Despesas dedutíveis (Betriebsausgaben): o que autônomos podem abater do imposto na Alemanha

O que são Betriebsausgaben?

Pelo § 4 Abs. 4 EStG, Betriebsausgaben são „os gastos causados pela atividade“. Não importa se a despesa é necessária, usual ou sensata – isso quem decide é você como empresário. O que conta é a ligação com a sua atividade. Um monitor caro é despesa operacional tanto quanto um barato.

Para autônomos com Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vale o regime de caixa (Abflussprinzip): a despesa conta no ano em que você a paga. Se você é sujeito a IVA, lança o valor líquido como despesa e recupera o IVA pago (Vorsteuer) pela declaração antecipada de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Como pequena empresa (Kleinunternehmer), o valor bruto é a sua despesa.

É preciso separar os custos da vida privada (§ 12 EStG): alimentação, roupas comuns, seguros privados ou a própria moradia continuam privados, mesmo que sejam o que torna seu trabalho possível.

A grande lista: o que autônomos podem deduzir

Estas despesas são típicas da maioria dos freelancers e comerciantes. A linha se refere à Anlage EÜR 2025; como preenchê-la, explica o guia como preencher a Anlage EÜR.

Custos mistos: telefone, internet, carro e home office

Muitas despesas você usa para o trabalho e para a vida privada. Então só a parte profissional é dedutível. Estime essa parte de forma compreensível e documente como chegou a ela – por exemplo, com um registro durante três meses.

• Telefone e internet: a parte profissional é dedutível. Um contrato só para a empresa é o mais simples, porque conta 100 %. Sem comprovação individual, na prática muitas vezes se usa 20 % da fatura, no máximo 20 € por mês (com base na R 9.1 Abs. 5 LStR).
• Carro no ativo da empresa: todos os custos são despesas, e o uso privado é tributado como retirada – pela regra de 1 % ou pelo diário de bordo, veja carro da empresa na Alemanha.
• Carro particular em viagens a trabalho: 0,30 € por quilômetro rodado, sem comprovação individual. Para o trajeto entre casa e local de trabalho vale apenas o valor por distância (Entfernungspauschale), a partir de 2026 0,38 € desde o primeiro quilômetro – mais em custos de deslocamento.
• Home office: sem Arbeitszimmer, 6 € por dia em que você trabalha principalmente em casa, no máximo 1.260 € por ano. Se o Arbeitszimmer for o centro de toda a sua atividade, são dedutíveis os custos reais ou 1.260 € fixos – veja diária de home office e Arbeitszimmer.

Despesas dedutíveis com limite

Para algumas despesas, o § 4 Abs. 5 EStG impõe limites. Você precisa registrá-las separadamente na contabilidade; caso contrário, até a parte dedutível se perde.

O que não é dedutível como Betriebsausgabe?

Algumas despesas até têm relação com a atividade, mas mesmo assim não podem reduzir o lucro. Outras são privadas, ainda que pareçam profissionais:

• Imposto de renda, contribuição de solidariedade e imposto da igreja – são impostos pessoais.
• Gewerbesteuer: não é despesa operacional desde 2008, mas é parcialmente compensada no imposto de renda (veja imposto comercial (Gewerbesteuer)).
• Multas, sanções administrativas e advertências, como multas de estacionamento em viagens a trabalho.
• Seguros privados: plano de saúde, seguro de cuidados, previdência, seguro de invalidez e responsabilidade civil privada. Parte deles é dedutível como despesas especiais (Sonderausgaben) na declaração de imposto de renda, não na EÜR.
• Roupas comuns, mesmo que você só as use em reuniões com clientes; dedutível é apenas roupa profissional típica, como roupa de proteção ou uniforme.
• Custos da vida pessoal, como cabeleireiro, academia ou óculos – mesmo que a aparência seja importante para o trabalho.
• A parte de presentes acima de 50 €, 30 % das refeições de negócios e gastos com caça, pesca ou iates.

Gastos antes da abertura: vorweggenommene Betriebsausgaben

Custos que você tem antes de começar oficialmente como autônomo são dedutíveis como despesas antecipadas (vorweggenommene Betriebsausgaben), desde que tenham ligação clara com a atividade planejada. Típicos são consultoria de abertura, registro da atividade comercial (Gewerbeanmeldung), custos de cartório ou registro comercial, notebook, site e logotipo, livros técnicos, cursos e viagens para conversas com futuros clientes.

Você os lança na Anlage EÜR do ano em que os pagou. Se isso gerar prejuízo, ele é compensado com outros rendimentos do mesmo ano, como o salário de um emprego, ou transferido para os anos seguintes como prejuízo a compensar (Verlustvortrag). Guarde os comprovantes mesmo que a abertura não aconteça no fim – custos de abertura frustrada também podem ser dedutíveis. O processo de abertura é explicado em como se tornar autônomo na Alemanha e questionário de registro fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Comprovantes: o que o Finanzamt quer ver

Cada despesa operacional precisa de um comprovante – fatura, recibo ou, para valores pequenos, um cupom fiscal. Para deduzir o IVA, a fatura precisa ter todos os dados obrigatórios; até 250 € brutos basta uma fatura simplificada (Kleinbetragsrechnung). Desde 2025 você precisa conseguir receber faturas eletrônicas (E-Rechnungen) de outras empresas e arquivá-las no formato original.

Comprovantes contábeis devem ser guardados por oito anos, a própria EÜR por dez – sem alterações e legíveis, como exigem as GoBD. Para refeições de negócios você precisa também do motivo e dos participantes; para presentes, do destinatário e do valor. Se faltar um comprovante, um comprovante próprio (Eigenbeleg) com data, valor, destinatário e finalidade pode ajudar; mas ele é exceção e não substitui uma fatura que permita deduzir o IVA.

Quanto imposto eu economizo com uma despesa?

Uma despesa não é presente do Finanzamt: você gasta o valor inteiro e economiza só a sua alíquota sobre ele. Quanto isso dá depende da alíquota marginal. Exemplo com alíquota marginal suposta de 35 % (sem imposto da igreja e sem contribuição de solidariedade):

Erros comuns ao deduzir

Estes pontos são os que mais levam o Finanzamt a cortar deduções de autônomos:

• Bens acima de 800 € líquidos deduzidos inteiros no ano da compra em vez de depreciados (exceção: hardware e software) – detalhes em depreciação (AfA) e GWG.
• Parte privada não descontada, por exemplo no plano de celular ou no carro.
• Comprovantes de refeições sem motivo e participantes, ou presentes sem lista de destinatários.
• Plano de saúde ou previdência lançados na EÜR em vez de como Sonderausgaben na declaração de imposto de renda.
• Despesas sem fatura correta, de modo que a despesa é aceita, mas o IVA pago não.

Registrar despesas com o KontoVexa

No KontoVexa você registra cada despesa com categoria, alíquota de IVA e – quando necessário – parte privada. O comprovante você envia ou fotografa; ele fica arquivado por dez anos conforme as GoBD. Faturas eletrônicas nos formatos ZUGFeRD ou XRechnung o KontoVexa lê diretamente. Cada despesa é lançada pelo SKR03 e vai para a linha certa da Anlage EÜR e para a declaração antecipada de IVA. Compras maiores você cadastra como bem do ativo; o KontoVexa sugere a depreciação. Mais na página registrar despesas e comprovantes.

Perguntas frequentes