obowiązkowymi, na życzenie jako e-fakturę. Więcej o programie do faktur KontoVexa i o starcie jako freelancer.

Najczęstsze pytania