État récapitulatif (Zusammenfassende Meldung, ZM) : qui, quoi, quand – pas à pas

Qu’est-ce que l’état récapitulatif (Zusammenfassende Meldung) ?

La Zusammenfassende Meldung (ZM) est une liste de vos opérations exonérées ou non imposables en Allemagne réalisées avec des entreprises d’autres États de l’UE, classées par leur numéro de TVA intracommunautaire (USt-IdNr.). Sa base légale est le § 18a UStG. Le destinataire n’est pas votre Finanzamt, mais le Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

L’objectif : si vous adressez à un client en Autriche une facture sans TVA allemande, le client doit imposer l’opération en Autriche. Via le système européen d’échange d’informations sur la TVA (VIES), le BZSt transmet vos données à l’administration fiscale autrichienne, qui vérifie si le client a bien déclaré l’opération chez elle. La ZM est donc l’instrument de contrôle de l’autoliquidation (Reverse Charge) et de la livraison intracommunautaire exonérée.

Qui doit déposer une ZM – et qui ne le doit pas ?

Tout entrepreneur ayant réalisé au moins une des opérations suivantes au cours d’une période de déclaration est tenu de la déposer. Le montant ne compte pas : une seule facture de 300 € à une agence en Espagne déclenche la ZM pour ce trimestre.

Vous n’avez pas à déposer de ZM si vous appliquez le régime Kleinunternehmer (Kleinunternehmerregelung) (§ 18a Abs. 4 UStG). Les opérations avec des clients de pays tiers comme la Suisse, le Royaume-Uni ou les États-Unis, les opérations avec des particuliers et vos achats à l’étranger n’ont pas non plus leur place dans la ZM. Si vous n’avez eu aucune opération à déclarer au cours d’un trimestre, vous ne déposez pas de ZM pour ce trimestre.

• Livraisons intracommunautaires : des marchandises parviennent à une entreprise ayant une USt-IdNr. dans un autre État de l’UE (code L).
• Autres prestations selon le § 3a Abs. 2 UStG à des entreprises d’autres États de l’UE, pour lesquelles le client est redevable de la taxe – donc presque tous les services comme la programmation, le design, le conseil, la traduction ou le marketing (code S).
• Livraisons dans le cadre d’une opération triangulaire intracommunautaire en tant que premier acquéreur (code D).
• Transferts intracommunautaires de vos propres marchandises et opérations dans un stock sous contrat de dépôt (Konsignationslager) selon le § 6b UStG.

Quelles informations la ZM contient-elle ?

La ZM est courte : il y a une ligne par client. Vous ne déclarez pas les factures une à une, mais, par USt-IdNr. et par type d’opération, la somme des bases d’imposition (montants HT) de la période, en euros entiers. Si vous avez à la fois livré des marchandises et fourni des services au même client, cela donne deux lignes – une avec L, une avec S.

L’élément décisif est l’USt-IdNr. correcte du client, préfixe du pays compris (par exemple ATU12345678 ou NL123456789B01). Faites-la confirmer de manière qualifiée par le BZSt avant la première facture, c’est-à-dire avec vérification du nom et de l’adresse. Un numéro erroné ou invalide entraîne des questions et peut, pour les livraisons de marchandises, faire perdre l’exonération.

Pour la période : vous déclarez les services pour la période au cours de laquelle vous les avez exécutés. Vous déclarez les livraisons intracommunautaires pour la période au cours de laquelle vous avez émis la facture, au plus tard pour la période du mois suivant la livraison. Les factures en devises étrangères sont converties en euros.

Délais : mensuel ou trimestriel ?

La ZM doit être déposée au plus tard le 25e jour suivant la fin de la période de déclaration. Si le 25 tombe un week-end ou un jour férié, le délai est reporté au jour ouvré suivant. Contrairement à la déclaration anticipée de TVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung), il n’y a pas de prorogation permanente du délai (Dauerfristverlängerung) : même si votre déclaration anticipée n’est due qu’un mois plus tard, la ZM reste due le 25.

La période de déclaration dépend de vos livraisons de marchandises. Si vous ne fournissez que des services, vous déclarez toujours par trimestre. Pour les livraisons de marchandises (y compris les opérations triangulaires), le trimestre n’est autorisé que si leur total ne dépasse pas 50 000 € au cours du trimestre en cours et de chacun des quatre trimestres précédents. Si vous dépassez les 50 000 € en cours de trimestre, vous déposez des déclarations mensuelles à partir du mois du dépassement ; la ZM de ce mois comprend alors aussi les mois précédents du trimestre.

Une règle spéciale existe pour les très petites entreprises : si vous êtes dispensé des déclarations anticipées, que votre chiffre d’affaires ne dépassait pas 200 000 € et vos opérations dans l’UE 15 000 €, une ZM annuelle déposée au plus tard le 25 janvier de l’année suivante peut suffire (§ 18a Abs. 9 UStG).

Exemple chiffré : ZM du 3e trimestre 2026

Tomás est développeur de logiciels indépendant à Munich et vend à côté des appareils de mesure qu’il fabrique lui-même. Au 3e trimestre 2026, il a établi trois factures de 3 500 € chacune pour une agence à Rotterdam (juillet, août, septembre), une facture de 2 400 € pour un client à Vienne, à qui il accorde en septembre un avoir de 400 € pour une remise, et livré des appareils de mesure pour 1 250 € à un laboratoire à Bruxelles. Il a en outre facturé un conseil de 1 800 € à une société à Zurich.

La facture zurichoise ne va pas dans la ZM (pays tiers, Kz 45). L’avoir réduit la base d’imposition du trimestre au cours duquel il a été accordé. La ZM est due le 26 octobre 2026. Dans les trois déclarations anticipées de juillet à septembre, il doit y avoir au total 12 500 € en Kz 21 et 1 250 € en Kz 41 – exactement comme dans la ZM.

Comment déposer la ZM via ELSTER ou le BZSt

La ZM doit être transmise par voie électronique ; le papier n’est admis que sur demande dans les cas de rigueur. La plupart des indépendants utilisent pour cela leur compte ELSTER existant. Les entreprises non enregistrées fiscalement en Allemagne et les déclarants en masse utilisent le portail BZStOnline.

• Dans Mein ELSTER, sous « Formulare & Leistungen », ouvrir le formulaire « Zusammenfassende Meldung » pour la période de déclaration.
• Indiquer votre propre USt-IdNr. et la période de déclaration (mois ou trimestre).
• Saisir une ligne par client avec le code pays, l’USt-IdNr., le total en euros entiers et le type (L, S ou D).
• Vérifier et envoyer ; enregistrer le protocole de transmission avec le ticket de transfert.
• Comparer les totaux avec les Kennzahlen 21, 41 et 42 de vos déclarations anticipées de la même période.

Corriger la ZM : délai et procédure

Si vous constatez après coup qu’une ZM déposée est erronée ou incomplète, vous devez la rectifier dans un délai d’un mois (§ 18a Abs. 10 UStG). C’est la déclaration initiale de la période concernée qui est rectifiée – vous n’intégrez donc pas simplement l’erreur dans la ZM suivante. Dans ELSTER, vous choisissez pour la même période de déclaration la rectification (Berichtigung) et déclarez à nouveau la ligne concernée avec le bon montant.

Il en va autrement si la base d’imposition change ultérieurement, par exemple du fait d’un avoir, d’un escompte, d’une facture d’annulation (Stornorechnung) ou d’une créance irrécouvrable : vous déclarez cette modification dans la période où elle intervient, comme l’avoir au client viennois dans l’exemple ci-dessus. Si la déclaration anticipée change aussi, vous adaptez les deux.

Que se passe-t-il en cas de ZM tardive ou manquante ?

Il n’y a pas de majoration de retard (Verspätungszuschlag) pour la ZM comme pour les déclarations d’impôt, car le § 152 AO n’est expressément pas applicable. Une ZM manquante ou erronée n’est pas pour autant sans conséquence. Conséquences possibles :

• Amende jusqu’à 5 000 € si vous ne déposez pas la ZM, la déposez de manière erronée, incomplète ou tardive, ou ne la rectifiez pas à temps, intentionnellement ou par légèreté (§ 26a UStG).
• Astreinte (Zwangsgeld), par laquelle le BZSt peut imposer le dépôt.
• Pour les livraisons de marchandises : perte de l’exonération. La livraison intracommunautaire n’est exonérée que si vous avez déposé la ZM correctement et intégralement (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). Dans le pire des cas, vous devez alors 19 % de TVA allemande sur la livraison.
• Des questions du Finanzamt si les valeurs ne concordent pas avec votre déclaration anticipée ou avec les données déclarées par vos clients dans leur pays.

Concordance avec la déclaration anticipée de TVA

La ZM et la déclaration anticipée décrivent les mêmes opérations sous deux angles. Le Finanzamt les compare automatiquement, et les écarts entraînent vite un courrier. Vérifiez cette correspondance avant chaque dépôt :

La ZM avec KontoVexa

KontoVexa établit la ZM par trimestre à partir de vos factures comptabilisées : une ligne par client avec le pays, l’USt-IdNr. et les montants des livraisons (L) et autres prestations (S). Un clic sur un montant affiche les factures correspondantes. Les valeurs proviennent des mêmes écritures que la déclaration anticipée et la déclaration annuelle de TVA (Umsatzsteuererklärung), de sorte que Kz 21 et Kz 41 concordent avec la ZM. Avec les formules Business et Pro, KontoVexa vérifie la ZM avec le logiciel officiel d’ELSTER et l’envoie directement à ELSTER.

Vous vérifiez l’USt-IdNr. de vos clients directement auprès du BZSt ; si elle n’est pas confirmée, KontoVexa vous le signale dès l’établissement de la facture. La ZM n’apparaît dans les échéances et obligations que pour les périodes comportant de telles opérations. KontoVexa ne gère pas la ZM mensuelle due à des livraisons de marchandises de plus de 50 000 €. Plus d’informations sur les fonctions de TVA sur la page La TVA avec KontoVexa.

Questions fréquentes