Gastos deducibles en Alemania (Betriebsausgaben): qué pueden desgravar los autónomos

¿Qué son los gastos de la actividad (Betriebsausgaben)?

Según el § 4 Abs. 4 EStG, los Betriebsausgaben son «los gastos ocasionados por la actividad». No importa si un gasto es necesario, habitual o sensato: eso lo decide usted como empresario. Lo decisivo es la relación con su actividad. Un monitor caro es tan gasto de la actividad como uno barato.

Para los autónomos con cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) rige el principio de caja (Abflussprinzip): el gasto cuenta en el año en que lo paga. Si está sujeto al IVA, registra el importe neto como gasto y recupera el IVA soportado (Vorsteuer) mediante la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Como pequeño empresario (Kleinunternehmer), su gasto es el importe bruto.

Hay que separar los gastos de la vida privada (§ 12 EStG): la comida, la ropa normal, los seguros privados o su propia vivienda siguen siendo privados, aunque sean lo que le permite trabajar.

La gran lista: qué pueden deducir los autónomos

Estos gastos son típicos Betriebsausgaben para la mayoría de freelancers y empresarios con Gewerbe. La línea remite a la Anlage EÜR 2025; cómo rellenarla lo explica la guía Rellenar la Anlage EÜR.

Gastos mixtos: teléfono, internet, coche y teletrabajo

Muchos gastos los usa tanto para el trabajo como en privado. En ese caso solo es deducible la parte profesional. Estime esa parte de forma comprensible y documente cómo llega a ella, por ejemplo con un registro durante tres meses.

• Teléfono e internet: la parte profesional es deducible. Lo más sencillo es un contrato de empresa separado, porque entonces cuenta al 100 %. Sin justificación detallada, en la práctica suele aplicarse el 20 % de la factura, como máximo 20 € al mes (por analogía con R 9.1 Abs. 5 LStR).
• Coche en el patrimonio empresarial (Betriebsvermögen): todos los costes son gastos de la actividad y el uso privado tributa como retirada (Entnahme), mediante la regla del 1 % o el libro de trayectos (Fahrtenbuch); consulte Tributación del coche de empresa.
• Coche privado para trayectos profesionales: 0,30 € por kilómetro recorrido sin justificación detallada. Para los trayectos entre casa y el lugar de trabajo solo se aplica la tarifa por distancia (Entfernungspauschale), desde 2026 de 0,38 € desde el primer kilómetro; más en Deducir gastos de desplazamiento.
• Teletrabajo: sin despacho, 6 € por cada día en que trabaje principalmente en casa, como máximo 1.260 € al año. Si el despacho es el centro de toda su actividad, son deducibles los costes reales o una cantidad fija de 1.260 €; consulte Tarifa de teletrabajo y despacho en casa.

Gastos deducibles con límite

Para algunos gastos, el § 4 Abs. 5 EStG fija límites. Debe registrarlos por separado en la contabilidad; si no, se pierde también la parte deducible.

¿Qué no es deducible como gasto de la actividad?

Algunos gastos están relacionados con el negocio, pero aun así no pueden reducir el beneficio. Otros son privados, aunque parezcan profesionales:

• Impuesto sobre la renta, recargo de solidaridad e impuesto eclesiástico: son impuestos personales.
• Impuesto comercial (Gewerbesteuer): desde 2008 no es un gasto de la actividad, pero se compensa en parte con el impuesto sobre la renta (consulte Impuesto comercial (Gewerbesteuer)).
• Multas, sanciones y advertencias con multa, por ejemplo las de tráfico en viajes de negocios.
• Seguros privados: seguro médico, seguro de dependencia, seguro de pensiones, incapacidad laboral y responsabilidad civil privada. En parte son deducibles como gastos especiales (Sonderausgaben) en la declaración de la renta, no en la EÜR.
• La ropa normal, aunque solo la lleve en citas con clientes; solo es deducible la ropa de trabajo típica, como ropa de protección o uniformes.
• Gastos de la vida privada como peluquería, gimnasio o gafas, aunque la imagen sea importante para su trabajo.
• La parte de los regalos que supere los 50 €, el 30 % de los gastos de comidas de negocios y los gastos de caza, pesca o yates.

Gastos antes del alta: gastos anticipados de la actividad

Los costes que tiene antes de que su actividad como autónomo empiece oficialmente son deducibles como gastos anticipados de la actividad (vorweggenommene Betriebsausgaben) si hay una relación clara con la actividad prevista. Los típicos son el asesoramiento para la creación, el registro de la actividad (Gewerbeanmeldung), los costes de notario o del registro mercantil (Handelsregister), un portátil, la web y el logotipo, la literatura técnica, la formación y los desplazamientos a reuniones con futuros clientes.

Los declara en la Anlage EÜR del año en que los pagó. Si con ello resulta una pérdida, se compensa con otros ingresos del mismo año, por ejemplo con el sueldo de un empleo, o se traslada a los años siguientes como pérdida a compensar (Verlustvortrag). Conserve los justificantes aunque al final no llegue a darse de alta: también los gastos de creación frustrados pueden ser deducibles. El proceso del alta lo explican Hacerse autónomo en Alemania y Cuestionario de alta fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Justificantes: lo que quiere ver el Finanzamt

Cada gasto de la actividad necesita un justificante: factura, recibo o, en importes pequeños, un tique de caja. Para deducir el IVA soportado, la factura debe contener todos los datos obligatorios; hasta 250 € brutos basta una factura simplificada (Kleinbetragsrechnung). Desde 2025 debe poder recibir facturas electrónicas (E-Rechnungen) de otras empresas y archivarlas en su formato original.

Los justificantes contables se conservan ocho años y la propia EÜR, diez años, de forma inalterable y legible, como exigen las GoBD. Para las comidas de negocios necesita además el motivo y los asistentes; para los regalos, el destinatario y el valor. Si falta un justificante, puede ayudar un justificante propio (Eigenbeleg) con fecha, importe, destinatario del pago y finalidad; pero es la excepción y no sustituye a una factura que permita deducir el IVA soportado.

¿Cuántos impuestos me ahorro con un gasto deducible?

Un gasto de la actividad no es un regalo del Finanzamt: gasta el importe completo y solo se ahorra su tipo impositivo personal sobre él. Cuánto es depende del tipo marginal (Grenzsteuersatz). Ejemplo con un tipo marginal supuesto del 35 % (sin impuesto eclesiástico ni recargo de solidaridad):

Errores típicos al deducir

Estos puntos son los que con más frecuencia llevan al Finanzamt a recortar deducciones de los autónomos:

• Deducir por completo en el año de compra bienes de inmovilizado de más de 800 € netos en lugar de amortizarlos (excepción: hardware y software informático); detalles en Amortización (AfA) y Bienes de escaso valor (GWG).
• No descontar la parte privada, por ejemplo en el contrato de móvil o en el coche.
• Justificantes de comidas sin motivo ni asistentes, o regalos sin lista de destinatarios.
• Incluir el seguro médico o la previsión para la jubilación en la EÜR en lugar de como gastos especiales en la declaración de la renta.
• Gastos sin una factura correcta, de modo que se reconoce el gasto pero no el IVA soportado.

Registrar los gastos de la actividad con KontoVexa

En KontoVexa registra cada gasto con categoría, tipo de IVA y, cuando hace falta, la parte privada. Sube el justificante o le hace una foto; se archiva durante diez años conforme a las GoBD. KontoVexa lee directamente las facturas electrónicas en formato ZUGFeRD o XRechnung. Cada gasto se contabiliza según el SKR03 y va a la línea correcta de la Anlage EÜR y a la declaración anticipada del IVA. Las compras más grandes las da de alta como inmovilizado; KontoVexa propone la amortización. Más en la página Registrar gastos y justificantes.

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