Tenir un livre de caisse en Allemagne : qui doit le faire, que contient-il et comment bien le tenir

Qui doit tenir un livre de caisse ?

La réponse dépend du mode de détermination du bénéfice – et de l’existence même d’une caisse dans l’entreprise. Un livre de caisse est l’enregistrement des espèces d’une caisse professionnelle : solde initial, chaque recette, chaque dépense, solde final.

Les entreprises qui établissent un bilan sont tenues à la comptabilité en partie double par le droit commercial (§ 238 HGB) et par le § 140 ou § 141 AO. Si une telle entreprise a des espèces, un compte de caisse avec livre de caisse est obligatoire. Pour les indépendants qui établissent une Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), en revanche, aucune disposition n’exige expressément un livre de caisse. Les obligations d’enregistrement s’appliquent néanmoins : consigner les recettes et dépenses en espèces individuellement, de façon complète, exacte et quotidienne (§ 146 Abs. 1 AO), plus les enregistrements requis pour la TVA (§ 22 UStG).

Pas de caisse ? Alors pas besoin de livre de caisse

Beaucoup de Freiberufler – développeurs, traducteurs, consultants – sont payés exclusivement par virement. S’ils paient de temps en temps un ticket de stationnement ou des fournitures de bureau en espèces, ils apportent ainsi de l’argent de leur patrimoine privé. Ce justificatif est comptabilisé comme frais professionnel, la contrepartie est un apport privé (compte SKR03 1890). Il ne se crée alors aucune caisse professionnelle avec son propre solde – et donc aucune obligation de livre de caisse et aucun risque de solde de caisse négatif.

Une caisse ne devient utile que si vous encaissez régulièrement des espèces ou si vous gardez volontairement des espèces dans l’entreprise, par exemple comme fonds de caisse pour la monnaie.

Que contient un livre de caisse ?

Chaque ligne décrit une opération unique. Ces informations sont d’usage et répondent aux exigences des GoBD :

• Numéro d’ordre et date de l’opération.
• Numéro de pièce – chaque ligne a un justificatif (ticket de caisse, reçu, Eigenbeleg, bordereau de versement).
• Libellé : quoi, de qui ou à qui.
• Recette ou dépense en euros, ventilée par taux de TVA (19 %, 7 %, exonéré).
• Solde après l’opération ou en fin de journée.
• Mouvements d’espèces entre caisse et banque (Geldtransit) ainsi que prélèvements et apports privés.
• Mouvements de caisse par ordre chronologique – pas d’écriture globale « recettes d’octobre », sauf pour le rapport de caisse quotidien de la caisse ouverte.

Concordance de caisse : théorique égale réel

Kassensturzfähig signifie : le solde du livre de caisse doit à tout moment correspondre aux espèces comptées. Un contrôleur peut compter la caisse et la comparer au livre de caisse. Vous devez pouvoir expliquer les écarts ; des écarts réguliers et inexpliqués indiquent des enregistrements manquants.

Un solde de caisse négatif est impossible – on ne peut pas retirer d’une caisse plus que ce qu’elle contient. S’il apparaît, il manque des recettes ou des apports, ou des dépenses ont été à tort comptabilisées sur la caisse au lieu du privé. Le Finanzamt peut alors procéder à une estimation. Recomptez donc à chaque arrêté de caisse et consignez le résultat dans un procès-verbal de comptage (Zählprotokoll).

Exemple : une semaine de livre de caisse

Marco donne des cours de photo en profession libérale et vend des tirages photo lors d’événements (19 % de TVA). Il tient une caisse de monnaie. Voici sa semaine :

Comment bien lire l’exemple

Les 238,00 € de recettes des tirages photo contiennent 200,00 € HT et 38,00 € de TVA, les frais d’atelier de 178,50 € contiennent 150,00 € HT et 28,50 € de TVA. Les deux montants vont dans la déclaration anticipée de TVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) de la période. Sur les fournitures de bureau à 23,80 €, Marco peut déduire 3,80 € de TVA (Vorsteuer) ; les timbres sont exonérés de TVA, donc pas de TVA déductible.

Le versement de 400,00 € à la banque n’est ni une recette ni une dépense au sens fiscal, mais seulement un transfert de fonds (Geldtransit) : l’argent passe de la caisse au compte bancaire. Le vendredi soir, Marco compte 123,70 € dans la caisse – le théorique et le réel concordent, la caisse est kassensturzfähig. S’il avait oublié de comptabiliser le versement, le livre de caisse afficherait un solde de 523,70 €, alors que la caisse ne contiendrait que 123,70 € – un écart qu’un contrôleur voit immédiatement.

Caisse électronique avec TSE ou caisse ouverte ?

Si vous enregistrez vos recettes en espèces avec un système d’enregistrement électronique – caisse enregistreuse, caisse sur PC ou sur tablette –, vous devez utiliser, selon le § 146a AO et le règlement sur la sécurisation des caisses (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV), un dispositif de sécurité technique certifié (technische Sicherheitseinrichtung, TSE). Pour chaque opération, un ticket doit être établi et proposé au client (Belegausgabepflicht) ; un ticket électronique est également admis. Une dispense n’est possible, sur demande, que pour la vente de marchandises à de nombreuses personnes inconnues.

Depuis 2025, vous devez déclarer au Finanzamt via ELSTER chaque système d’enregistrement électronique, dans le mois suivant son acquisition ou sa mise hors service. Les infractions à l’obligation de TSE peuvent être sanctionnées d’une amende allant jusqu’à 25 000 € (§ 379 AO). Une caisse électronique n’est pas obligatoire : la caisse ouverte (offene Ladenkasse), c’est-à-dire une cassette à monnaie sans enregistrement électronique, reste autorisée. Vous tenez alors un rapport de caisse quotidien et comptez le solde chaque jour.

Pour la vente de marchandises contre espèces à de nombreuses personnes inconnues, le § 146 Abs. 1 AO permet de renoncer à l’enregistrement individuel de chaque vente – mais uniquement sans système de caisse électronique. Vous déterminez alors les recettes du jour à rebours (méthode rétrograde) au moyen d’un rapport de caisse :

• Solde final de caisse compté du jour (procès-verbal de comptage avec détail des pièces et billets).
• moins le solde initial de caisse (= solde final de la veille).
• plus les dépenses payées par la caisse, avec justificatifs.
• plus les prélèvements privés et les versements à la banque.
• moins les apports privés.
• = recettes du jour, ventilées par taux de TVA ; vous conservez le procès-verbal de comptage et les justificatifs des dépenses avec le rapport de caisse.

Kassennachschau : la visite inopinée

Depuis 2018, le Finanzamt peut, selon le § 146b AO, effectuer sans préavis pendant les heures d’ouverture un contrôle inopiné de la caisse (Kassennachschau). L’agent peut d’abord faire des achats tests sans se faire connaître, puis présenter sa carte et exiger : livre de caisse, rapports de caisse et procès-verbaux de comptage, accès aux données de caisse via l’interface numérique, documentation des procédures et, le cas échéant, un comptage de caisse. En cas de doute, il peut passer à un contrôle fiscal sur place (Außenprüfung) sans avis de vérification préalable.

Gardez donc à portée de main le livre de caisse, les justificatifs des derniers jours et les documents relatifs au système de caisse, même si vous êtes absent – vos salariés doivent savoir où tout se trouve et qui peut donner des renseignements dans l’entreprise. Une Kassennachschau n’est pas un contrôle fiscal, mais peut en devenir un.

Erreurs fréquentes dans le livre de caisse

Ces erreurs conduisent régulièrement à des estimations lors des contrôles :

• Livre de caisse dans un tableur modifiable sans journal – les modifications après coup ne sont pas visibles.
• Saisies faites après coup pour tout le mois au lieu de chaque jour.
• Solde de caisse négatif, parce qu’il manque des versements d’espèces à la banque ou des apports privés.
• Paiements par carte saisis dans le livre de caisse – ils relèvent du compte bancaire, pas de la caisse d’espèces.
• Dépenses privées payées par la caisse professionnelle sans être comptabilisées comme prélèvement privé.
• Corrections au correcteur liquide ou par surcharge dans un livre de caisse papier.
• Justificatifs de repas d’affaires sans motif ni participants (Bien justifier ses frais de repas d’affaires).

Le livre de caisse avec KontoVexa

KontoVexa n’est pas un système de caisse et n’a pas de TSE ; pour la vente au comptoir, il vous faut un système de caisse certifié ou une caisse ouverte. Pour la comptabilité, vous créez une caisse dans KontoVexa (à partir de la formule Business) sous Banque et caisse. Vous saisissez les dépenses et recettes en espèces avec justificatif, et les versements sur le compte professionnel (Geschäftskonto) comme transferts de fonds. Le livre de caisse affiche tous les mouvements par ordre chronologique avec le solde après chaque journée, s’exporte en CSV ou PDF et refuse un paiement en espèces qui ferait passer le solde sous zéro. La comptabilisation se fait selon le SKR03, et tout est repris dans l’Anlage EÜR. Vous classez les justificatifs dans la gestion des justificatifs.

Questions fréquentes