Fahrtkosten und Reisekosten für Selbstständige: was du 2026 absetzen kannst

Fahrtkosten oder Reisekosten: welche Fahrt ist was?

Steuerlich gibt es zwei Arten betrieblicher Fahrten. Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Betriebsstätte – dem Büro, der Werkstatt, dem Laden oder einem fest angemieteten Coworking-Platz – sind nur mit der Entfernungspauschale abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Alle anderen betrieblich veranlassten Fahrten sind Geschäftsreisen: zum Kunden, zur Messe, zum Lieferanten, zur Bank oder zum Steuerbüro. Für sie gelten die günstigeren Reisekostenregeln.

Wichtig für Solo-Selbstständige: Das häusliche Arbeitszimmer oder die Arbeitsecke ist keine Betriebsstätte im Sinne der Entfernungspauschale. Arbeitest du ausschließlich von zu Hause, beginnt jede betriebliche Fahrt an deiner Wohnung und ist eine Geschäftsreise. Wer dagegen ein Büro hat, rechnet die Fahrt dorthin mit 0,38 € pro Entfernungskilometer und die Fahrt vom Büro zum Kunden mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer.

Ein Sonderfall sind lange Projekte bei einem einzigen Auftraggeber: Arbeitest du dauerhaft und regelmäßig in den Räumen eines Kunden, kann dessen Standort als deine erste Betriebsstätte gelten. Dann greift für diese Fahrten nur die Entfernungspauschale – kläre das bei Langzeitprojekten im Zweifel mit deinem Finanzamt oder Steuerberater.

Entfernungspauschale 2026: 0,38 € ab dem ersten Kilometer

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 wurde die Entfernungspauschale vereinheitlicht: Seit dem 1. Januar 2026 gibt es 0,38 € für jeden Kilometer der einfachen Entfernung, schon ab dem ersten Kilometer. Bis 2025 galten 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € erst ab dem 21. Kilometer. Abgerechnet wird die kürzeste Straßenverbindung, nur einmal pro Arbeitstag – Hin- und Rückweg sind abgegolten.

Die Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel: Auto, Fahrrad, Bus oder zu Fuß. Ohne eigenes oder überlassenes Auto ist sie auf 4.500 € im Jahr begrenzt. Sind deine tatsächlichen Kosten für Bus und Bahn höher als die Pauschale, darfst du stattdessen die tatsächlichen Ticketkosten ansetzen.

Beispiel: Dein Coworking-Platz liegt 12 km von deiner Wohnung entfernt, du fährst an 180 Tagen im Jahr hin. 2026 setzt du 12 × 0,38 € × 180 = 820,80 € ab. Nach alter Rechnung 2025 wären es nur 12 × 0,30 € × 180 = 648 € gewesen.

Geschäftsreisen: Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten

Für Geschäftsreisen mit einem privaten Fahrzeug kannst du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen, also Hin- und Rückweg. Für Motorräder, Motorroller, Mopeds und andere motorbetriebene Fahrzeuge sind es 0,20 € je Kilometer. Für Fahrrad und E-Bike gibt es keinen Kilometersatz; hier kannst du nur die tatsächlichen anteiligen Kosten absetzen.

Statt der Pauschale darfst du auch einen individuellen Kilometersatz ansetzen: Gesamtkosten des Fahrzeugs im Jahr (Abschreibung, Versicherung, Kfz-Steuer, Sprit, Werkstatt, Leasing) geteilt durch die Gesamtkilometer. Das lohnt sich bei teuren Autos mit geringer Laufleistung, erfordert aber alle Belege und eine Kilometeraufstellung.

Nutzt du ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich, gehört es zwingend zum Betriebsvermögen – dann gelten die Regeln für den Firmenwagen und seine Privatnutzung, nicht mehr die Kilometerpauschale.

Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen im Inland und Ausland

Bist du auf einer Geschäftsreise länger unterwegs, darfst du Verpflegungspauschalen ansetzen – ohne Belege, unabhängig davon, was du tatsächlich gegessen hast. Gezählt wird die Abwesenheit von Wohnung und erster Betriebsstätte. Die tatsächlichen Restaurantrechnungen sind dafür nicht abziehbar (Ausnahme: Bewirtung von Geschäftspartnern, siehe Bewirtungskosten).

Am selben Ort gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate (Dreimonatsfrist); eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu. Bekommst du Mahlzeiten gestellt, etwa vom Kunden oder vom Veranstalter, kürzt du die Tagespauschale: um 5,60 € (20 % von 28 €) für ein Frühstück und um 11,20 € (40 %) für ein Mittag- oder Abendessen.

Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschbeträge je Land und teils je Stadt, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht (für 2026 mit BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025). Maßgeblich ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst; bei eintägigen Reisen der letzte Tätigkeitsort.

Übernachtung und Reisenebenkosten

Übernachtungskosten setzt du als Selbstständiger in tatsächlicher Höhe laut Hotelrechnung ab; der Pauschbetrag von 20 € gilt nur für steuerfreie Erstattungen von Arbeitgebern. Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten und nicht getrennt ausgewiesen, ziehst du dafür 5,60 € pro Nacht von den Übernachtungskosten ab – das Frühstück ist mit der Verpflegungspauschale abgegolten.

Auf Hotelübernachtungen beträgt die Umsatzsteuer 7 %, auf Frühstück und andere Leistungen meist 19 %. Bist du umsatzsteuerpflichtig, holst du dir die ausgewiesene Steuer als Vorsteuer zurück; achte auf eine Rechnung auf deinen Namen bzw. dein Unternehmen.

• Parkgebühren, Parkhaus am Bahnhof oder Flughafen.
• Maut, Vignetten und Fährkosten.
• Gepäckaufbewahrung, Reiseversicherung für die konkrete Reise.
• Taxi und öffentliche Verkehrsmittel am Zielort.
• Eintritt zu Messen und Fachveranstaltungen, Internet im Hotel.
• Telefonkosten unterwegs mit betrieblichem Anlass.

Bahn, Deutschlandticket, E-Bike und Taxi

Bahntickets im Fernverkehr und Nahverkehr enthalten 7 % Umsatzsteuer, Inlandsflüge 19 %, grenzüberschreitende Flüge sind umsatzsteuerfrei. Taxifahrten im Nahbereich (innerhalb der Gemeinde oder bis 50 km) werden mit 7 % abgerechnet, Fahrdienste und Mietwagen mit Fahrer meist mit 19 %.

Das Deutschlandticket kostet 2026 63 € im Monat. Nutzt du es ausschließlich betrieblich, ist es voll abziehbar. Fährst du damit auch privat, ist nur der betriebliche Anteil abziehbar – zum Beispiel anhand der Fahrten, die du sonst mit Einzeltickets bezahlt hättest. Für den Weg zur Betriebsstätte kannst du alternativ die Entfernungspauschale ansetzen, wenn sie höher ist.

Ein betrieblich genutztes Fahrrad oder E-Bike kannst du als Arbeitsmittel kaufen: bis 800 € netto als geringwertiges Wirtschaftsgut, darüber über die Nutzungsdauer mit der Abschreibung. Gehört es zum Betriebsvermögen und fährst du es auch privat, versteuerst du den Privatanteil.

Fahrtenbuch und Nachweise für Geschäftsreisen

Für die Kilometerpauschale mit dem Privatauto brauchst du kein Fahrtenbuch im strengen Sinn des Firmenwagens. Das Finanzamt kann aber verlangen, dass du jede Geschäftsreise belegst. Eine einfache, zeitnah geführte Liste genügt meist. Bewahre sie zusammen mit Tickets, Hotelrechnungen und Parkbelegen auf – Buchungsbelege acht Jahre, siehe GoBD und Aufbewahrungsfristen.

• Datum, Start- und Zielort, Kunde oder Anlass (z. B. „Workshop Projekt X, Firma Y“).
• Gefahrene Kilometer (Routenplaner-Ausdruck oder Tachostand).
• Abfahrts- und Rückkehrzeit für die Verpflegungspauschale.
• Bei Fahrten zur Betriebsstätte: Zahl der Tage und einfache Entfernung.

Rechenbeispiel: ein Jahr Fahrt- und Reisekosten

Tobias ist freiberuflicher Softwareentwickler ohne eigenes Büro. Er arbeitet zu Hause, fährt zwölfmal im Jahr mit seinem Privatauto zu einem Kunden (einfache Strecke 45 km) und reist einmal zwei Tage mit der Bahn zu einer Konferenz nach Hamburg. Unten siehst du, was er als Betriebsausgaben in seiner EÜR ansetzt.

Mit einem Grenzsteuersatz von 35 % spart Tobias rund 420 € Einkommensteuer; als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer zieht er zusätzlich die Vorsteuer aus Bahnticket, Hotel und Konferenzticket ab. Würde er an 12 Tagen nicht 45 km, sondern 3 km zu einem Coworking-Platz fahren, den er fest gemietet hat, bekäme er dafür nur 3 × 0,38 € = 1,14 € pro Tag.

Fahrt- und Reisekosten mit KontoVexa

In KontoVexa erfasst du eine Fahrt mit deinem Privatfahrzeug ohne Beleg über „Fahrt mit Privatfahrzeug“: Du wählst Dienstreise mit den gefahrenen Kilometern oder Fahrt zur Betriebsstätte mit einfacher Entfernung und Arbeitstagen. KontoVexa rechnet mit den gesetzlichen Sätzen zum Datum der Fahrt und bucht den Betrag als Betriebsausgabe in die EÜR. Bahntickets, Hotel- und Taxirechnungen lädst du als Beleg hoch und wählst die passende Kategorie mit dem richtigen Steuersatz, damit die Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung landet. Mehr auf Ausgaben erfassen.

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