GoBD e prazos de guarda (Aufbewahrungsfristen) na Alemanha: o que autônomos precisam saber em 2026

O que são as GoBD – e elas valem para mim?

As GoBD são uma circular do Ministério Federal das Finanças (BMF) que interpreta, para o mundo digital, as obrigações do Código Tributário (§§ 145–147 AO) e das leis fiscais. A versão de 28 de novembro de 2019 foi ajustada duas vezes, a última em 14 de julho de 2025, principalmente por causa da e-fatura. As GoBD não são uma lei própria, mas o Finanzamt fiscaliza com base nelas.

Elas valem para todos que, por lei tributária, mantêm livros ou fazem registros – ou seja, também para Freiberufler e comerciantes (Gewerbetreibende) com apuração de lucro EÜR (Einnahmenüberschussrechnung), não só para empresas que fazem balanço. Pequenos negócios não precisam ter os mesmos sistemas de uma multinacional, mas precisam seguir os mesmos princípios.

Os princípios das GoBD na prática

Cada princípio pode ser traduzido em uma regra concreta para o seu dia a dia:

Prazos de guarda 2026: visão geral

Com a Quarta Lei de Redução da Burocracia (BEG IV), o prazo para comprovantes contábeis foi reduzido de dez para oito anos a partir de 1º de janeiro de 2025; ele vale para todos os comprovantes cujo antigo prazo de dez anos ainda não tinha terminado nessa data. Para bancos, seguradoras e instituições de valores mobiliários, a redução só vale um ano depois. Os prazos estão no § 147 Abs. 3 AO; para faturas, o § 14b UStG repete o prazo de oito anos.

Quando começa o prazo de guarda?

Segundo o § 147 Abs. 4 AO, o prazo começa no fim do ano-calendário em que o comprovante foi criado, o último registro foi feito ou a demonstração foi elaborada. O que conta, portanto, não é a data do comprovante, mas o fim do ano.

Importante é a suspensão do término (Ablaufhemmung): o prazo não termina enquanto os documentos forem relevantes para um imposto cujo prazo de lançamento ainda corre – por exemplo, durante uma fiscalização (Betriebsprüfung), um recurso (Einspruch) ou quando um aviso de lançamento está sob reserva de revisão. Verifique isso antes de destruir qualquer coisa.

Documentação de processos: obrigatória também para pequenos

A documentação de processos (Verfahrensdokumentation) descreve como os comprovantes chegam até você e como são registrados, lançados, arquivados e protegidos contra perda. Ela é obrigatória para toda empresa que faz a contabilidade eletronicamente. Se faltar, isso sozinho ainda não é motivo para rejeitar a escrituração – desde que a rastreabilidade não seja prejudicada. Mas, no mais tardar ao digitalizar e descartar papéis, ela se torna importante.

Para uma empresa individual, três a cinco páginas costumam bastar. Guarde-a por dez anos e atualize-a a cada mudança, por exemplo uma troca de software. Estes pontos devem constar:

• Descrição geral: empresa, atividade, programas usados e quem faz o quê.
• Entrada de comprovantes: correio em papel, e-mail, portais de clientes, e-faturas – como os comprovantes são reunidos?
• Registro e lançamento: quando, por quem, com qual programa, como os erros são corrigidos?
• Digitalização: quem digitaliza, quando, controle de qualidade, quando o papel é destruído?
• Arquivamento e backup: onde ficam os dados, como são copiados, como a inalterabilidade é garantida?
• Acesso aos dados: como o Finanzamt pode acessar os dados ou obter uma exportação numa fiscalização?

Digitalização substitutiva: o papel vai, a imagem fica

Você pode escanear comprovantes em papel ou fotografá-los com o celular e destruir o original depois (ersetzendes Scannen). Condições: a imagem corresponde visualmente ao original e é totalmente legível, o processo está descrito na documentação de processos e o arquivo é guardado de forma inalterável. Atenção: cupons em papel térmico costumam desbotar em poucos meses – digitalize-os na hora.

Há exceções quando uma lei exige o original, por exemplo certos documentos aduaneiros ou escrituras. Primeiro digitalizar, depois lançar – e não o contrário, com uma pilha de papel digitalizada meses depois.

Como arquivar corretamente comprovantes digitais e e-faturas

O que chega em formato digital precisa ser guardado em formato digital – uma impressão não substitui o original. Isso vale para faturas em PDF por e-mail, faturas on-line de portais de clientes e, principalmente, para a e-fatura (E-Rechnung), que desde 2025 toda empresa precisa conseguir receber.

• XRechnung: o arquivo XML é o original e é guardado sem alterações; uma visualização é apenas um auxílio.
• ZUGFeRD: o arquivo híbrido (PDF com XML embutido) é guardado inteiro. Segundo a alteração das GoBD de 2025, você só precisa guardar a parte visual separadamente se ela tiver informações relevantes para impostos que não estejam nos dados XML.
• E-mails: o e-mail em si só precisa ser guardado se for comprovante contábil ou carta comercial; se servir apenas para transportar a fatura, basta o anexo.
• Conversão: se você converter arquivos para outro formato, guarde também o original quando ele contiver dados relevantes para impostos.
• Legibilidade: você precisa conseguir tornar os dados legíveis durante todo o prazo – inclusive depois de trocar de software.

Comprovante próprio (Eigenbeleg): quando falta o recibo

Se você perdeu um comprovante ou ele não existe, como num parquímetro sem recibo, você emite um comprovante próprio (Eigenbeleg). Ele substitui o comprovante de terceiros como prova da despesa operacional, mas não dá direito à dedução do imposto pago (Vorsteuer), porque não há fatura no sentido da lei do IVA. Comprovantes próprios são exceção: se forem muitos, o Finanzamt desconfia.

• Data do pagamento e data de emissão do comprovante próprio.
• Recebedor do pagamento com nome e endereço, se conhecidos.
• Tipo de serviço ou mercadoria e motivo profissional.
• Valor, em dinheiro ou não, se possível com prova de pagamento (extrato, fatura do cartão).
• Motivo pelo qual não existe comprovante original.
• Sua assinatura ou aprovação eletrônica.

O que acontece se você descumprir as GoBD?

Pequenas falhas formais em geral não levam à rejeição da escrituração. Mas, se as falhas forem graves – comprovantes faltando, dados alterados depois, receitas em dinheiro sem registro individual –, o Finanzamt pode estimar a base de cálculo pelo § 162 AO, normalmente com acréscimos de segurança. No caso de caixas registradoras, há ainda multas pelo § 379 AO. Numa fiscalização (Betriebsprüfung), o auditor também exige acesso aos seus dados: diretamente no sistema (Z1), indiretamente por relatórios conforme as instruções dele (Z2) ou pela entrega dos dados em mídia (Z3). Por isso, seu software deve permitir uma exportação completa.

A maioria das dúvidas pode ser evitada com uma rotina de contabilidade organizada e um livro-caixa (Kassenbuch) em ordem (se você lida com dinheiro vivo). Também para comprovantes de refeições de negócios e faturas vale: o que você não guarda, não pode deduzir.

GoBD com o KontoVexa

No KontoVexa, você envia ou fotografa comprovantes para a caixa de entrada de comprovantes (PDF, JPG, PNG, HEIC e e-faturas em XML) e os vincula à despesa. Dados lançados não são sobrescritos: cada lançamento recebe um valor de verificação, correções são feitas por estornos ou correções de fatura, e alterações ficam no registro de auditoria. E-faturas são guardadas no formato original, e comprovantes próprios você cria direto na despesa. Todos os comprovantes ficam arquivados de forma inalterável por dez anos – veja mais na página comprovantes digitais.

Perguntas frequentes