GoBD ve saklama süreleri: serbest çalışanların 2026’da bilmesi gerekenler

GoBD nedir – ve benim için de geçerli mi?

GoBD, Vergi Usul Kanunu (Abgabenordnung, §§ 145–147 AO) ve vergi kanunlarından doğan yükümlülükleri dijital dünya için yorumlayan bir Federal Maliye Bakanlığı genelgesidir. 28 Kasım 2019 tarihli metin iki kez uyarlandı, en son 14 Temmuz 2025’te, özellikle e-fatura nedeniyle. GoBD ayrı bir kanun değildir, ama Finanzamt denetimi buna göre yapar.

Vergi açısından defter tutması veya kayıt yapması gereken herkes için geçerlidir – yani yalnızca bilanço tutan şirketler için değil, gelir-gider hesabı (Einnahmenüberschussrechnung) yapan Freiberufler ve esnaf için de. Küçük işletmelerin bir holdingle aynı sistemlere sahip olması gerekmez, ama aynı ilkelere uymaları gerekir.

Uygulamada GoBD ilkeleri

Her ilke günlük hayatınız için somut bir kurala dönüştürülebilir:

2026 saklama sürelerine genel bakış

Dördüncü Bürokrasiyi Azaltma Kanunu (BEG IV) ile muhasebe belgelerinin süresi 1 Ocak 2025’ten itibaren on yıldan sekiz yıla indirildi; bu, eski on yıllık süresi o gün henüz dolmamış tüm belgeler için geçerlidir. Bankalar, sigortalar ve menkul kıymet kuruluşları için kısaltma ancak bir yıl sonra geçerlidir. Süreler § 147 Abs. 3 AO’da yer alır; faturalar için § 14b UStG sekiz yıllık süreyi tekrarlar.

Saklama süresi ne zaman başlar?

§ 147 Abs. 4 AO’ya göre süre, belgenin oluştuğu, son kaydın yapıldığı veya mali tablonun hazırlandığı takvim yılının sonunda başlar. Yani belirleyici olan belge tarihi değil, yıl sonudur.

Sürenin durması (Ablaufhemmung) önemlidir: Belgeler, tahakkuk süresi hâlâ işleyen bir vergi için önem taşıdığı sürece süre sona ermez – örneğin bir vergi denetimi (Betriebsprüfung) sırasında, bir itirazda veya bir karar „Vorbehalt der Nachprüfung“ (sonradan denetim çekincesi) altındaysa. Her imhadan önce bunu kontrol edin.

Süreç dokümantasyonu: küçükler için de zorunlu

Süreç dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation), belgelerin size nasıl ulaştığını, nasıl kaydedildiğini, muhasebeleştirildiğini, arşivlendiğini ve kayba karşı nasıl korunduğunu anlatır. Muhasebesini elektronik olarak tutan her işletme için zorunludur. Eksik olması, izlenebilirlik zarar görmediği sürece tek başına muhasebenin reddedilmesi için bir neden değildir. Ama en geç ikame edici taramada önemli hale gelir.

Bir şahıs işletmesi için çoğu zaman üç ila beş sayfa yeterlidir. On yıl saklayın ve örneğin bir yazılım değişikliği gibi her değişiklikte güncelleyin. İçinde şu noktalar olmalıdır:

• Genel tanım: işletme, faaliyet, kullanılan programlar ve kimin ne yaptığı.
• Belge girişi: kâğıt posta, e-posta, müşteri portalları, e-faturalar – belgeler nasıl toplanıyor?
• Kayıt ve muhasebeleştirme: ne zaman, kim tarafından, hangi programla, hatalar nasıl düzeltiliyor?
• Tarama: kim tarıyor, ne zaman, kalite kontrolü, kâğıt ne zaman imha ediliyor?
• Arşivleme ve veri yedekleme: veriler nerede, nasıl yedekleniyor, değiştirilemezlik nasıl sağlanıyor?
• Veri erişimi: Finanzamt bir denetimde verilere nasıl erişebilir veya bir dışa aktarım alabilir?

İkame edici tarama: kâğıt gider, görüntü kalır

Kâğıt belgeleri tarayabilir veya akıllı telefonla fotoğraflayabilir ve ardından orijinali imha edebilirsiniz. Ön koşul: Görüntü orijinalle görsel olarak uyuşuyor ve tamamen okunaklı, süreç süreç dokümantasyonunda anlatılmış ve dosya değiştirilemez şekilde arşivleniyor. Önemli: Termal kâğıt kasa fişleri çoğu zaman birkaç ay içinde solar – onları hemen tarayın.

Bir kanun orijinali istiyorsa, örneğin belirli gümrük belgeleri veya resmî senetlerde, istisnalar vardır. Önce tarayın, sonra kaydedin – tersi değil, aylar sonra dijitalleştirilen bir kâğıt yığınıyla değil.

Dijital belgeleri ve e-faturaları doğru arşivlemek

Dijital gelen her şeyi dijital saklamanız gerekir – bir çıktı orijinalin yerini tutmaz. Bu, e-postayla gelen PDF faturalar, müşteri portallarındaki çevrim içi faturalar ve özellikle 2025’ten beri her girişimcinin alabilmesi gereken e-fatura (E-Rechnung) için geçerlidir.

• XRechnung: XML dosyası orijinaldir ve değiştirilmeden saklanır; bir görüntüleme yalnızca yardımcı araçtır.
• ZUGFeRD: Hibrit dosya (gömülü XML’li PDF) bir bütün olarak saklanır. 2025 GoBD değişikliğine göre görüntü kısmını yalnızca XML verilerinde bulunmayan vergisel açıdan önemli bilgiler içeriyorsa ayrıca yedeklemeniz gerekir.
• E-postalar: E-postanın kendisini yalnızca muhasebe belgesi veya ticari yazışma ise saklamanız gerekir; yalnızca faturayı taşıma aracıysa ek yeterlidir.
• Dönüştürme: Dosyaları başka bir formata dönüştürürseniz, vergisel açıdan önemli veriler içeriyorsa orijinali de saklayın.
• Okunabilirlik: Verileri tüm süre boyunca okunabilir hale getirebilmelisiniz – bir yazılım değişikliğinden sonra da.

Kendi belgesi (Eigenbeleg): makbuz eksik olduğunda

Bir belgeyi kaybettiyseniz veya makbuz vermeyen bir park otomatında olduğu gibi hiç belge yoksa, bir kendi belgesi (Eigenbeleg) hazırlarsınız. Bu, işletme giderinin kanıtı olarak üçüncü kişi belgesinin yerini tutar, ama KDV Kanunu anlamında bir fatura olmadığı için indirilecek KDV düşümü hakkı vermez. Kendi belgeleri istisnadır: Sayıları artarsa Finanzamt şüphelenir.

• Ödeme tarihi ve kendi belgesinin hazırlanma tarihi.
• Biliniyorsa ödeme alıcısının adı ve adresi.
• Hizmetin veya malın türü ve işletmeyle ilgili amaç.
• Tutar, nakit veya nakit dışı, mümkünse ödeme kanıtıyla (hesap özeti, kart ekstresi).
• Neden orijinal belgenin olmadığı.
• İmzanız veya elektronik onayınız.

GoBD’ye aykırılıklarda ne olur?

Küçük şekli eksiklikler kural olarak muhasebenin reddedilmesine yol açmaz. Ama eksiklikler esaslıysa – eksik belgeler, sonradan değiştirilmiş veriler, nakit gelirlerin tek tek kaydedilmemesi – Finanzamt vergi matrahlarını § 162 AO’ya göre tahminen belirleyebilir, çoğunlukla güvenlik zamlarıyla. Kasalarda buna § 379 AO’ya göre para cezaları eklenir. Bir vergi denetiminde denetçi ayrıca verilerinize erişim ister: doğrudan sistemde (Z1), dolaylı olarak kendi talimatlarına göre yapılan değerlendirmelerle (Z2) veya veri taşıyıcısı teslimiyle (Z3). Bu yüzden yazılımınız eksiksiz bir dışa aktarım yapabilmelidir.

Soruların çoğu, düzgün bir muhasebe rutini ve (nakit kullanıyorsanız) düzenli bir kasa defteri (Kassenbuch) ile önceden önlenebilir. Ağırlama belgeleri ve faturalar için de geçerli olan: Saklamadığınızı düşemezsiniz.

KontoVexa ile GoBD

KontoVexa’da belgeleri belge gelen kutusuna yükler veya fotoğraflarsınız (PDF, JPG, PNG, HEIC ve XML e-faturalar) ve gidere bağlarsınız. Kaydedilmiş verilerin üzerine yazılmaz: Her kayıt bir kontrol değeri alır, düzeltmeler ters kayıtlar veya fatura düzeltmeleriyle yapılır ve değişiklikler denetim kaydında (Audit-Protokoll) yer alır. E-faturalar orijinal formatında saklanır, kendi belgelerini doğrudan giderde oluşturursunuz. Tüm belgeler on yıl boyunca değiştirilemez şekilde arşivlenir – ayrıntılar belgeleri dijital yönetmek sayfasında.

Sık sorulan sorular