Książka kasowa (Kassenbuch) w Niemczech: kto musi ją prowadzić, co w niej zapisać i jak to robić dobrze

Kto musi prowadzić książkę kasową?

Odpowiedź zależy od sposobu ustalania zysku – i od tego, czy w firmie w ogóle jest kasa. Książka kasowa to ewidencja stanu gotówki w kasie firmowej: stan początkowy, każdy wpływ, każdy wydatek, stan końcowy.

Firmy sporządzające bilans są zobowiązane do pełnej księgowości na podstawie prawa handlowego (§ 238 HGB) oraz § 140 lub § 141 AO. Jeśli taka firma ma gotówkę, konto kasowe z książką kasową jest obowiązkowe. Dla samozatrudnionych rozliczających się przez rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR) nie ma natomiast przepisu, który wyraźnie wymaga książki kasowej. Mimo to obowiązują obowiązki ewidencyjne: wpływy i wydatki gotówkowe zapisywać osobno, kompletnie, prawidłowo i codziennie (§ 146 Abs. 1 AO), a do tego zapisy dla VAT (§ 22 UStG).

Nie masz kasy? To nie potrzebujesz też książki kasowej

Wielu Freiberufler – programistów, tłumaczy, doradców – otrzymuje pieniądze wyłącznie przelewem. Jeśli od czasu do czasu płacą gotówką za parking lub artykuły biurowe, wnoszą tym samym pieniądze ze swojego majątku prywatnego. Taki dokument księguje się jako koszt firmowy, a zapisem przeciwstawnym jest wpłata prywatna (konto SKR03 1890). Nie powstaje przy tym kasa firmowa z własnym stanem – a więc nie ma obowiązku prowadzenia książki kasowej ani ryzyka ujemnego stanu kasy.

Kasa ma sens dopiero wtedy, gdy regularnie przyjmujesz gotówkę lub świadomie trzymasz zapas gotówki w firmie, np. na wydawanie reszty.

Co zawiera książka kasowa?

Każdy wiersz opisuje jedną operację. Te dane są standardem i spełniają wymogi GoBD:

• Kolejny numer i data operacji.
• Numer dokumentu – do każdego wiersza jest dokument (paragon, pokwitowanie, dowód własny, potwierdzenie wpłaty).
• Opis: co, od kogo lub dla kogo.
• Wpływ lub wydatek w euro, osobno według stawki VAT (19 %, 7 %, zwolnione).
• Stan po operacji lub na koniec dnia.
• Przepływy gotówki między kasą a bankiem (Geldtransit) oraz wypłaty i wpłaty prywatne.
• Operacje kasowe w kolejności chronologicznej – bez zbiorczego zapisu „wpływy październik”, z wyjątkiem codziennego raportu kasowego przy otwartej kasie.

Zgodność z kasą (Kassensturzfähigkeit): stan zapisany równa się faktycznemu

Kassensturzfähig oznacza: stan według książki kasowej musi w każdej chwili zgadzać się z przeliczoną gotówką. Kontroler może przeliczyć kasę i porównać ją z książką kasową. Różnice musisz umieć wyjaśnić; regularne, niewyjaśnione rozbieżności wskazują na brakujące zapisy.

Ujemny stan kasy jest niemożliwy – z kasy nie da się wyjąć więcej, niż w niej jest. Jeśli się pojawi, brakuje wpływów lub wpłat albo wydatki błędnie zaksięgowano z kasy zamiast jako prywatne. Finanzamt może wtedy szacować. Dlatego przy każdym rozliczeniu kasy przeliczaj gotówkę i zapisuj wynik w protokole liczenia.

Przykład: tydzień w książce kasowej

Marco prowadzi jako Freiberufler kursy fotografii i sprzedaje na wydarzeniach wydruki zdjęć (19 % VAT). Ma kasę na wydawanie reszty. Tak wygląda jego tydzień:

Jak prawidłowo czytać przykład

W 238,00 € wpływów z wydruków zdjęć mieści się 200,00 € netto i 38,00 € VAT, w opłacie za kurs 178,50 € – 150,00 € netto i 28,50 € VAT. Obie kwoty należą do wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) za dany okres. Z artykułów biurowych za 23,80 € Marco może odliczyć 3,80 € Vorsteuer; znaczki są zwolnione z VAT, więc nie ma Vorsteuer.

Wpłata 400,00 € do banku nie jest ani przychodem, ani wydatkiem w sensie podatkowym, lecz tylko przelewem między własnymi kontami (Geldtransit): pieniądze przechodzą z kasy na konto bankowe. W piątek wieczorem Marco liczy 123,70 € w kasie – stan zapisany i faktyczny się zgadzają, kasa jest zgodna. Gdyby zapomniał zaksięgować wpłatę, w książce kasowej widniałby stan 523,70 €, a w kasie byłoby tylko 123,70 € – różnica, którą kontroler od razu zauważy.

Kasa elektroniczna z TSE czy otwarta kasa?

Kto rejestruje wpływy gotówkowe systemem elektronicznym – kasą rejestrującą, kasą na PC lub tablecie – musi zgodnie z § 146a AO i rozporządzeniem o zabezpieczeniu kas (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV) używać certyfikowanego technicznego modułu zabezpieczającego (TSE). Dla każdej operacji trzeba wystawić paragon i zaoferować go klientowi (Belegausgabepflicht); dopuszczalny jest też paragon elektroniczny. Zwolnienie jest możliwe tylko na wniosek przy sprzedaży towarów wielu nieznanym osobom.

Od 2025 r. musisz zgłaszać do Finanzamt przez ELSTER każdy elektroniczny system rejestrujący, w ciągu miesiąca od zakupu lub wycofania z użytku. Naruszenia obowiązku TSE mogą być karane grzywną do 25.000 € (§ 379 AO). Kasa elektroniczna nie jest obowiązkowa: otwarta kasa (offene Ladenkasse), czyli kasetka na pieniądze bez elektronicznej rejestracji, jest nadal dozwolona. Prowadzisz wtedy codzienny raport kasowy (Kassenbericht) i codziennie liczysz stan.

Przy sprzedaży towarów wielu nieznanym osobom za gotówkę § 146 Abs. 1 AO pozwala zrezygnować z osobnego zapisu każdej sprzedaży – ale tylko bez elektronicznego systemu kasowego. Dzienne wpływy ustalasz wtedy wstecz (retrogradnie) za pomocą raportu kasowego:

• Przeliczony stan końcowy kasy z danego dnia (protokół liczenia z nominałami).
• minus stan początkowy kasy (= stan końcowy z poprzedniego dnia).
• plus wydatki z kasy z dokumentami.
• plus wypłaty prywatne i wpłaty do banku.
• minus wpłaty prywatne.
• = dzienne wpływy, osobno według stawek VAT; protokół liczenia i dokumenty wydatków przechowujesz razem z raportem kasowym.

Kassennachschau: niezapowiedziana wizyta

Od 2018 r. Finanzamt może zgodnie z § 146b AO bez zapowiedzi w godzinach pracy przeprowadzić kontrolę kasy (Kassennachschau). Urzędnik może najpierw incognito dokonać zakupów testowych, potem się wylegitymować i zażądać: książki kasowej, raportów kasowych i protokołów liczenia, dostępu do danych kasy przez interfejs cyfrowy, dokumentacji procedur i ewentualnie przeliczenia kasy. Jeśli pojawią się wątpliwości, może bez wcześniejszego zarządzenia kontroli przejść do kontroli zewnętrznej (Außenprüfung).

Dlatego miej pod ręką książkę kasową, dokumenty z ostatnich dni i dokumentację systemu kasowego, nawet gdy sam nie jesteś na miejscu – pracownicy powinni wiedzieć, gdzie wszystko jest i kto w firmie może udzielać informacji. Kassennachschau nie jest kontrolą podatkową (Betriebsprüfung), ale może w nią przejść.

Częste błędy w książce kasowej

Te błędy regularnie prowadzą przy kontrolach do szacowania:

• Książka kasowa w edytowalnym arkuszu bez protokołu – późniejsze zmiany są niewidoczne.
• Wpisy dodawane później za cały miesiąc zamiast codziennie.
• Ujemny stan kasy, bo brakuje wpłat gotówki do banku lub wpłat prywatnych.
• Płatności kartą zapisane w książce kasowej – należą do konta bankowego, nie do kasy gotówkowej.
• Prywatne wydatki z kasy firmowej bez zaksięgowania jako wypłata prywatna.
• Korekty korektorem lub przez nadpisanie w papierowej książce kasowej.
• Dowody poczęstunku bez okazji i uczestników (jak prawidłowo dokumentować koszty poczęstunku).

Książka kasowa w KontoVexa

KontoVexa nie jest systemem kasowym i nie ma TSE; do sprzedaży przy ladzie potrzebujesz certyfikowanego systemu kasowego lub otwartej kasy. Na potrzeby księgowości zakładasz w KontoVexa (od taryfy Business) kasę w „Bank i kasa”. Wydatki i wpływy gotówkowe rejestrujesz z dokumentem, a wpłaty na konto firmowe jako przelew między własnymi kontami (Geldtransit). Książka kasowa pokazuje wszystkie operacje w kolejności chronologicznej ze stanem po każdym dniu, można ją wyeksportować jako CSV lub PDF i odrzuca płatność gotówkową, która obniżyłaby stan poniżej zera. Księgowanie odbywa się według SKR03, a wszystko trafia do Anlage EÜR. Dokumenty przechowujesz w zarządzaniu dokumentami.

Najczęstsze pytania