Comptabilité pour indépendants en Allemagne : ce que vous devez vraiment faire

Quelle comptabilité me faut-il en tant qu’indépendant ?

Le droit fiscal allemand connaît deux méthodes pour déterminer le bénéfice : l’Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) selon le § 4 Abs. 3 EStG, une sorte de comptabilité de trésorerie, et la comparaison des actifs (Betriebsvermögensvergleich) avec comptabilité en partie double (doppelte Buchführung), bilan et compte de résultat. Celle qui s’applique à vous dépend de la forme juridique et de la taille – pas de ce que fait votre conseiller bancaire ou une connaissance.

Les Freiberufler (§ 18 EStG) peuvent toujours utiliser l’EÜR, quels que soient leur chiffre d’affaires et leur bénéfice. Les commerçants (Gewerbetreibende) aussi, tant qu’ils ne sont pas tenus de tenir une comptabilité en tant que Kaufmann selon le HGB et que le Finanzamt ne les y invite pas selon le § 141 AO. Depuis 2024, les seuils sont de 800 000 € de chiffre d’affaires ou 80 000 € de bénéfice par exercice. Une GmbH ou une UG, en revanche, est toujours Kaufmann en raison de sa forme juridique et doit établir un bilan.

Pour en savoir plus sur le formulaire, consultez le guide sur l’Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Si vous débutez, lisez d’abord Devenir freelance en Allemagne.

Ce que vous devez enregistrer – et ce qui n’est pas nécessaire

L’EÜR n’est pas non plus une estimation. Le Finanzamt attend que chaque chiffre de l’Anlage EÜR repose sur un justificatif. Sont obligatoires :

• Toutes les recettes d’exploitation (Betriebseinnahmen) : factures émises, ventes en espèces, intérêts sur le compte professionnel, remboursements d’assurances, subventions.
• Tous les frais professionnels (Betriebsausgaben) avec justificatif : factures reçues, tickets de caisse, relevés bancaires pour les frais, justificatifs établis par vous-même (Eigenbelege) quand il n’y a pas de reçu.
• La TVA séparément : TVA encaissée (Umsatzsteuer) et TVA déductible payée (Vorsteuer), chacune par taux (voir La TVA pour les indépendants).
• Les achats de plus de 800 € HT dans le registre des immobilisations avec amortissement (voir AfA et biens de faible valeur (GWG)).
• Les repas d’affaires et les cadeaux, individuellement et séparément des autres dépenses (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Les parts privées, par exemple pour le téléphone portable ou la voiture, et les prélèvements ou apports privés (Privatentnahmen / Privateinlagen) – à indiquer dans l’Anlage EÜR si les intérêts d’emprunts professionnels dépassent 2 050 €.

Les règles de base des GoBD, une phrase par règle

Les GoBD (principes de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique) s’appliquent aussi aux entrepreneurs individuels qui font une EÜR. Au quotidien, cela signifie :

• Exhaustivité : chaque opération est enregistrée, même le café à 3,80 €.
• Exactitude et traçabilité : chaque écriture mène au justificatif et inversement.
• Enregistrement en temps utile : consigner les opérations en espèces chaque jour, les autres rapidement ; un enregistrement dans les dix jours est considéré comme sans problème.
• Inaltérabilité : corrections uniquement par écriture d’annulation (Stornobuchung) ou nouvelle version, jamais en écrasant – c’est pourquoi un simple fichier Excel n’est pas conforme aux GoBD.
• Conservation : pièces comptables huit ans, livres et EÜR dix ans, lettres commerciales six ans – détails dans le guide GoBD et durées de conservation.

Votre routine mensuelle : la comptabilité en 60–90 minutes

La plupart des problèmes surviennent quand les justificatifs dorment un an dans une boîte à chaussures. Prévoyez un rendez-vous fixe, par exemple le premier jour ouvré du mois – en cas de déclaration anticipée de TVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) mensuelle, au plus tard le 10.

En fin d’année s’ajoutent quelques étapes : calculer les amortissements du registre des immobilisations, rattacher les paiements récurrents autour du changement d’année selon la règle des dix jours (par exemple le paiement anticipé de TVA de décembre, versé avant le 10 janvier), comptabiliser les parts privées de la voiture et du téléphone et établir l’Anlage EÜR ainsi que la déclaration annuelle de TVA. Si vous avez bien tenu vos comptes toute l’année, cela prend des heures plutôt que des jours.

• Rassembler les justificatifs : boîte e-mail, portails clients, photos de tickets de caisse, factures électroniques (XML) – tout dans une seule boîte de réception.
• Saisir les dépenses : fournisseur, date, montant HT, taux de TVA, catégorie, si besoin part privée.
• Vérifier les factures émises : toutes les prestations du mois sont-elles facturées ? Les numéros se suivent-ils sans trou ?
• Rapprocher le relevé bancaire : chaque mouvement correspond à une facture, une dépense, un prélèvement privé ou un virement interne.
• Vérifier les impayés et, si besoin, relancer aimablement.
• Compter la caisse si vous avez des espèces dans l’entreprise (voir Livre de caisse (Kassenbuch)).
• Envoyer la déclaration anticipée de TVA ou noter le trimestre et constituer une réserve pour l’impôt sur le revenu (Réserves pour impôts).

Classement des justificatifs : numérique, mais ordonné

Vous pouvez scanner ou photographier les justificatifs papier puis détruire le papier (numérisation substitutive, ersetzendes Scannen), si l’image est lisible et complète et que vous décrivez votre procédure. Les justificatifs numériques – factures PDF, factures électroniques, commandes en ligne – se conservent dans leur format d’origine ; une impression ne suffit pas.

Un classement par année et par mois avec un numéro de justificatif unique, repris dans l’écriture, a fait ses preuves. Avec un logiciel de comptabilité, vous joignez le justificatif directement à l’écriture ; plus besoin de chercher en cas de question du Finanzamt. S’il manque un justificatif, vous rédigez un Eigenbeleg avec date, montant, bénéficiaire, objet et raison de l’absence de reçu – mais vous ne pouvez pas en déduire de TVA.

Rapprochement bancaire : l’étape de contrôle la plus importante

Le rapprochement entre le relevé bancaire et la comptabilité vous montre immédiatement ce qui manque : une dépense non saisie, une facture impayée ou un paiement comptabilisé deux fois. Le plus simple est d’avoir un compte professionnel (Geschäftskonto) dédié, sur lequel ne passent que des paiements professionnels.

Les rapprochements typiques sont : paiement reçu avec la facture émise, prélèvement avec la facture reçue, frais de tenue de compte comme frais bancaires, virement vers le compte privé comme prélèvement privé, paiement au Finanzamt comme paiement anticipé de TVA ou – pour l’impôt sur le revenu – également comme prélèvement privé, car l’impôt sur le revenu n’est pas un frais professionnel.

Astuce pour le rapprochement : si le solde de la comptabilité en fin de mois correspond au solde du relevé, le mois est complet. S’il diffère, il manque presque toujours un relevé, des frais non comptabilisés ou un paiement qui règle deux factures à la fois.

Exemple : un mois de comptabilité en chiffres

Lena est designer UX en profession libérale, assujettie à la TVA, avec déclaration anticipée trimestrielle. En mars 2026, son mois se présente ainsi :

Excel, logiciel ou conseiller fiscal ?

Juridiquement, vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même. La question est de savoir combien de temps, de risque et d’argent vous voulez y consacrer. Important : comme l’EÜR, la déclaration anticipée de TVA et la déclaration de taxe professionnelle ne peuvent plus être transmises que par voie électronique via ELSTER, il vous faut de toute façon un outil numérique.

Les erreurs de comptabilité les plus fréquentes

Les contrôleurs fiscaux retrouvent sans cesse ces erreurs chez les indépendants – toutes peuvent être évitées grâce à la routine mensuelle :

• Paiements privés et professionnels mélangés, sans justificatifs pour les prélèvements privés.
• Factures acceptées sans les mentions obligatoires – la déduction de TVA est alors perdue (voir Rédiger des factures).
• Justificatifs de repas d’affaires sans motif ni participants (voir Frais de repas d’affaires (Bewirtung)).
• Achats coûteux déduits immédiatement en totalité au lieu d’être répartis sur la durée d’utilisation.
• Impôt sur le revenu ou assurance maladie comptabilisés comme frais professionnels.
• Remboursements de TVA du Finanzamt oubliés – dans l’EÜR, ce sont des recettes d’exploitation.
• Factures électroniques conservées uniquement en impression PDF au lieu de l’original XML (voir Facture électronique (E-Rechnung)).

La comptabilité avec KontoVexa

KontoVexa réunit les étapes de la routine mensuelle : vous rédigez des factures à numérotation continue, téléversez ou photographiez les justificatifs dans la boîte de réception des justificatifs et les enregistrez comme dépenses avec catégorie, taux de TVA et part privée. À partir de la formule Business, KontoVexa comptabilise selon le SKR03, importe les relevés bancaires au format CAMT, MT940 ou CSV et propose, lors du rapprochement, la facture ou la dépense correspondante. Il en résulte la déclaration anticipée de TVA et l’Anlage EÜR, que vous envoyez directement à ELSTER ; les justificatifs sont archivés dix ans conformément aux GoBD. Avec les formules Business et Pro, vous donnez gratuitement accès à votre conseiller fiscal. Un aperçu sur la page Logiciel de comptabilité pour indépendants.

Questions fréquentes