Zusammenfassende Meldung (ZM): Wer, was, bis wann – Schritt für Schritt

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Liste deiner steuerfreien bzw. in Deutschland nicht steuerbaren Umsätze an Unternehmen in anderen EU-Staaten, sortiert nach deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Rechtsgrundlage ist § 18a UStG. Empfänger ist nicht dein Finanzamt, sondern das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Der Sinn: Wenn du einem Kunden in Österreich eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer schreibst, muss der Kunde den Umsatz in Österreich versteuern. Über das europäische Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) gibt das BZSt deine Angaben an die österreichische Steuerverwaltung weiter, die prüft, ob der Kunde den Umsatz dort auch erklärt hat. Die ZM ist also das Kontrollinstrument für das Reverse-Charge-Verfahren und die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.

Wer muss eine ZM abgeben – und wer nicht?

Zur Abgabe verpflichtet ist jeder Unternehmer, der in einem Meldezeitraum mindestens einen der folgenden Umsätze hatte. Es kommt nicht auf die Höhe an: Schon eine einzige Rechnung über 300 € an eine Agentur in Spanien löst die ZM für dieses Quartal aus.

Nicht abgeben musst du die ZM, wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest (§ 18a Abs. 4 UStG). Auch Umsätze an Kunden in Drittländern wie der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder den USA, Umsätze an Privatpersonen und deine Einkäufe aus dem Ausland gehören nicht in die ZM. Hattest du in einem Quartal keine meldepflichtigen Umsätze, gibst du für dieses Quartal keine ZM ab.

• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Waren gelangen an ein Unternehmen mit USt-IdNr. in einem anderen EU-Staat (Kennzeichen L).
• Sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG an Unternehmen in anderen EU-Staaten, für die der Kunde die Steuer schuldet – also fast alle Dienstleistungen wie Programmierung, Design, Beratung, Übersetzung oder Marketing (Kennzeichen S).
• Lieferungen im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts als erster Abnehmer (Kennzeichen D).
• Innergemeinschaftliche Verbringungen eigener Waren und Vorgänge in einem Konsignationslager nach § 6b UStG.

Welche Angaben gehören in die ZM?

Die ZM ist kurz: Für jeden Kunden gibt es eine Zeile. Du meldest keine einzelnen Rechnungen, sondern je USt-IdNr. und Art des Umsatzes die Summe der Bemessungsgrundlagen (Nettobeträge) im Meldezeitraum, in vollen Euro. Hast du an denselben Kunden sowohl Waren geliefert als auch Dienstleistungen erbracht, entstehen zwei Zeilen – eine mit L, eine mit S.

Entscheidend ist die richtige USt-IdNr. des Kunden, inklusive Länderkennzeichen (etwa ATU12345678 oder NL123456789B01). Lass sie vor der ersten Rechnung beim BZSt qualifiziert bestätigen, also mit Abgleich von Name und Anschrift. Eine falsche oder ungültige Nummer führt zu Rückfragen und kann bei Warenlieferungen die Steuerbefreiung kosten.

Zeitlich gilt: Dienstleistungen meldest du für den Zeitraum, in dem du sie ausgeführt hast. Innergemeinschaftliche Lieferungen meldest du für den Zeitraum, in dem du die Rechnung ausgestellt hast, spätestens für den Zeitraum des Monats, der auf die Lieferung folgt. Rechnungen in fremder Währung rechnest du in Euro um.

Fristen: monatlich oder vierteljährlich?

Die ZM ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums abzugeben. Fällt der 25. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Anders als bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es keine Dauerfristverlängerung: Auch wenn deine Voranmeldung erst einen Monat später fällig ist, bleibt es für die ZM beim 25.

Der Meldezeitraum hängt von deinen Warenlieferungen ab. Wer nur Dienstleistungen erbringt, meldet immer vierteljährlich. Bei Warenlieferungen (einschließlich Dreiecksgeschäften) ist das Quartal nur dann erlaubt, wenn die Summe im laufenden Quartal und in jedem der vier vorangegangenen Quartale nicht mehr als 50.000 € beträgt. Überschreitest du die 50.000 € im Laufe eines Quartals, gibst du ab dem Monat der Überschreitung monatliche Meldungen ab; die ZM für diesen Monat umfasst dann auch die bisherigen Monate des Quartals.

Eine Sonderregel gibt es für sehr kleine Unternehmen: Bist du von der Abgabe der Voranmeldungen befreit, betrug dein Umsatz höchstens 200.000 € und deine EU-Umsätze höchstens 15.000 €, kann eine jährliche ZM bis zum 25. Januar des Folgejahres genügen (§ 18a Abs. 9 UStG).

Rechenbeispiel: ZM für das 3. Quartal 2026

Tomás ist selbstständiger Softwareentwickler in München und verkauft nebenbei selbst gebaute Messgeräte. Im 3. Quartal 2026 hat er drei Rechnungen über je 3.500 € an eine Agentur in Rotterdam geschrieben (Juli, August, September), eine Rechnung über 2.400 € an einen Kunden in Wien, dem er im September eine Gutschrift über 400 € wegen eines Rabatts erteilt, und Messgeräte für 1.250 € an ein Labor in Brüssel geliefert. Außerdem hat er eine Beratung für 1.800 € an eine Firma in Zürich abgerechnet.

Die Zürcher Rechnung gehört nicht in die ZM (Drittland, Kz 45). Die Gutschrift mindert die Bemessungsgrundlage im Quartal, in dem sie erteilt wurde. Fällig ist die ZM am 26. Oktober 2026. In den drei Voranmeldungen für Juli bis September müssen in Kz 21 zusammen 12.500 € und in Kz 41 1.250 € stehen – genau wie in der ZM.

So gibst du die ZM über ELSTER oder das BZSt ab

Die ZM muss elektronisch übermittelt werden; Papier ist nur in Härtefällen auf Antrag erlaubt. Die meisten Selbstständigen nutzen dafür ihr bestehendes ELSTER-Konto. Unternehmen ohne steuerliche Erfassung in Deutschland und Massenmelder nutzen das BZStOnline-Portal.

• In Mein ELSTER unter „Formulare & Leistungen“ das Formular „Zusammenfassende Meldung“ für den Meldezeitraum öffnen.
• Deine eigene USt-IdNr. und den Meldezeitraum (Monat oder Quartal) angeben.
• Je Kunde eine Zeile mit Länderkennzeichen, USt-IdNr., Summe in vollen Euro und Art (L, S oder D) erfassen.
• Prüfen und absenden; das Übertragungsprotokoll mit Transferticket speichern.
• Die Summen mit den Kennzahlen 21, 41 und 42 deiner Voranmeldungen desselben Zeitraums vergleichen.

ZM korrigieren: Frist und Vorgehen

Stellst du nachträglich fest, dass eine abgegebene ZM falsch oder unvollständig ist, musst du sie innerhalb eines Monats berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG). Berichtigt wird die ursprüngliche Meldung für den betroffenen Zeitraum – du rechnest den Fehler also nicht einfach in die nächste ZM ein. In ELSTER wählst du dafür beim selben Meldezeitraum die Berichtigung und meldest die betroffene Zeile mit dem richtigen Betrag neu.

Anders ist es, wenn sich die Bemessungsgrundlage später ändert, etwa durch eine Gutschrift, einen Skonto, eine Stornorechnung oder einen Forderungsausfall: Diese Änderung meldest du im Zeitraum, in dem sie eintritt, wie im Beispiel oben die Gutschrift an den Wiener Kunden. Ändert sich dadurch auch die Voranmeldung, passt du beide an.

Was passiert bei verspäteter oder fehlender ZM?

Einen Verspätungszuschlag wie bei Steuererklärungen gibt es bei der ZM nicht, weil § 152 AO ausdrücklich nicht anwendbar ist. Sanktionslos ist eine fehlende oder falsche ZM trotzdem nicht. Die möglichen Folgen:

• Bußgeld bis 5.000 €, wenn du die ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, falsch, unvollständig oder nicht rechtzeitig abgibst oder nicht rechtzeitig berichtigst (§ 26a UStG).
• Zwangsgeld, mit dem das BZSt die Abgabe durchsetzen kann.
• Bei Warenlieferungen: Verlust der Steuerbefreiung. Die innergemeinschaftliche Lieferung ist nur steuerfrei, wenn du die ZM richtig und vollständig abgegeben hast (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). Dann schuldest du im schlimmsten Fall 19 % deutsche Umsatzsteuer auf die Lieferung.
• Rückfragen des Finanzamts, wenn die Werte nicht zu deiner Voranmeldung oder zu den Angaben deiner Kunden in deren Land passen.

Abgleich mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung

ZM und Voranmeldung beschreiben dieselben Umsätze aus zwei Blickwinkeln. Das Finanzamt vergleicht sie automatisch, und Abweichungen führen schnell zu einem Schreiben. Prüfe vor jeder Abgabe diese Zuordnung:

Die ZM mit KontoVexa

KontoVexa stellt die ZM je Quartal aus deinen gebuchten Rechnungen zusammen: eine Zeile je Kunde mit Land, USt-IdNr. und den Beträgen für Lieferungen (L) und sonstige Leistungen (S). Ein Klick auf einen Betrag zeigt die Rechnungen dahinter. Die Werte stammen aus denselben Buchungen wie die Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, sodass Kz 21 und Kz 41 zur ZM passen. In den Tarifen Business und Pro prüft KontoVexa die ZM mit der offiziellen ELSTER-Software und sendet sie direkt an ELSTER.

Die USt-IdNr. deiner Kunden prüfst du direkt beim BZSt; ist sie nicht bestätigt, weist KontoVexa schon beim Stellen der Rechnung darauf hin. Die ZM erscheint in den Fristen und Pflichten nur für Zeiträume mit solchen Umsätzen. Monatliche ZM wegen Warenlieferungen über 50.000 € bildet KontoVexa nicht ab. Mehr zu den Umsatzsteuer-Funktionen auf der Seite Umsatzsteuer mit KontoVexa.

Häufige Fragen