Księgowość dla samozatrudnionych w Niemczech: co naprawdę musisz robić

Jakiej księgowości potrzebuję jako samozatrudniony?

Niemieckie prawo podatkowe zna dwa sposoby ustalania zysku: rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR) według § 4 Abs. 3 EStG oraz porównanie majątku firmy (Betriebsvermögensvergleich) z pełną księgowością, bilansem i rachunkiem zysków i strat. To, który dotyczy Ciebie, zależy od formy prawnej i wielkości firmy – a nie od tego, co robi Twój doradca bankowy czy znajomy.

Freiberufler (§ 18 EStG) mogą zawsze korzystać z EÜR, bez względu na wysokość obrotu i zysku. Przedsiębiorcy z Gewerbe również, dopóki nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg jako kupiec (Kaufmann) według HGB i Finanzamt nie wezwie ich do tego na podstawie § 141 AO. Progi wynoszą od 2024 r. 800.000 € obrotu lub 80.000 € zysku w roku obrotowym. GmbH lub UG jest natomiast zawsze kupcem z racji formy prawnej i musi sporządzać bilans.

Więcej o formularzu znajdziesz w poradniku o rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR). Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj najpierw działalność gospodarcza w Niemczech.

Co musisz ewidencjonować – a czego nie

Także EÜR nie jest szacunkiem. Finanzamt oczekuje, że każda liczba w Anlage EÜR wynika z dokumentu. Obowiązkowe są:

• Wszystkie przychody firmy (Betriebseinnahmen): faktury sprzedażowe, sprzedaż za gotówkę, odsetki na koncie firmowym, zwroty od ubezpieczycieli, dotacje.
• Wszystkie koszty firmowe (Betriebsausgaben) z dokumentem: faktury zakupowe, paragony, wyciągi bankowe przy opłatach, dowody własne (Eigenbeleg) tam, gdzie nie ma pokwitowania.
• VAT osobno: otrzymany VAT (Umsatzsteuer) i zapłacony podatek naliczony (Vorsteuer), każdy według stawki (zob. VAT dla samozatrudnionych).
• Zakupy powyżej 800 € netto w ewidencji środków trwałych z amortyzacją (zob. AfA i środki trwałe niskiej wartości (GWG)).
• Poczęstunki (Bewirtung) i prezenty osobno i oddzielnie od innych wydatków (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Udziały prywatne, np. przy telefonie lub aucie, oraz wypłaty i wpłaty prywatne (Privatentnahmen/-einlagen) – do wykazania w Anlage EÜR, jeśli odsetki od długów firmowych przekraczają 2.050 €.

Podstawowe zasady GoBD – po jednym zdaniu na zasadę

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej) obowiązują także jednoosobowe firmy z EÜR. Na co dzień oznacza to:

• Kompletność: każda operacja gospodarcza jest rejestrowana, także kawa za 3,80 €.
• Prawidłowość i przejrzystość: każdy zapis prowadzi do dokumentu i z powrotem.
• Terminowość: transakcje gotówkowe zapisuj codziennie, bezgotówkowe na bieżąco; rejestracja w ciągu dziesięciu dni uchodzi za bezpieczną.
• Niezmienialność: korekty tylko przez zapis stornujący lub nową wersję, nigdy przez nadpisanie – dlatego sama lista w Excelu nie jest bezpieczna pod kątem GoBD.
• Przechowywanie: dowody księgowe osiem lat, księgi i EÜR dziesięć lat, pisma handlowe sześć lat – szczegóły w poradniku GoBD i okresy przechowywania.

Twoja comiesięczna rutyna: księgowość w 60–90 minut

Większość problemów powstaje, gdy dokumenty przez rok leżą w pudełku po butach. Zaplanuj stały termin, np. pierwszy dzień roboczy miesiąca – przy miesięcznej wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) najpóźniej do 10.

Na koniec roku dochodzi kilka kroków: obliczyć amortyzację w ewidencji środków trwałych, przypisać regularnie powtarzające się płatności z przełomu roku według zasady dziesięciu dni (np. przedpłatę VAT za grudzień zapłaconą do 10 stycznia), zaksięgować udziały prywatne za auto i telefon oraz sporządzić Anlage EÜR i roczną deklarację VAT (Umsatzsteuererklärung). Kto przez cały rok księgował porządnie, potrzebuje na to raczej godzin niż dni.

• Zebrać dokumenty: skrzynka e-mail, portale klientów, zdjęcia paragonów, e-faktury (XML) – wszystko w jedno miejsce.
• Zarejestrować wydatki: dostawca, data, netto, stawka VAT, kategoria, w razie potrzeby udział prywatny.
• Sprawdzić faktury sprzedażowe: czy wszystkie usługi z miesiąca są rozliczone? Czy numery są ciągłe?
• Uzgodnić wyciąg bankowy: każda operacja na koncie należy do faktury, wydatku, wypłaty prywatnej lub przeksięgowania.
• Sprawdzić pozycje otwarte (Offene Posten) i w razie potrzeby uprzejmie przypomnieć o płatności.
• Przeliczyć kasę, jeśli masz w firmie gotówkę (zob. książka kasowa (Kassenbuch)).
• Wysłać wstępną deklarację VAT lub zanotować kwartał i odłożyć rezerwę na podatek dochodowy (rezerwy na podatki).

Archiwum dokumentów: cyfrowe, ale uporządkowane

Papierowe dokumenty możesz zeskanować lub sfotografować, a następnie zniszczyć papier (skanowanie zastępujące, ersetzendes Scannen), jeśli obraz jest czytelny i kompletny, a Ty opiszesz swoją procedurę. Dokumenty cyfrowe – faktury PDF, e-faktury, zamówienia online – przechowujesz w oryginalnym formacie; wydruk nie wystarczy.

Sprawdza się archiwum według roku i miesiąca z jednoznacznym numerem dokumentu, który znajduje się też w zapisie księgowym. Kto korzysta z programu do księgowości, dołącza dokument bezpośrednio do zapisu; odpada wtedy szukanie przy pytaniach z Finanzamt. Jeśli brakuje dokumentu, sporządzasz dowód własny (Eigenbeleg) z datą, kwotą, odbiorcą, celem i powodem braku pokwitowania – Vorsteuer nie możesz jednak z niego odliczyć.

Uzgodnienie z bankiem: najważniejszy krok kontrolny

Uzgodnienie wyciągu bankowego z księgowością od razu pokazuje, czego brakuje: niezarejestrowanego wydatku, nieopłaconej faktury lub płatności zaksięgowanej dwa razy. Najprościej jest z osobnym kontem firmowym (Geschäftskonto), na którym są tylko płatności firmowe.

Typowe przypisania przy uzgodnieniu to: wpływ płatności do faktury sprzedażowej, polecenie zapłaty do faktury zakupowej, opłata za prowadzenie konta jako koszty obrotu pieniężnego, przelew na konto prywatne jako wypłata prywatna, płatność do Finanzamt jako przedpłata VAT albo – przy podatku dochodowym – również jako wypłata prywatna, bo podatek dochodowy nie jest kosztem firmowym.

Wskazówka: jeśli saldo w księgowości na koniec miesiąca zgadza się ze stanem konta według wyciągu, miesiąc jest kompletny. Jeśli się różni, prawie zawsze brakuje wyciągu, niezaksięgowanej opłaty lub płatności, która reguluje dwie faktury naraz.

Przykład: miesiąc księgowości w liczbach

Lena jest UX designerką w wolnym zawodzie (Freiberufler), płatniczką VAT, składającą deklarację kwartalnie. W marcu 2026 jej miesiąc wygląda tak:

Excel, program czy doradca podatkowy?

Prawnie możesz prowadzić księgowość sam. Pytanie brzmi, ile czasu, ryzyka i pieniędzy chcesz w to włożyć. Ważne: odkąd EÜR, wstępna deklaracja VAT i deklaracja Gewerbesteuer są składane wyłącznie elektronicznie przez ELSTER, i tak potrzebujesz narzędzia cyfrowego.

Najczęstsze błędy w księgowości

Te błędy kontrolerzy podatkowi (Betriebsprüfer) widzą u samozatrudnionych wciąż na nowo – wszystkich można uniknąć dzięki comiesięcznej rutynie:

• Płatności prywatne i firmowe pomieszane, bez dokumentów dla wypłat prywatnych.
• Przyjęte faktury bez obowiązkowych danych – wtedy brak odliczenia Vorsteuer (zob. jak wystawiać faktury).
• Dowody poczęstunku bez okazji i uczestników (zob. koszty poczęstunku (Bewirtung)).
• Drogie zakupy odliczone od razu w całości zamiast rozłożenia na okres użytkowania.
• Podatek dochodowy lub ubezpieczenie zdrowotne zaksięgowane jako koszt firmowy.
• Zapomniane zwroty VAT z Finanzamt – w EÜR są one przychodami firmy.
• E-faktury przechowywane tylko jako wydruk PDF zamiast oryginału XML (zob. e-faktura).

Księgowość w KontoVexa

KontoVexa łączy kroki comiesięcznej rutyny: wystawiasz faktury z kolejnymi numerami, przesyłasz lub fotografujesz dokumenty do skrzynki dokumentów i rejestrujesz je jako wydatki z kategorią, stawką VAT i udziałem prywatnym. Od taryfy Business KontoVexa księguje według SKR03, wczytuje wyciągi bankowe jako CAMT, MT940 lub CSV i przy uzgadnianiu proponuje pasującą fakturę lub wydatek. Na tej podstawie powstają wstępna deklaracja VAT i Anlage EÜR, które wysyłasz bezpośrednio do ELSTER; dokumenty są archiwizowane przez dziesięć lat zgodnie z GoBD. W taryfach Business i Pro bezpłatnie dajesz dostęp swojemu doradcy podatkowemu. Przegląd znajdziesz na stronie program do księgowości dla samozatrudnionych.

Najczęstsze pytania