Contabilidade para autônomos na Alemanha: o que você realmente precisa fazer

Que tipo de contabilidade eu preciso como autônomo?

O direito tributário alemão conhece dois caminhos para apurar o lucro: a Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) pelo § 4 Abs. 3 EStG e a comparação patrimonial com contabilidade por partidas dobradas (doppelte Buchführung), balanço (Bilanz) e demonstração de resultado (GuV). Qual vale para você depende da forma jurídica e do tamanho – não do que faz seu gerente de banco ou um conhecido.

Freiberufler (§ 18 EStG) podem sempre usar a EÜR, não importa o faturamento nem o lucro. Comerciantes também, desde que não sejam obrigados à escrituração como Kaufmann pelo código comercial (HGB) e o Finanzamt não os intime pelo § 141 AO. Os limites para isso são, desde 2024, 800.000 € de faturamento ou 80.000 € de lucro no exercício. Uma GmbH ou UG, por outro lado, é sempre Kaufmann pela forma jurídica e precisa fazer balanço.

Mais sobre o formulário no guia da apuração de lucro EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Se você está começando agora, leia antes como se tornar autônomo na Alemanha.

O que você precisa registrar – e o que não

A EÜR também não é uma estimativa. O Finanzamt espera que cada número da Anlage EÜR remeta a um comprovante. São obrigatórios:

• Todas as receitas operacionais (Betriebseinnahmen): faturas emitidas, vendas em dinheiro, juros da conta empresarial, reembolsos de seguros, subsídios.
• Todas as despesas operacionais (Betriebsausgaben) com comprovante: faturas recebidas, cupons fiscais, extratos no caso de tarifas, comprovantes próprios (Eigenbelege) quando não há recibo.
• O IVA separado: IVA recebido (Umsatzsteuer) e IVA pago nas compras (Vorsteuer), por alíquota (veja IVA para autônomos).
• Aquisições acima de 800 € líquidos no registro de ativos, com depreciação (veja depreciação (AfA) e bens de pequeno valor (GWG)).
• Refeições de negócios e presentes individualmente e separados das demais despesas (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Parcelas de uso privado, por exemplo do celular ou do carro, e retiradas e aportes particulares (Privatentnahmen/-einlagen) – a informar na Anlage EÜR quando houver juros operacionais acima de 2.050 €.

As regras da GoBD em uma frase cada

A GoBD (princípios para a escrituração e a guarda corretas de livros, registros e documentos em formato eletrônico) vale também para empresários individuais com EÜR. No dia a dia, isso significa:

• Completo: todo fato contábil é registrado, até o café de 3,80 €.
• Correto e rastreável: cada lançamento leva ao comprovante e vice-versa.
• Em tempo: operações em dinheiro registradas no mesmo dia, as demais em pouco tempo; registrar em até dez dias é considerado aceitável.
• Inalterável: correções só por estorno ou nova versão, nunca sobrescrevendo – por isso uma planilha Excel sozinha não é segura segundo a GoBD.
• Guarda: comprovantes contábeis oito anos, livros e EÜR dez anos, correspondência comercial seis anos – detalhes no guia GoBD e prazos de guarda.

Sua rotina mensal: contabilidade em 60–90 minutos

A maioria dos problemas surge quando os comprovantes ficam um ano numa caixa de sapatos. Reserve um horário fixo, por exemplo no primeiro dia útil do mês – com declaração prévia de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) mensal, no máximo até o dia 10.

No fim do ano entram poucos passos a mais: calcular as depreciações do registro de ativos, atribuir pagamentos recorrentes na virada do ano pela regra dos dez dias (Zehn-Tage-Regel; por exemplo o IVA de dezembro pago até 10 de janeiro), lançar as parcelas privadas de carro e telefone e gerar a Anlage EÜR e a declaração anual de IVA. Quem lançou tudo direito durante o ano precisa de horas, não de dias.

• Juntar os comprovantes: e-mail, portais de clientes e fornecedores, fotos de cupons, faturas eletrônicas (XML) – tudo numa única caixa de entrada.
• Lançar as despesas: fornecedor, data, valor líquido, alíquota, categoria e, se for o caso, parcela privada.
• Conferir as faturas emitidas: todos os serviços do mês foram faturados? Numeração sem lacunas?
• Conciliar o extrato: cada movimento da conta pertence a uma fatura, uma despesa, uma retirada particular ou uma transferência entre contas.
• Conferir os valores em aberto e, se preciso, cobrar com educação.
• Contar o caixa, se você tiver dinheiro em espécie na empresa (veja livro-caixa (Kassenbuch)).
• Enviar a Umsatzsteuer-Voranmeldung ou anotar o trimestre e separar a reserva para o imposto de renda (reservas para impostos).

Arquivo de comprovantes: digital, mas organizado

Você pode escanear ou fotografar comprovantes em papel e depois destruir o papel (digitalização substitutiva, ersetzendes Scannen), se a imagem estiver legível e completa e você descrever como faz isso. Comprovantes digitais – faturas em PDF, faturas eletrônicas, pedidos on-line – você guarda no formato original; imprimir não basta.

Funciona bem um arquivo por ano e mês, com um número de comprovante único que também aparece no lançamento. Quem usa um software de contabilidade anexa o comprovante direto ao lançamento; assim não é preciso procurar nada quando o Finanzamt perguntar. Se faltar um comprovante, você faz um comprovante próprio (Eigenbeleg) com data, valor, beneficiário, finalidade e o motivo de não haver recibo – mas dele não dá para recuperar Vorsteuer.

Conciliação bancária: o passo de controle mais importante

Comparar extrato e contabilidade mostra na hora o que falta: uma despesa não lançada, uma fatura não paga ou um pagamento lançado duas vezes. O mais simples é ter uma conta empresarial (Geschäftskonto) separada, só com pagamentos da atividade.

Atribuições típicas na conciliação: recebimento para a fatura emitida, débito automático para a fatura recebida, tarifa bancária como custo de movimentação financeira, transferência para a conta pessoal como retirada particular, pagamento ao Finanzamt como antecipação de IVA ou – no caso do imposto de renda – também como retirada particular, pois o imposto de renda (Einkommensteuer) não é despesa operacional.

Dica: se o saldo da contabilidade no fim do mês bate com o saldo do extrato, o mês está completo. Se não bate, quase sempre falta um extrato, uma tarifa não lançada ou um pagamento que quitou duas faturas de uma vez.

Exemplo: um mês de contabilidade com números

Lena é designer de UX freiberuflerin, sujeita ao IVA, com declaração prévia trimestral. Em março de 2026, o mês dela fica assim:

Excel, software ou contador (Steuerberater)?

Legalmente, você pode fazer sua contabilidade sozinho. A questão é quanto tempo, risco e dinheiro quer investir. Importante: como a EÜR, a Umsatzsteuer-Voranmeldung e a declaração do imposto comercial (Gewerbesteuererklärung) só podem ser enviadas eletronicamente pelo ELSTER, você precisa de uma ferramenta digital de qualquer forma.

Os erros mais comuns na contabilidade

Fiscais em auditorias (Betriebsprüfung) encontram estes erros o tempo todo em autônomos – todos evitáveis com a rotina mensal:

• Pagamentos pessoais e da atividade misturados, sem registro das retiradas particulares.
• Faturas aceitas sem os dados obrigatórios – aí se perde o crédito de Vorsteuer (veja como emitir faturas).
• Comprovantes de refeições de negócios sem motivo e participantes (veja despesas com refeições de negócios).
• Compras caras deduzidas de uma vez em vez de distribuídas pela vida útil.
• Imposto de renda ou plano de saúde lançados como despesa operacional.
• Restituições de IVA do Finanzamt esquecidas – na EÜR elas são receitas.
• Faturas eletrônicas guardadas só como PDF impresso em vez do XML original (veja fatura eletrônica (E-Rechnung)).

Contabilidade com o KontoVexa

O KontoVexa junta os passos da rotina mensal: você emite faturas com numeração sequencial, envia ou fotografa comprovantes para a caixa de entrada e os lança como despesas com categoria, alíquota e parcela privada. A partir do plano Business, o KontoVexa lança pelo SKR03, importa extratos em CAMT, MT940 ou CSV e sugere na conciliação a fatura ou despesa correspondente. Daí saem a Umsatzsteuer-Voranmeldung e a Anlage EÜR, que você envia direto ao ELSTER; os comprovantes ficam arquivados por dez anos conforme a GoBD. Nos planos Business e Pro, seu Steuerberater recebe acesso gratuito. Uma visão geral está na página software de contabilidade para autônomos.

Perguntas frequentes