Kasa defteri tutmak: kim tutmalı, içine ne girer ve doğrusu nasıl yapılır

Kim kasa defteri tutmak zorundadır?

Cevap, kâr tespitinin türüne – ve işletmede bir kasa olup olmadığına bağlıdır. Kasa defteri, bir işletme kasasının nakit mevcudunun kaydıdır: açılış bakiyesi, her gelir, her gider, kapanış bakiyesi.

Bilanço tutan işletmeler ticaret hukukuna (§ 238 HGB) ve § 140 veya § 141 AO’ya göre çift taraflı kayıt yapmakla yükümlüdür. Böyle bir işletmenin nakdi varsa, kasa defteriyle bir kasa hesabı zorunlu olarak buna dahildir. Buna karşın gelir-gider hesabı (Einnahmenüberschussrechnung) yapan serbest çalışanlar için açıkça kasa defteri isteyen bir hüküm yoktur. Yine de kayıt yükümlülükleri geçerlidir: nakit gelir ve giderleri tek tek, eksiksiz, doğru ve her gün kaydetmek (§ 146 Abs. 1 AO), buna ek olarak KDV için kayıtlar (§ 22 UStG).

Kasa yok mu? O zaman kasa defterine de ihtiyacınız yok

Birçok Freiberufler – geliştiriciler, çevirmenler, danışmanlar – parasını yalnızca havaleyle alır. Ara sıra bir otopark bileti veya kırtasiyeyi nakit öderlerse, böylece özel varlıklarından para yatırmış olurlar. Bu belge işletme gideri olarak kaydedilir, karşı kayıt bir özel yatırımdır (SKR03 hesabı 1890). Bu sırada kendi mevcudu olan bir işletme kasası oluşmaz – dolayısıyla kasa defteri zorunluluğu ve negatif kasa bakiyesi riski de olmaz.

Bir kasa ancak düzenli olarak nakit tahsil ettiğinizde veya örneğin para üstü için işletmede bilinçli olarak nakit tuttuğunuzda anlamlı hale gelir.

Kasa defterine neler girer?

Her satır tek bir işlemi tanımlar. Şu bilgiler olağandır ve GoBD şartlarını karşılar:

• Sıra numarası ve işlemin tarihi.
• Belge numarası – her satır için bir belge vardır (kasa fişi, makbuz, kendi belgesi, yatırma dekontu).
• Kayıt açıklaması: ne, kimden veya kime.
• Euro olarak gelir veya gider, vergi oranına göre ayrılmış (%19, %7, vergiden muaf).
• İşlemden sonraki veya gün sonundaki bakiye.
• Kasa ile banka arasındaki nakit hareketleri (para transferi, Geldtransit) ile özel çekişler ve özel yatırımlar.
• Kasa hareketleri kronolojik sırayla – açık dükkân kasasının günlük kasa raporu dışında „Ekim gelirleri“ gibi toplu kayıt yok.

Sayıma hazırlık: Soll eşittir Ist

Sayıma hazır (kassensturzfähig) olmak şu demektir: Kasa defterine göre bakiye her an sayılan nakitle uyuşmalıdır. Bir denetçi kasayı sayıp kasa defteriyle karşılaştırabilir. Farkları açıklayabilmeniz gerekir; düzenli, açıklanamayan sapmalar eksik kayıtlara işaret eder.

Negatif kasa bakiyesi imkânsızdır – bir kasadan içinde olandan fazlası çıkarılamaz. Ortaya çıkarsa ya gelirler veya yatırımlar eksiktir ya da giderler özel yerine yanlışlıkla kasadan kaydedilmiştir. Finanzamt o zaman tahmin yapabilir. Bu yüzden her kasa hesabında yeniden sayın ve sonucu bir sayım tutanağına (Zählprotokoll) yazın.

Örnek: bir haftalık kasa defteri

Marco serbest çalışan olarak fotoğraf kursları veriyor ve etkinliklerde fotoğraf baskıları satıyor (%19 KDV). Bir para üstü kasası tutuyor. Haftası böyle görünüyor:

Örneği doğru okumak

Fotoğraf baskılarından gelen 238,00 € gelirin içinde 200,00 € net ve 38,00 € KDV, 178,50 €’luk kurs ücretinin içinde 150,00 € net ve 28,50 € KDV vardır. Her iki tutar da o dönemin KDV ön beyannamesine (Umsatzsteuer-Voranmeldung) girer. 23,80 €’luk kırtasiyeden Marco 3,80 € indirilecek KDV düşebilir; posta pulları KDV’den muaftır, bu yüzden indirilecek KDV yoktur.

Bankaya yatırılan 400,00 € vergisel anlamda ne gelir ne giderdir, yalnızca bir para transferidir: Para kasadan banka hesabına geçer. Cuma akşamı Marco kasada 123,70 € sayıyor – Soll ve Ist uyuşuyor, kasa sayıma hazır. Yatırmayı kaydetmeyi unutsaydı, kasa defterinde 523,70 € bakiye görünür ama kasada yalnızca 123,70 € olurdu – bir denetçinin hemen göreceği bir fark.

TSE’li elektronik kasa mı, açık dükkân kasası mı?

Nakit gelirlerini elektronik bir kayıt sistemiyle – yazar kasa, bilgisayar veya tablet kasası – kaydeden kişi, § 146a AO ve Kasa Güvenliği Yönetmeliği’ne (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV) göre sertifikalı bir teknik güvenlik donanımı (TSE) kullanmak zorundadır. Her işlem için bir fiş oluşturulmalı ve müşteriye sunulmalıdır (fiş verme zorunluluğu, Belegausgabepflicht); elektronik fiş de caizdir. Muafiyet yalnızca çok sayıda tanınmayan kişiye mal satışında talep üzerine mümkündür.

2025’ten beri her elektronik kayıt sistemini, satın alma veya kullanımdan kaldırmadan sonra bir ay içinde ELSTER üzerinden Finanzamt’a bildirmeniz gerekir. TSE zorunluluğuna aykırılıklar 25.000 €’ya kadar para cezasıyla cezalandırılabilir (§ 379 AO). Elektronik kasa zorunlu değildir: Açık dükkân kasası (offene Ladenkasse), yani elektronik kaydı olmayan bir para kutusu hâlâ serbesttir. O zaman günlük bir kasa raporu tutar ve bakiyeyi her gün sayarsınız.

Çok sayıda tanınmayan kişiye nakit karşılığı mal satışında § 146 Abs. 1 AO, her satışın tek tek kaydından vazgeçmeye izin verir – ama yalnızca elektronik kasa sistemi olmadan. Günlük gelirleri o zaman bir kasa raporuyla geriye doğru (retrograd) belirlersiniz:

• Günün sayılan kasa kapanış bakiyesi (küpür dökümlü sayım tutanağı).
• eksi kasa açılış bakiyesi (= önceki günün kapanış bakiyesi).
• artı belgeleriyle kasadan yapılan giderler.
• artı özel çekişler ve bankaya yatırmalar.
• eksi özel yatırımlar.
• = vergi oranlarına göre ayrılmış günlük gelirler; sayım tutanağını ve giderlerin belgelerini kasa raporuyla birlikte saklarsınız.

Kasa denetimi (Kassennachschau): habersiz ziyaret

2018’den beri Finanzamt § 146b AO’ya göre çalışma saatleri içinde önceden haber vermeden kasa denetimi (Kassennachschau) yapabilir. Görevli önce kimliğini belli etmeden test alışverişleri yapabilir, sonra kimliğini gösterip şunları isteyebilir: kasa defteri, kasa raporları ve sayım tutanakları, dijital arayüz üzerinden kasa verilerine erişim, süreç dokümantasyonu ve gerekirse kasa sayımı. Şüphe doğarsa önceden denetim emri olmadan bir dış denetime (Außenprüfung) geçebilir.

Bu yüzden kasa defterini, son günlerin belgelerini ve kasa sistemine ilişkin belgeleri, kendiniz o an orada olmasanız bile el altında tutun – çalışanlar her şeyin nerede olduğunu ve işletmede kimin bilgi verebileceğini bilmelidir. Kasa denetimi bir vergi denetimi değildir, ama birine dönüşebilir.

Kasa defterinde sık yapılan hatalar

Bu hatalar denetimlerde düzenli olarak tahmine yol açar:

• Kasa defterini kayıt geçmişi olmayan düzenlenebilir bir tabloda tutmak – sonradan yapılan değişiklikler görülemez.
• Kayıtları her gün yerine sonradan tüm ay için yapmak.
• Bankaya nakit yatırmalar veya özel yatırımlar eksik olduğu için negatif kasa bakiyesi.
• Kartlı ödemeleri kasa defterine kaydetmek – bunlar nakit kasasına değil, banka hesabına aittir.
• İşletme kasasından yapılan özel harcamaları özel çekiş olarak kaydetmemek.
• Kâğıt kasa defterinde daksil veya üzerine yazarak düzeltme.
• Amaç ve katılımcı içermeyen ağırlama belgeleri (ağırlama giderlerini doğru belgelemek).

KontoVexa ile kasa defteri

KontoVexa bir kasa sistemi değildir ve TSE’si yoktur; tezgâhta satış için sertifikalı bir kasa sistemine veya açık dükkân kasasına ihtiyacınız var. Muhasebe için KontoVexa’da (Business’tan itibaren) „Banka ve kasa“ altında bir kasa tanımlarsınız. Nakit giderleri ve gelirleri belgeleriyle, işletme hesabına (Geschäftskonto) yatırmaları para transferi olarak kaydedersiniz. Kasa defteri tüm hareketleri kronolojik sırayla, her günden sonraki bakiyeyle gösterir, CSV veya PDF olarak dışa aktarılabilir ve bakiyeyi sıfırın altına düşürecek bir nakit ödemeyi reddeder. Kayıt SKR03’e göre yapılır ve her şey Anlage EÜR’e akar. Belgeleri belge yönetiminde arşivlersiniz.

Sık sorulan sorular