Gastos

Registrar, contabilizar y pagar facturas recibidas, tiques y justificantes propios, y anularlos o corregirlos si es necesario.

En Gastos registra todo lo que su empresa compra y paga: facturas de proveedores, tiques de caja, documentos aduaneros y justificantes propios. KontoVexa contabiliza cada gasto con el IVA soportado y muestra cuánto queda pendiente de pago. Si tiene muchos justificantes, suele ser más rápido pasar por Justificantes y documentos.

Buscar gastos

1. Acote la lista con Desde y Hasta, Estado, Pago o Proveedor, o escriba un término en Buscar.
2. Haga clic en Aplicar.

La columna Pendiente muestra lo que aún no se ha pagado de un gasto contabilizado. Los borradores todavía no tienen número y aparecen como Borrador.

Para pagar juntos varios gastos pendientes de un mismo proveedor, marque la casilla de cada uno y haga clic en el botón «Registrar pago» que aparece entonces sobre la lista. El registro de pagos se abre con esos gastos.

Registrar un gasto

1. Haga clic en Nuevo gasto.
2. En Adjuntar el recibo, adjunte el justificante: con Elegir archivo, Hacer foto o Elegir de la bandeja de documentos.
3. Elija el tipo en Tipo de documento e introduzca el número del proveedor en Número de factura.
4. Elija el proveedor en Proveedor. Para un receptor puntual sin ficha, como un parquímetro, escriba en su lugar un nombre en Beneficiario. Se aplican los valores predeterminados del proveedor.
5. Elija la cuenta en Cuenta o haga clic en Categoría para elegir entre las categorías principales. Después elija el valor de Tratamiento fiscal.
6. Introduzca los importes. Si el justificante tiene varios tipos de IVA, cree una línea por tipo con Añadir línea (otro tipo de IVA).
7. Compruebe Fecha del documento y Fecha de vencimiento.
8. Si el justificante ya está pagado, por ejemplo en efectivo o con tarjeta, deje activado Pagado ahora y elija la caja o la cuenta bancaria en Pagado desde. Si paga más tarde, desactívelo; el gasto queda entonces pendiente.
9. Compruebe en Resultado qué se contabiliza: gasto deducible, IVA soportado y, en su caso, parte privada.
10. Haga clic en Contabilizar (Ctrl+Intro) o guarde con Guardar borrador un borrador que completará más tarde.

Al contabilizarlo, el gasto recibe su número interno y los archivos del justificante se archivan de forma inalterable.

Casos especiales al registrar

• Sin justificante: si falta el justificante, elija Justificante propio (Eigenbeleg) (Eigenbeleg, un justificante emitido por usted mismo). Explique el motivo en ¿Por qué no hay justificante externo? con al menos 20 caracteres y confirme Confirmo que los datos son correctos.. Al contabilizar, KontoVexa genera un PDF con ello.
• Proveedor extranjero: si un proveedor de otro país de la UE factura sin IVA, KontoVexa propone el tratamiento fiscal adecuado para el Reverse-Charge-Verfahren (inversión del sujeto pasivo); lo acepta con Aplicar.
• Comidas de negocios: en una cuenta de atenciones (Bewirtung), KontoVexa exige Motivo de la comida de negocios y Participantes. El 70 % es deducible como gasto y el IVA soportado, en su totalidad.
• Compras de equipos: si una línea en una cuenta de equipamiento supera 250 € netos, KontoVexa pregunta: ¿Es un elemento del inmovilizado? Elija Gasto normal, Bien de escaso valor (GWG) (hasta 800 € netos) o Inmovilizado (amortización). El activo fijo se crea después de contabilizar, desde el gasto, con Registrar como activo fijo. Un vehículo a partir de 800 € netos se contabiliza al 100 % como empresarial; un aviso le recuerda el uso privado, que contabiliza en el vehículo en Inmovilizado.
• Importaciones: en la categoría IVA de importación introduce el importe del documento aduanero. Con el botón Añadir otros costes de importación añade al mismo gasto una segunda línea en la categoría Aranceles y despacho de aduanas al 19 %, por ejemplo las tasas del transitario.
• Gastos privados: si la cuenta de la empresa pagó su propia previsión o seguros privados, elija Pensión propia o Seguros privados. KontoVexa contabiliza una retirada privada; el beneficio no cambia.
• Más categorías: el grupo Empleados reúne gastos de viaje y retribuciones de empleados (campo 120 de la Anlage EÜR); KontoVexa no hace nóminas. El taxi existe como Taxi, trayecto corto (7 %) y Taxi y VTC (19 %), y las cuotas de un equipo comprado como Compra a plazos.
• Abono de un proveedor: abra el gasto original y haga clic en Nota de crédito recibida. El nuevo gasto queda vinculado a la factura original.
• ¿Registrado dos veces? Si ya existe una factura contabilizada del mismo proveedor con el mismo número, aparece Posible duplicado. Haga clic en Contabilizar de todos modos solo si realmente es otra factura.

Viajes con el vehículo particular

Si usa su coche o moto particular para la empresa, no necesita justificante ni proveedor.

1. En la lista, haga clic en Viaje con coche particular.
2. Elija Viaje de trabajo (importe por km recorrido) o Trayecto a su oficina (Entfernungspauschale) y el vehículo.
3. En un viaje de negocios, indique Total de km recorridos; en los trayectos al centro de trabajo, Distancia de ida (km) y Días trabajados.
4. Revise el importe calculado y haga clic en Contabilizar viaje.

Trabajar con un gasto contabilizado

Haga clic en el número en la lista. Las pestañas muestran Líneas, Asiento contable, Archivos y Pagos. La tarjeta Impacto fiscal indica en qué declaración del IVA y en qué línea del Anlage EÜR entra el gasto.

Estados

Modo simplificado

Si utiliza el modo simplificado y ha configurado su perfil en Personalizar mi experiencia, el registro le guía por pasos: Revisa el recibo, ¿Qué has comprado?, Unas preguntas sobre esta compra, ¿El recibo muestra IVA? y ¿Ya está pagado?. En lugar de una cuenta elige una categoría en lenguaje cotidiano; KontoVexa solo hace las preguntas necesarias para esa compra y muestra en Cómo se contabilizará la cuenta, el tratamiento fiscal y el IVA soportado. Se contabiliza con Registrar gasto.