Ara fatura ve avans: büyük işleri Almanya’da doğru faturalandırmak

Avans, ara ödeme, kısmi fatura, kapanış faturası: kavramlar

Günlük hayatta bu kavramlar sık sık karıştırılır. KDV açısından önemli olan tek soru şudur: İşin bir bölümü tamamlanıp teslim alındı mı (kısmi hizmet, Teilleistung) – yoksa müşteri, bütün olarak daha sonra verilecek bir iş için önceden mi ödüyor (Anzahlung veya Abschlag)?

Ara ödeme veya avansı ne zaman isteyebilirsiniz?

Genel bir peşin ödeme hakkı yoktur – bir anlaşmaya ihtiyacınız var. Bu yüzden hangi tutarın ne zaman ödeneceğini daha teklifte (Angebot) veya sözleşmede yazın, örneğin „sipariş verilince %30, tasarım onaylanınca %40, teslim alınınca %30“. Eser sözleşmelerinde (Werkvertrag), örneğin yazılım veya web geliştirmede, § 632a BGB uyarınca özel bir anlaşma olmadan da o ana kadar verilen hizmetin değeri kadar ara ödeme isteyebilirsiniz.

Özel müşteriler için koruma kuralları geçerlidir: Tüketici inşaat sözleşmesinde (Verbraucherbauvertrag) ara ödemeler toplamda toplam bedelin en fazla %90’ı olabilir (§ 650m BGB). Diğer sektörlerde tüketicilerden alınan avanslar, genel işlem şartlarında (AGB) yalnızca makul tutarda geçerlidir.

Ara ödemeler özellikle uzun projelerde mantıklıdır: Likiditenizi güvenceye alır ve tahsil edememe riskini azaltır. Bir proje fiyatını nasıl hesaplayacağınızı saatlik ücret hesaplama rehberi gösterir.

Avans faturasında neler olmalı?

Avans faturası § 14 UStG anlamında bir faturadır ve diğer her fatura gibi aynı zorunlu bilgileri içermelidir – iki tarafın adı ve adresi, Steuernummer veya USt-IdNr., sıralı fatura numarası, düzenleme tarihi, hizmet açıklaması, net tutar, vergi oranı ve vergi tutarı. Ayrıntılar fatura kesmek rehberinde.

• Belgeyi açıkça „Anzahlungsrechnung“ veya „1. Abschlagsrechnung“ olarak adlandırın ki müşteriniz onu nihai hesap olarak kaydetmesin.
• Hizmet tarihi yerine, belliyse ve fatura tarihinden farklıysa tahsilat tarihini yazarsınız – değilse „Hizmet muhtemelen Mart 2027’de verilecektir“ gibi bir not.
• Avansın ne için ödendiğini açıklayın: „AN-2026-018 numaralı, 4 Eylül 2026 tarihli teklif uyarınca web sitesi yenileme için %30 avans“.
• KDV’yi normal bir faturadaki gibi gösterin – Reverse Charge’da avanslarda da vergiyi müşteri öder, Kleinunternehmer olarak hiç KDV hesaplamazsınız.

Avanslarda KDV: Mindest-Istversteuerung

Normalde tahakkuk esaslı vergilendirmede (Soll-Versteuerung) KDV, hizmeti ifa ettiğiniz ayın sonunda doğar. Avanslar için bir istisna vardır: Hizmet ifa edilmeden önce para alırsanız, bunun üzerindeki vergi paranın geldiği beyan döneminin sonunda doğar (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a S. 4 UStG). Buna Mindest-Istversteuerung denir.

Örnek: 7.140 €’luk avans 15 Mart’ta geliyor. İçindeki 1.140 € KDV, Mart ayının KDV ön beyannamesine (Umsatzsteuer-Voranmeldung) girer (üç aylık beyanda: 1. çeyrek), son tarih 10 Nisan – süre uzatımıyla (Dauerfristverlängerung) 10 Mayıs. Avans faturasını yazmış ama parayı henüz almamışsanız, henüz vergi doğmaz.

Müşteriniz için durum tam tersidir: Avans faturasındaki indirilecek KDV’yi ancak fatura elindeyse ve ödemeyi yapmışsa düşebilir (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 S. 3 UStG). Zaten tahsil esaslı vergilendirme (Ist-Versteuerung) uyguluyorsanız sizin için hiçbir şey değişmez – sizde vergi her zaman ödemeyle doğar. Ayrıntılar KDV (Umsatzsteuer) rehberinde.

Hesap örneği: avans, ara ödeme ve kapanış faturası

Bir web tasarımcısı net 20.000 €’ya bir web sitesi yenileme işi yapıyor. %30 avans, tasarım onaylanınca %40 ve kalanı teslimde kararlaştırılmış. Tüm tutarlar %19 KDV ile:

Kapanış faturası: avansları doğru düşmek

Kapanış faturası (Schlussrechnung, Endrechnung) tüm hizmetin hesabını yapar. § 14 Abs. 5 S. 2 UStG’ye göre, hizmet ifa edilmeden önce tahsil ettiğiniz kısmi bedelleri ve bunlara düşen vergi tutarlarını, bunlar için avans faturası kestiyseniz, bu faturadan düşmeniz gerekir. En açık gösterim örnekteki gibidir: toplam net tutar ve KDV, altında her avans tarih, net, vergi ve brütüyle, ardından kalan tutar.

Tüm avansların toplamını tek satırda düşmek de caizdir, yeter ki net tutar ve KDV ayrı ayrı görülebilsin. Avansların yalnızca brüt tutarını düşüp 3.800 €’luk KDV’nin tamamını bırakmak yeterli değildir. O zaman avanslardaki vergiyi ikinci kez göstermiş olursunuz ve kapanış faturasını düzeltene kadar § 14c Abs. 1 UStG uyarınca iki kez borçlanırsınız. Bunun nasıl yapıldığını fatura düzeltme rehberi anlatır.

Alternatif olarak avansları listelemeden yalnızca açık kalan kısmı (6.000 € artı 1.140 €) faturalandıran bir kalan faturası (Restrechnung) da kesebilirsiniz. Bu, KDV açısından bir nihai fatura değildir ve müşteriniz için çoğu zaman daha az anlaşılırdır. Birden fazla ara ödemeli projeler için eksiksiz kapanış faturası daha iyi seçimdir.

Sık yapılan hatalar ve nasıl önlersiniz

Ara faturalardaki sorunların çoğu avansta değil, projenin sonunda ortaya çıkar:

• Kapanış faturasında avansları unutmak: Müşteri tüm tutarı bir kez daha ödemeli olur ve siz KDV’yi iki kez borçlanırsınız. Her proje için tüm avansların bir listesini tutun.
• KDV’yi ancak kapanış faturasıyla beyan etmek: Avanslardaki vergi, ödeme ayının ön beyannamesine girer. Bir hata faiz ve gerekirse gecikme zammına (Verspätungszuschlag) mal olur.
• Proje sırasında vergi oranı değişiyor: Belirleyici olan, hizmetin ifa edildiği andaki orandır. Avanslardaki vergi kapanış faturasında buna göre düzeltilir.
• Avans ve kapanış faturası için aynı numara: Her avans, ara ve kapanış faturasının kendi sıralı numarası olmalıdır.
• Faturasız avans: Avans faturası kesmeseniz bile KDV ödeme gelince doğar – ama bu durumda müşteriniz indirilecek KDV düşemez.

EÜR’de avanslar ve yıl dönümü

Gelir-gider hesabında (Einnahmenüberschussrechnung) tahsil ilkesi (Zuflussprinzip, § 11 EStG) geçerlidir: Her avans, hizmetin ne zaman tamamlandığından bağımsız olarak hesabınıza geldiği yılın işletme geliridir. Tahsil edilen KDV de işletme geliridir, Finanzamt’a yapılan ödeme ise işletme gideridir (Betriebsausgabe).

Örnek: Ancak Şubat 2027’de bitecek bir proje için 7.140 €’luk avansı 20 Aralık 2026’da alırsanız, bu 2026 kârınızı artırır. Yıl sonunda çok avans alan kişi bunu vergi için ayrılan karşılıklarda hesaba katmalıdır.

E-fatura olarak ara faturalar

2027/2028’den itibaren yurt içindeki işletmelere kesilen avans, ara ve kapanış faturaları da e-fatura (E-Rechnung) olmalıdır. Fatura türü (BT-3) için XRechnung’un kendi kodları vardır, örneğin kısmi faturalar için 326 ile inşaat işlerinde ara ve kapanış faturaları için 875 ila 877. Kapanış faturasında zaten ödenmiş tutarlar „Vorausgezahlter Betrag“ (önceden ödenmiş tutar, BT-113) alanına girer; ödenecek tutar böylece kalan tutar olarak çıkar.

KontoVexa ile avanslar

KontoVexa’da avans, ara ve kapanış faturalarını sıralı numaralı, tüm zorunlu bilgileri içeren ve isterseniz e-fatura olarak normal faturalar gibi kesersiniz. Gelen ödemeleri faturalarla eşleştirirsiniz; kısmen ödenmiş faturalar „Kısmen ödendi“ olarak görünür, henüz hiçbir faturayla eşleştirilemeyen bir tutarı avans olarak kaydeder ve sonra eşleştirirsiniz. Her faturanın „Vergi etkisi“ kartı, faturanın hangi KDV ön beyannamesine ve hangi Anlage EÜR’e girdiğini gösterir.

Avansları otomatik düşen ayrı bir kapanış faturası şablonu şu an yok – bu yüzden düşümleri yukarıdaki örneğe göre kontrol edin. KontoVexa’nun fatura programı hakkında daha fazlası.

Sık sorulan sorular