Calcular su tarifa por hora como freelance: así lo hace bien

La fórmula: de los ingresos deseados a la tarifa por hora

Muchos freelance dividen su antiguo sueldo bruto entre 1.700 horas de trabajo y tras el primer año se sorprenden de tener la cuenta vacía. El error: como autónomo paga los seguros usted solo, tiene costes de medios de trabajo y no puede facturar ni de lejos cada hora trabajada. Lo correcto es calcular en cuatro pasos:

• Paso 1 – Beneficio objetivo: ¿qué debe quedar tras todos los gastos de explotación para pagar el coste de vida, el seguro médico y de dependencia, la jubilación, el impuesto sobre la renta y un colchón?
• Paso 2 – Gastos de explotación: ¿cuánto cuesta su negocio al año, desde hardware y software hasta seguros y asesoría fiscal?
• Paso 3 – Horas facturables: ¿cuántas horas puede facturar de forma realista a un cliente?
• Paso 4 – Tarifa por hora = (beneficio objetivo + gastos de explotación) ÷ horas facturables. Después, redondear y contrastar con el mercado.

Paso 1: beneficio objetivo, lo que realmente necesita

Como empleado, el empleador comparte con usted la seguridad social, sigue pagando vacaciones y bajas y pone el puesto de trabajo. Un sueldo bruto de 60.000 € le cuesta, con la parte patronal de la seguridad social, ya unos 72.700 €, sin oficina, portátil ni formación. Como autónomo tiene que pagar todo eso con su beneficio.

Con seguro público paga como autónomo la cuota completa usted mismo: en 2026 son el 14,6 % del tipo general (con derecho a subsidio por enfermedad), de media un 2,9 % de cuota adicional y un 3,6 % de seguro de dependencia (4,2 % sin hijos), en total alrededor del 21–22 % del beneficio, como máximo hasta la base máxima de cotización de 69.750 € al año. Los detalles están en la guía sobre el seguro médico para autónomos. Al seguro público de pensiones normalmente no tiene que cotizar como freelance, pero aun así debe prepararse para la jubilación; las opciones las explica la guía sobre la jubilación para autónomos.

Ejemplo para una freelance soltera sin hijos que vive en una gran ciudad:

Paso 2: calcular los gastos de explotación de forma realista

Los gastos de explotación reducen su beneficio y con ello el impuesto, pero hay que pagarlos igualmente con su facturación. Inclúyalos todos; qué entra en ellos lo explica la guía sobre los gastos de explotación. Para un freelance de TI o creativo son típicos entre 8.000 y 15.000 € al año:

• Hardware (portátil, monitor, teléfono; los ordenadores se amortizan en un año): aprox. 1.000 €.
• Software, servicios en la nube, licencias: aprox. 1.800 €.
• Puesto de coworking o parte del despacho en casa: aprox. 3.600 €.
• Seguro de responsabilidad civil profesional y otros seguros del negocio: aprox. 600 €.
• Teléfono e internet: aprox. 600 €.
• Formación, literatura especializada, conferencias: aprox. 1.500 €.
• Contabilidad y asesoría fiscal: aprox. 1.500 €.
• Marketing, web, viajes a clientes: aprox. 1.400 €.
• Total en el ejemplo: 12.000 € al año, es decir, 1.000 € al mes.

Paso 3: ¿cuántas horas puede facturar realmente?

Este es el punto en el que fallan la mayoría de los cálculos. Un año tiene unos 261 días laborables, pero de ellos hay que restar vacaciones, festivos y enfermedad. Y tampoco en los días de trabajo es facturable ni de lejos cada hora: redactar presupuestos, captar clientes, correos, contabilidad, formación y tiempos muertos entre proyectos no se los paga nadie.

Paso 4: tarifa por hora y tarifa diaria en el ejemplo

Ahora lo junta todo: la facturación (neta, sin IVA) debe cubrir el beneficio objetivo y los gastos de explotación, es decir, 75.000 € + 12.000 € = 87.000 €. Dividido entre 1.070 horas facturables da 81,31 €. Con algo de margen de seguridad calcula 85 € por hora; la tarifa diaria de 8 horas es de 680 €.

Lo sensible que es el resultado a la ocupación lo muestra la comparación, con el mismo objetivo de facturación de 87.000 €:

Impuestos en la tarifa por hora: IVA, impuesto sobre la renta, Gewerbesteuer

Su tarifa por hora es un precio neto. Si está sujeto a IVA, factura 85 € más un 19 % de IVA, es decir, 101,15 €; los 16,15 € los traspasa al Finanzamt mediante la declaración previa del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Los clientes empresa los deducen como IVA soportado; para ellos solo cuenta el precio neto. Como Kleinunternehmer no cobra IVA; eso es una ventaja de precio sobre todo con clientes particulares.

El impuesto sobre la renta está dentro del beneficio objetivo. No se descuenta cada mes, sino que vence mediante pagos a cuenta y la declaración anual: por eso, aparte cada mes una parte fija, como se describe en la guía reservas para impuestos.

Si es Freiberufler, no hay Gewerbesteuer. Con un negocio comercial la paga sobre el beneficio que supera el mínimo exento de 24.500 €: en el ejemplo, (75.000 € − 24.500 €) × 3,5 % = 1.767,50 € de cuota básica; con un Hebesatz del 400 %, por tanto, 7.070 € de Gewerbesteuer. Se deduce del impuesto sobre la renta hasta 4,0 veces la cuota básica (§ 35 EStG): hasta un Hebesatz de aproximadamente el 400 % suele compensarse en gran medida; por encima, debería incluir la diferencia en el cálculo.

¿Tarifa por hora, tarifa diaria o precio cerrado?

La tarifa por hora es su magnitud interna de cálculo, pero puede facturar de otra forma. Qué modelo encaja depende de lo bien que se pueda prever el esfuerzo:

Subir los precios: cuándo y cómo

Una tarifa por hora no es una decisión para siempre. Si suben sus costes, su experiencia o la demanda, debería ajustarla, idealmente una vez al año de forma regular en lugar de pocas veces y a saltos.

• Los clientes nuevos reciben de inmediato el nuevo precio: en el presupuesto vale lo que calcula hoy.
• En contratos en curso necesita un acuerdo: o bien una cláusula de ajuste de precios en el contrato, o bien la conformidad del cliente. Sin ella, el precio acordado vale hasta el final del contrato.
• Anuncie la subida por escrito con 6 a 8 semanas de antelación, con fecha y nueva tarifa, y justifíquela brevemente (costes, cualificación adicional, ampliación de la oferta).
• Mejor subir con regularidad un 5 a 10 % que un 30 % cada pocos años.
• Si tiene la agenda llena o casi todos los clientes aceptan, es muy probable que su precio sea demasiado bajo.
• Unos honorarios claramente superiores al sueldo de un empleado comparable son también un indicio en contra del falso autónomo (Scheinselbstständigkeit).

La tarifa por hora y el beneficio bajo control con KontoVexa

En KontoVexa da de alta una vez sus servicios como producto con precio y unidad, por ejemplo «Consultoría – hora – 85 €» o «Tarifa diaria – día – 680 €», y los elige en cada factura. La cuenta de ingresos y gastos (EÜR) le muestra en todo momento cuánto beneficio queda realmente en el año, y el panel cuánto debería apartar para impuestos: así ve pronto si su tarifa por hora se sostiene.

Las facturas las emite con numeración correlativa y todos los datos obligatorios, si quiere como factura electrónica. Más sobre el programa de facturación de KontoVexa y sobre empezar como freelance.

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