مسك دفتر الصندوق (Kassenbuch) في ألمانيا: من يجب عليه، وماذا يتضمن، وكيف يتم بشكل صحيح

من يجب عليه مسك دفتر الصندوق؟

تعتمد الإجابة على طريقة تحديد الربح – وعلى ما إذا كان في المشروع صندوق أصلًا. ودفتر الصندوق (Kassenbuch) هو سجل الرصيد النقدي لصندوق تجاري: الرصيد الافتتاحي، وكل إيراد، وكل نفقة، والرصيد الختامي.

الشركات التي تعدّ ميزانية ملزمة وفق القانون التجاري (§ 238 HGB) و§ 140 أو § 141 AO بالقيد المزدوج. وإذا كان لدى مثل هذه الشركة نقد، فإن حساب الصندوق مع دفتر الصندوق جزء إلزامي من ذلك. أما للعاملين لحسابهم الخاص الذين يعدّون حساب فائض الإيرادات (Einnahmenüberschussrechnung) فلا توجد قاعدة تشترط صراحةً دفتر صندوق. ومع ذلك تسري التزامات التسجيل: تسجيل الإيرادات والنفقات النقدية منفردة وكاملة وصحيحة ويوميًا (§ 146 Abs. 1 AO)، إضافة إلى السجلات الخاصة بضريبة القيمة المضافة (§ 22 UStG).

لا صندوق؟ إذن لا تحتاج إلى دفتر صندوق

كثير من أصحاب المهن الحرة – المطوّرون والمترجمون والمستشارون – يتلقون أموالهم حصريًا بالتحويل. وإذا دفعوا أحيانًا تذكرة موقف أو لوازم مكتبية نقدًا، فإنهم بذلك يودعون مالًا من ذمتهم الخاصة. ويُقيَّد هذا الإيصال كمصروف تشغيلي، والقيد المقابل إيداع خاص (Privateinlage، الحساب 1890 في SKR03). ولا ينشأ بذلك صندوق تجاري برصيد خاص – وبالتالي لا إلزام بدفتر صندوق ولا خطر رصيد صندوق سالب.

يصبح الصندوق مفيدًا فقط عندما تتلقى نقدًا بانتظام أو تحتفظ عمدًا برصيد نقدي في المشروع، مثلًا كفكّة.

ماذا يتضمن دفتر الصندوق؟

كل سطر يصف عملية واحدة. وهذه البيانات معتادة وتلبي متطلبات GoBD:

• رقم تسلسلي وتاريخ العملية.
• رقم الإيصال – لكل سطر إيصال (إيصال صندوق، وصل، إيصال ذاتي، إيصال إيداع).
• نص القيد: ماذا، ومن مَن أو إلى مَن.
• الإيراد أو النفقة باليورو، مفصولة حسب نسبة الضريبة (19 %، 7 %، معفى).
• الرصيد بعد العملية أو في نهاية اليوم.
• حركات النقد بين الصندوق والبنك (Geldtransit)، إضافة إلى السحوبات والإيداعات الخاصة.
• حركات الصندوق بترتيب زمني – لا قيد إجمالي مثل «إيرادات أكتوبر»، إلا في تقرير الصندوق اليومي للصندوق المفتوح.

القابلية للمطابقة: الدفتري يساوي الفعلي

القابلية للمطابقة (Kassensturzfähigkeit) تعني: يجب أن يتطابق الرصيد وفق دفتر الصندوق في أي وقت مع النقد المعدود. ويمكن للمدقق أن يعدّ الصندوق ويقارنه بدفتر الصندوق. ويجب أن تتمكن من تفسير الفروق؛ والانحرافات المنتظمة غير المفسَّرة مؤشر على سجلات ناقصة.

الرصيد السالب للصندوق مستحيل – فلا يمكن أن تأخذ من صندوق أكثر مما فيه. وإذا ظهر، فهناك إيرادات أو إيداعات ناقصة، أو قُيّدت نفقات خطأً من الصندوق بدلًا من المال الخاص. ويحق لـ Finanzamt حينها التقدير. لذلك عُدّ النقد عند كل تسوية للصندوق وسجّل النتيجة في محضر عدّ (Zählprotokoll).

مثال: أسبوع من دفتر الصندوق

ماركو يقدّم دورات تصوير كصاحب مهنة حرة ويبيع في الفعاليات صورًا مطبوعة (19 % ضريبة قيمة مضافة). ويحتفظ بصندوق للفكّة. هكذا يبدو أسبوعه:

هكذا تقرأ المثال بشكل صحيح

في الـ 238,00 € من إيرادات الصور المطبوعة 200,00 € صافيًا و38,00 € ضريبة قيمة مضافة، وفي رسوم الدورة البالغة 178,50 € هناك 150,00 € صافيًا و28,50 € ضريبة قيمة مضافة. والمبلغان يدخلان في الإقرار المسبق لضريبة القيمة المضافة للفترة. ومن اللوازم المكتبية بـ 23,80 € يمكن لماركو خصم 3,80 € ضريبة مدخلات؛ أما الطوابع فمعفاة من ضريبة القيمة المضافة، ولذلك لا ضريبة مدخلات.

إيداع 400,00 € في البنك ليس إيرادًا ولا نفقة بالمعنى الضريبي، بل مجرد تحويل نقدي (Geldtransit): ينتقل المال من الصندوق إلى الحساب البنكي. ومساء الجمعة يعدّ ماركو 123,70 € في الصندوق – الدفتري والفعلي متطابقان، والصندوق قابل للمطابقة. ولو نسي قيد الإيداع، لظهر في دفتر الصندوق رصيد 523,70 €، بينما لا يوجد في الصندوق سوى 123,70 € – فرق يراه المدقق فورًا.

صندوق إلكتروني مع TSE أم صندوق مفتوح؟

من يسجّل إيراداته النقدية بنظام تسجيل إلكتروني – آلة تسجيل نقدية، أو صندوق على الحاسوب أو الجهاز اللوحي – يجب عليه وفق § 146a AO ولائحة تأمين أجهزة الصندوق (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) استخدام وحدة أمان تقنية معتمدة (TSE). ولكل عملية يجب إنشاء إيصال وعرضه على العميل (إلزام إصدار الإيصال – Belegausgabepflicht)؛ والإيصال الإلكتروني مقبول أيضًا. والإعفاء ممكن فقط عند بيع السلع لعدد كبير من الأشخاص غير المعروفين وبناءً على طلب.

منذ 2025 يجب أن تُبلغ Finanzamt عن كل نظام تسجيل إلكتروني عبر ELSTER، وذلك خلال شهر من شرائه أو إيقاف تشغيله. ويمكن أن تُعاقب مخالفات إلزام TSE بغرامة تصل إلى 25.000 € (§ 379 AO). والصندوق الإلكتروني ليس إلزاميًا: فالصندوق المفتوح (offene Ladenkasse)، أي صندوق نقود دون تسجيل إلكتروني، لا يزال مسموحًا. عندها تمسك تقرير صندوق يومي (Kassenbericht) وتعدّ الرصيد يوميًا.

عند بيع السلع لعدد كبير من الأشخاص غير المعروفين مقابل دفع نقدي، يسمح § 146 Abs. 1 AO بالتخلي عن التسجيل المنفرد لكل عملية بيع – لكن فقط دون نظام صندوق إلكتروني. وعندها تحدد إيرادات اليوم بشكل عكسي (retrograd) عبر تقرير الصندوق:

• الرصيد الختامي المعدود للصندوق في ذلك اليوم (محضر عدّ مع الفئات).
• ناقص الرصيد الافتتاحي للصندوق (= الرصيد الختامي لليوم السابق).
• زائد النفقات من الصندوق مع إيصالاتها.
• زائد السحوبات الخاصة والإيداعات في البنك.
• ناقص الإيداعات الخاصة.
• = إيرادات اليوم، مفصولة حسب نسب الضريبة؛ وتحتفظ بمحضر العدّ وإيصالات النفقات مع تقرير الصندوق.

التفتيش المفاجئ على الصندوق: زيارة دون إعلان مسبق

منذ 2018 يحق لـ Finanzamt وفق § 146b AO إجراء تفتيش مفاجئ على الصندوق (Kassennachschau) دون إعلان مسبق خلال ساعات العمل. ويمكن للموظف الرسمي أن يجري أولًا مشتريات اختبارية دون أن يُعرف، ثم يُبرز هويته ويطلب: دفتر الصندوق، وتقارير الصندوق ومحاضر العدّ، والوصول إلى بيانات الصندوق عبر الواجهة الرقمية، وتوثيق الإجراءات، وعند الاقتضاء جردًا فوريًا للصندوق. وإذا نشأت شكوك، يمكنه الانتقال إلى تدقيق ميداني (Außenprüfung) دون أمر تدقيق مسبق.

لذلك احتفظ بدفتر الصندوق وإيصالات الأيام الأخيرة ومستندات نظام الصندوق في متناول اليد، حتى لو لم تكن موجودًا بنفسك – وينبغي أن يعرف الموظفون أين يوجد كل شيء ومن يحق له تقديم المعلومات في المشروع. والتفتيش المفاجئ على الصندوق ليس تدقيقًا ضريبيًا، لكنه قد يتحول إلى تدقيق.

أخطاء شائعة في دفتر الصندوق

هذه الأخطاء تؤدي في عمليات التدقيق بانتظام إلى التقديرات:

• دفتر صندوق في جدول قابل للتعديل دون سجل – فلا يمكن ملاحظة التعديلات اللاحقة.
• إدخالات لاحقة للشهر كله بدلًا من إدخالها يوميًا.
• رصيد صندوق سالب، لأن الإيداعات النقدية في البنك أو الإيداعات الخاصة غير مسجّلة.
• تسجيل مدفوعات البطاقة في دفتر الصندوق – فهي تخص الحساب البنكي لا صندوق النقد.
• نفقات خاصة من الصندوق التجاري دون قيدها كسحب خاص.
• تصحيحات بمزيل الحبر أو بالكتابة فوق النص في دفتر صندوق ورقي.
• إيصالات ضيافة دون المناسبة والمشاركين (توثيق تكاليف الضيافة بشكل صحيح).

دفتر الصندوق مع KontoVexa

KontoVexa ليس نظام صندوق وليس فيه TSE؛ وللبيع على منضدة المتجر تحتاج إلى نظام صندوق معتمد أو صندوق مفتوح. ولأغراض المحاسبة تُنشئ في KontoVexa (اعتبارًا من Business) صندوقًا تحت «البنك والصندوق». وتسجّل النفقات والإيرادات النقدية مع إيصالاتها، والإيداعات في الحساب التجاري كتحويل نقدي (Geldtransit). ويُظهر دفتر الصندوق جميع الحركات بترتيب زمني مع الرصيد بعد كل يوم، ويمكن تصديره بصيغة CSV أو PDF، ويرفض أي دفعة نقدية قد تجعل الرصيد أقل من الصفر. ويتم القيد وفق SKR03، ويصب كل شيء في Anlage EÜR. وتحفظ الإيصالات في إدارة الإيصالات.

أسئلة شائعة