Informacja podsumowująca (Zusammenfassende Meldung, ZM): kto, co i do kiedy – krok po kroku

Czym jest informacja podsumowująca (ZM)?

Informacja podsumowująca (Zusammenfassende Meldung, ZM) to lista Twoich obrotów zwolnionych z VAT lub niepodlegających opodatkowaniu w Niemczech, dokonanych na rzecz firm w innych krajach UE, posortowana według ich numeru VAT UE (USt-IdNr.). Podstawą prawną jest § 18a UStG. Odbiorcą nie jest Twój Finanzamt, lecz Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Cel: jeśli wystawiasz klientowi w Austrii fakturę bez niemieckiego VAT, klient musi opodatkować obrót w Austrii. Przez europejski system wymiany informacji o VAT (VIES) BZSt przekazuje Twoje dane austriackiej administracji skarbowej, która sprawdza, czy klient rzeczywiście wykazał tam obrót. ZM jest więc narzędziem kontroli dla procedury odwrotnego obciążenia (Reverse Charge) i zwolnionej dostawy wewnątrzwspólnotowej.

Kto musi złożyć ZM – a kto nie?

Obowiązek ma każdy przedsiębiorca, który w okresie rozliczeniowym miał co najmniej jeden z poniższych obrotów. Kwota nie ma znaczenia: już jedna faktura na 300 € dla agencji w Hiszpanii powoduje obowiązek ZM za ten kwartał.

Nie musisz składać ZM, jeśli stosujesz Kleinunternehmerregelung (§ 18a Abs. 4 UStG). Do ZM nie należą też obroty z klientami w krajach trzecich, jak Szwajcaria, Wielka Brytania czy USA, obroty z osobami prywatnymi ani Twoje zakupy z zagranicy. Jeśli w kwartale nie miałeś obrotów podlegających zgłoszeniu, nie składasz za ten kwartał ZM.

• Dostawy wewnątrzwspólnotowe: towary trafiają do firmy z USt-IdNr. w innym kraju UE (oznaczenie L).
• Inne usługi według § 3a Abs. 2 UStG dla firm w innych krajach UE, od których podatek jest winien klient – czyli prawie wszystkie usługi, jak programowanie, projektowanie, doradztwo, tłumaczenia czy marketing (oznaczenie S).
• Dostawy w ramach wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej jako pierwszy nabywca (oznaczenie D).
• Wewnątrzwspólnotowe przemieszczenia własnych towarów i operacje w magazynie konsygnacyjnym według § 6b UStG.

Jakie dane zawiera ZM?

ZM jest krótka: dla każdego klienta jest jeden wiersz. Nie zgłaszasz pojedynczych faktur, lecz dla każdego USt-IdNr. i rodzaju obrotu sumę podstaw opodatkowania (kwot netto) w okresie rozliczeniowym, w pełnych euro. Jeśli temu samemu klientowi dostarczyłeś towary i świadczyłeś usługi, powstają dwa wiersze – jeden z L, jeden z S.

Decydujący jest prawidłowy USt-IdNr. klienta, łącznie z kodem kraju (np. ATU12345678 lub NL123456789B01). Przed pierwszą fakturą zleć jego kwalifikowane potwierdzenie w BZSt, czyli z weryfikacją nazwy i adresu. Błędny lub nieważny numer prowadzi do pytań, a przy dostawach towarów może kosztować zwolnienie z podatku.

W czasie obowiązuje: usługi zgłaszasz za okres, w którym je wykonałeś. Dostawy wewnątrzwspólnotowe zgłaszasz za okres, w którym wystawiłeś fakturę, najpóźniej za okres miesiąca następującego po dostawie. Faktury w obcej walucie przeliczasz na euro.

Terminy: co miesiąc czy co kwartał?

ZM należy złożyć do 25. dnia po upływie okresu rozliczeniowego. Jeśli 25. wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Inaczej niż przy wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) nie ma stałego przedłużenia terminu (Dauerfristverlängerung): nawet jeśli Twoja deklaracja jest wymagalna dopiero miesiąc później, dla ZM pozostaje 25.

Okres rozliczeniowy zależy od Twoich dostaw towarów. Kto świadczy tylko usługi, zawsze składa kwartalnie. Przy dostawach towarów (łącznie z transakcjami trójstronnymi) kwartał jest dozwolony tylko wtedy, gdy suma w bieżącym kwartale i w każdym z czterech poprzednich kwartałów nie przekracza 50.000 €. Jeśli przekroczysz 50.000 € w trakcie kwartału, od miesiąca przekroczenia składasz zgłoszenia miesięczne; ZM za ten miesiąc obejmuje wtedy także wcześniejsze miesiące kwartału.

Szczególna zasada dotyczy bardzo małych firm: jeśli jesteś zwolniony ze składania wstępnych deklaracji, Twój obrót wyniósł najwyżej 200.000 €, a obroty w UE najwyżej 15.000 €, może wystarczyć roczna ZM do 25 stycznia następnego roku (§ 18a Abs. 9 UStG).

Przykład obliczeń: ZM za III kwartał 2026

Tomás jest samozatrudnionym programistą w Monachium i dodatkowo sprzedaje samodzielnie zbudowane urządzenia pomiarowe. W III kwartale 2026 r. wystawił trzy faktury po 3.500 € agencji w Rotterdamie (lipiec, sierpień, wrzesień), jedną fakturę na 2.400 € klientowi w Wiedniu, któremu we wrześniu udzielił noty uznaniowej na 400 € z tytułu rabatu, oraz dostarczył urządzenia pomiarowe za 1.250 € do laboratorium w Brukseli. Poza tym rozliczył doradztwo za 1.800 € dla firmy w Zurychu.

Faktura do Zurychu nie należy do ZM (kraj trzeci, Kz 45). Nota uznaniowa zmniejsza podstawę opodatkowania w kwartale, w którym została wystawiona. ZM jest wymagalna 26 października 2026 r. W trzech wstępnych deklaracjach za lipiec–wrzesień w Kz 21 musi być łącznie 12.500 €, a w Kz 41 1.250 € – dokładnie tak jak w ZM.

Jak złożyć ZM przez ELSTER lub w BZSt

ZM musi być przekazana elektronicznie; papier jest dozwolony tylko na wniosek w wyjątkowych przypadkach. Większość samozatrudnionych korzysta z istniejącego konta ELSTER. Firmy bez rejestracji podatkowej w Niemczech i podmioty zgłaszające masowo korzystają z portalu BZStOnline.

• W Mein ELSTER w „Formulare & Leistungen” otwórz formularz „Zusammenfassende Meldung” dla danego okresu.
• Podaj swój USt-IdNr. i okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał).
• Dla każdego klienta wprowadź wiersz z kodem kraju, USt-IdNr., sumą w pełnych euro i rodzajem (L, S lub D).
• Sprawdź i wyślij; zapisz protokół transmisji z numerem transferu (Transferticket).
• Porównaj sumy z Kennzahlen 21, 41 i 42 swoich wstępnych deklaracji za ten sam okres.

Korekta ZM: termin i postępowanie

Jeśli po fakcie stwierdzisz, że złożona ZM jest błędna lub niekompletna, musisz ją skorygować w ciągu miesiąca (§ 18a Abs. 10 UStG). Koryguje się pierwotne zgłoszenie za dany okres – nie wliczasz więc błędu po prostu do następnej ZM. W ELSTER wybierasz w tym celu korektę dla tego samego okresu i zgłaszasz ponownie dany wiersz z prawidłową kwotą.

Inaczej jest, gdy podstawa opodatkowania zmienia się później, np. przez notę uznaniową, skonto, fakturę korygującą (storno) lub nieściągalną należność: taką zmianę zgłaszasz w okresie, w którym następuje, jak w powyższym przykładzie notę dla klienta z Wiednia. Jeśli zmienia się przez to także wstępna deklaracja, dostosowujesz obie.

Co grozi za spóźnioną lub brakującą ZM?

Dodatku za zwłokę (Verspätungszuschlag) jak przy zeznaniach podatkowych przy ZM nie ma, bo § 152 AO wyraźnie nie ma zastosowania. Brakująca lub błędna ZM nie pozostaje jednak bez sankcji. Możliwe skutki:

• Grzywna do 5.000 €, jeśli umyślnie lub lekkomyślnie nie złożysz ZM, złożysz ją błędnie, niekompletnie lub nie w terminie albo nie skorygujesz jej w terminie (§ 26a UStG).
• Grzywna przymuszająca (Zwangsgeld), którą BZSt może wymusić złożenie.
• Przy dostawach towarów: utrata zwolnienia z podatku. Dostawa wewnątrzwspólnotowa jest zwolniona tylko wtedy, gdy złożyłeś ZM prawidłowo i kompletnie (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). W najgorszym razie jesteś wtedy winien 19 % niemieckiego VAT od dostawy.
• Pytania Finanzamt, jeśli wartości nie zgadzają się z Twoją wstępną deklaracją lub z danymi Twoich klientów w ich kraju.

Zgodność ze wstępną deklaracją VAT

ZM i wstępna deklaracja opisują te same obroty z dwóch perspektyw. Finanzamt porównuje je automatycznie, a rozbieżności szybko prowadzą do pisma. Przed każdym złożeniem sprawdź to przyporządkowanie:

ZM w KontoVexa

KontoVexa zestawia ZM za każdy kwartał z Twoich zaksięgowanych faktur: jeden wiersz na klienta z krajem, USt-IdNr. i kwotami dla dostaw (L) i innych usług (S). Kliknięcie kwoty pokazuje stojące za nią faktury. Wartości pochodzą z tych samych zapisów co wstępna deklaracja i roczna deklaracja VAT (Umsatzsteuer-Jahreserklärung), dzięki czemu Kz 21 i Kz 41 zgadzają się z ZM. W taryfach Business i Pro KontoVexa sprawdza ZM oficjalnym oprogramowaniem ELSTER i wysyła ją bezpośrednio do ELSTER.

USt-IdNr. swoich klientów sprawdzasz bezpośrednio w BZSt; jeśli nie jest potwierdzony, KontoVexa sygnalizuje to już przy wystawianiu faktury. ZM pojawia się w terminach i obowiązkach tylko dla okresów z takimi obrotami. Miesięcznej ZM z powodu dostaw towarów powyżej 50.000 € KontoVexa nie obsługuje. Więcej o funkcjach VAT na stronie VAT z KontoVexa.

Najczęstsze pytania