Déduire ses frais professionnels en Allemagne : ce que les indépendants peuvent déduire des impôts

Que sont les frais professionnels (Betriebsausgaben) ?

Selon le § 4 Abs. 4 EStG, les Betriebsausgaben sont « les dépenses occasionnées par l’entreprise ». Peu importe qu’une dépense soit nécessaire, habituelle ou judicieuse – c’est vous, en tant qu’entrepreneur, qui en décidez. Ce qui compte, c’est le lien avec votre activité. Un écran coûteux est un frais professionnel au même titre qu’un écran bon marché.

Pour les indépendants qui établissent une Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), c’est le principe de décaissement (Abflussprinzip) qui s’applique : la dépense compte l’année où vous la payez. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous comptabilisez le montant HT comme frais professionnel et récupérez la TVA déductible (Vorsteuer) via la déclaration anticipée de TVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). En tant que Kleinunternehmer, c’est le montant TTC qui constitue votre frais professionnel.

Il faut distinguer les dépenses de la vie privée (§ 12 EStG) : la nourriture, les vêtements ordinaires, les assurances privées ou votre propre logement restent privés, même s’ils vous permettent de travailler.

La grande liste : ce que les indépendants peuvent déduire

Ces dépenses sont des frais professionnels typiques pour la plupart des freelances et des commerçants. La colonne renvoie à l’Anlage EÜR 2025 ; comment la remplir est expliqué dans le guide Remplir l’Anlage EÜR.

Frais mixtes : téléphone, internet, voiture et télétravail

Beaucoup de dépenses servent à la fois à titre professionnel et privé. Seule la part professionnelle est alors déductible. Vous estimez cette part de façon vérifiable et documentez comment vous l’obtenez – par exemple par un relevé sur trois mois.

• Téléphone et internet : la part professionnelle est déductible. Un contrat professionnel séparé est le plus simple, car il compte alors à 100 %. Sans justificatif détaillé, on retient souvent en pratique 20 % de la facture, au maximum 20 € par mois (par analogie avec R 9.1 Abs. 5 LStR).
• Voiture à l’actif de l’entreprise : tous les frais sont des frais professionnels, l’usage privé est imposé comme prélèvement (Entnahme) – selon la règle du 1 % ou avec un carnet de bord (Fahrtenbuch), voir Imposer une voiture de société.
• Voiture privée pour des trajets professionnels : 0,30 € par kilomètre parcouru sans justificatif détaillé. Pour les trajets domicile – lieu de travail, seule l’indemnité kilométrique forfaitaire (Entfernungspauschale) s’applique, à partir de 2026 0,38 € dès le premier kilomètre – plus d’informations dans Déduire ses frais de déplacement.
• Télétravail : sans bureau à domicile, 6 € par jour où vous travaillez principalement chez vous, au maximum 1 260 € par an. Si le bureau à domicile est le centre de toute votre activité, les frais réels ou un forfait de 1 260 € sont déductibles – voir Forfait télétravail et bureau à domicile.

Frais professionnels déductibles avec plafond

Pour certaines dépenses, le § 4 Abs. 5 EStG fixe des limites. Vous devez les enregistrer séparément dans votre comptabilité, sinon même la part déductible est perdue.

Qu’est-ce qui n’est pas déductible comme frais professionnel ?

Certaines dépenses sont liées à l’activité mais ne peuvent pourtant pas réduire le bénéfice. D’autres sont privées, même si elles semblent professionnelles :

• L’impôt sur le revenu, la contribution de solidarité et l’impôt d’église – ce sont des impôts personnels.
• La taxe professionnelle (Gewerbesteuer) : ce n’est plus un frais professionnel depuis 2008 ; elle est toutefois en partie imputée sur l’impôt sur le revenu (voir Gewerbesteuer).
• Les amendes, sanctions administratives et avertissements payants, par exemple les contraventions lors de trajets professionnels.
• Les assurances privées : assurance maladie, assurance dépendance, assurance retraite, invalidité professionnelle et responsabilité civile privée. Elles sont en partie déductibles comme dépenses spéciales (Sonderausgaben) dans la déclaration d’impôt sur le revenu, pas dans l’EÜR.
• Les vêtements ordinaires, même si vous ne les portez qu’aux rendez-vous clients ; seuls les vêtements professionnels typiques comme les vêtements de protection ou les uniformes sont déductibles.
• Les dépenses de la vie courante comme le coiffeur, la salle de sport ou les lunettes – même si l’apparence est importante pour le travail.
• La part des cadeaux au-delà de 50 €, 30 % des frais de repas d’affaires et les dépenses de chasse, de pêche ou de yachts.

Dépenses avant la création : frais professionnels anticipés

Les frais que vous engagez avant le démarrage officiel de votre activité indépendante sont déductibles comme frais professionnels anticipés (vorweggenommene Betriebsausgaben), s’il existe un lien clair avec l’activité prévue. Exemples typiques : conseil à la création, déclaration de Gewerbe, frais de notaire ou de registre du commerce (Handelsregister), ordinateur portable, site web et logo, littérature spécialisée, formations et trajets pour rencontrer de futurs clients.

Vous les inscrivez dans l’Anlage EÜR de l’année où vous les avez payés. S’il en résulte une perte, elle est compensée avec d’autres revenus de la même année, par exemple le salaire d’un emploi, ou reportée sur les années suivantes (Verlustvortrag). Conservez les justificatifs même si la création ne se fait finalement pas – des frais de création infructueux peuvent aussi être déductibles. Les étapes de la création sont expliquées dans Devenir freelance en Allemagne et Questionnaire d’enregistrement fiscal.

Justificatifs : ce que le Finanzamt veut voir

Chaque frais professionnel nécessite un justificatif – facture, reçu ou, pour les petits montants, un ticket de caisse. Pour déduire la TVA, la facture doit contenir toutes les mentions obligatoires ; jusqu’à 250 € TTC, une facture simplifiée (Kleinbetragsrechnung) suffit. Depuis 2025, vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques d’autres entreprises et les archiver dans leur format d’origine.

Les pièces comptables se conservent huit ans, l’EÜR elle-même dix ans – de manière inaltérable et lisible, comme l’exigent les GoBD. Pour les repas d’affaires, il faut en plus le motif et les participants ; pour les cadeaux, le destinataire et la valeur. S’il manque un justificatif, un justificatif établi par vous-même (Eigenbeleg) avec date, montant, bénéficiaire et objet peut aider ; mais il reste l’exception et ne remplace pas une facture ouvrant droit à déduction de TVA.

Combien d’impôts une dépense professionnelle me fait-elle économiser ?

Un frais professionnel n’est pas un cadeau du Finanzamt : vous dépensez le montant entier et n’économisez que votre taux d’imposition personnel sur ce montant. Le gain dépend du taux marginal d’imposition. Exemple avec un taux marginal supposé de 35 % (sans impôt d’église ni contribution de solidarité) :

Erreurs fréquentes lors de la déduction

Ces points entraînent le plus souvent des corrections par le Finanzamt chez les indépendants :

• Immobilisations de plus de 800 € HT déduites en totalité l’année d’achat au lieu d’être amorties (exception : matériel informatique et logiciels) – détails dans Amortissement (AfA) et GWG.
• Parts privées non retranchées, par exemple pour le forfait mobile ou la voiture.
• Justificatifs de repas d’affaires sans motif ni participants, ou cadeaux sans liste des destinataires.
• Assurance maladie ou prévoyance retraite inscrites dans l’EÜR au lieu de figurer comme dépenses spéciales dans la déclaration d’impôt sur le revenu.
• Dépenses sans facture en bonne et due forme, si bien que la dépense est reconnue, mais pas la TVA déductible.

Enregistrer ses frais professionnels avec KontoVexa

Dans KontoVexa, vous enregistrez chaque dépense avec sa catégorie, son taux de TVA et – si nécessaire – sa part privée. Vous téléversez le justificatif ou le prenez en photo ; il est archivé dix ans conformément aux GoBD. KontoVexa lit directement les factures électroniques au format ZUGFeRD ou XRechnung. Chaque dépense est comptabilisée selon le SKR03 et arrive dans la bonne ligne de l’Anlage EÜR et dans la déclaration anticipée de TVA. Les achats plus importants sont créés comme immobilisations ; KontoVexa propose l’amortissement. Plus d’informations sur la page Enregistrer dépenses et justificatifs.

Questions fréquentes