Spese di viaggio e trasferte per autonomi in Germania: cosa puoi dedurre nel 2026

Spese di viaggio o di trasferta: quale viaggio è cosa?

Dal punto di vista fiscale esistono due tipi di viaggi aziendali. I tragitti tra la tua abitazione e la tua prima sede di lavoro (erste Betriebsstätte) – l’ufficio, il laboratorio, il negozio o una postazione di coworking affittata in modo fisso – sono deducibili solo con l’Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Tutti gli altri viaggi dovuti all’attività sono trasferte di lavoro (Geschäftsreisen): dal cliente, alla fiera, dal fornitore, in banca o dal consulente fiscale. Per queste valgono le regole più favorevoli delle spese di trasferta (Reisekosten).

Importante per chi lavora da solo: lo studio in casa o l’angolo di lavoro non è una sede di lavoro ai fini dell’Entfernungspauschale. Se lavori esclusivamente da casa, ogni viaggio di lavoro inizia dalla tua abitazione ed è una trasferta. Chi invece ha un ufficio calcola il tragitto fin lì con 0,38 € per chilometro di distanza e il viaggio dall’ufficio al cliente con 0,30 € per chilometro percorso.

Un caso particolare sono i progetti lunghi presso un unico committente: se lavori stabilmente e regolarmente nei locali di un cliente, la sua sede può valere come tua prima sede di lavoro. Allora per questi viaggi si applica solo l’Entfernungspauschale – nei progetti di lunga durata, in caso di dubbio, chiariscilo con il tuo Finanzamt o con il consulente fiscale.

Entfernungspauschale 2026: 0,38 € dal primo chilometro

Con la legge di modifica fiscale 2025 (Steueränderungsgesetz 2025) l’Entfernungspauschale è stata unificata: dall’1 gennaio 2026 spettano 0,38 € per ogni chilometro della distanza di sola andata, già dal primo chilometro. Fino al 2025 valevano 0,30 € per i primi 20 chilometri e 0,38 € solo dal 21° chilometro. Si conteggia il collegamento stradale più breve, una sola volta per giorno lavorativo – andata e ritorno sono compresi.

Il forfait vale indipendentemente dal mezzo di trasporto: auto, bicicletta, autobus o a piedi. Senza auto propria o messa a disposizione è limitato a 4.500 € all’anno. Se i tuoi costi effettivi per autobus e treno sono più alti del forfait, puoi indicare invece i costi effettivi dei biglietti.

Esempio: la tua postazione di coworking dista 12 km da casa, ci vai 180 giorni all’anno. Nel 2026 deduci 12 × 0,38 € × 180 = 820,80 €. Con il vecchio calcolo del 2025 sarebbero stati solo 12 × 0,30 € × 180 = 648 €.

Trasferte di lavoro: rimborso chilometrico o costi effettivi

Per le trasferte di lavoro con un veicolo privato puoi indicare forfettariamente 0,30 € per chilometro percorso, quindi andata e ritorno. Per moto, scooter, ciclomotori e altri veicoli a motore sono 0,20 € per chilometro. Per bicicletta ed e-bike non esiste un importo chilometrico; qui puoi dedurre solo i costi effettivi pro quota.

Invece del forfait puoi anche usare un importo chilometrico individuale: costi totali del veicolo nell’anno (ammortamento, assicurazione, bollo, carburante, officina, leasing) divisi per i chilometri totali. Conviene con auto costose e poco chilometraggio, ma richiede tutti i giustificativi e un riepilogo dei chilometri.

Se usi un veicolo per più del 50 % per l’attività, rientra obbligatoriamente nel patrimonio aziendale – allora valgono le regole per l’auto aziendale e il suo uso privato, non più il rimborso chilometrico.

Maggiori spese per il vitto: forfait in Germania e all’estero

Se in una trasferta di lavoro sei fuori a lungo, puoi indicare i forfait per il vitto (Verpflegungsmehraufwand) – senza giustificativi, indipendentemente da cosa hai mangiato davvero. Si conta l’assenza dall’abitazione e dalla prima sede di lavoro. Le fatture effettive del ristorante non sono deducibili a questo titolo (eccezione: spese di rappresentanza per partner commerciali, vedi spese di rappresentanza).

Nello stesso luogo i forfait spettano solo per i primi tre mesi (Dreimonatsfrist); un’interruzione di almeno quattro settimane fa ripartire il termine. Se ricevi pasti offerti, ad esempio dal cliente o dall’organizzatore, riduci il forfait giornaliero: di 5,60 € (20 % di 28 €) per una colazione e di 11,20 € (40 %) per un pranzo o una cena.

Per i viaggi all’estero valgono importi forfettari propri per paese e in parte per città, pubblicati ogni anno dal Ministero federale delle finanze (per il 2026 con la circolare BMF del 5 dicembre 2025). Conta il luogo raggiunto per ultimo prima delle 24 ora locale; nei viaggi di un giorno l’ultimo luogo di attività.

Pernottamento e spese accessorie di viaggio

Le spese di pernottamento come autonomo le deduci nell’importo effettivo secondo la fattura dell’hotel; l’importo forfettario di 20 € vale solo per i rimborsi esentasse dei datori di lavoro. Se la colazione è inclusa nel prezzo della camera e non è indicata separatamente, sottrai 5,60 € a notte dalle spese di pernottamento – la colazione è già coperta dal forfait per il vitto.

Sui pernottamenti in hotel l’IVA è del 7 %, su colazione e altri servizi di solito del 19 %. Se sei soggetto IVA, recuperi l’imposta esposta come IVA a credito (Vorsteuer); fai attenzione che la fattura sia intestata a te o alla tua impresa.

• Parcheggi, parcheggio in stazione o in aeroporto.
• Pedaggi, vignette e traghetti.
• Deposito bagagli, assicurazione di viaggio per il viaggio specifico.
• Taxi e mezzi pubblici nel luogo di destinazione.
• Ingresso a fiere ed eventi di settore, internet in hotel.
• Costi telefonici in viaggio per motivi di lavoro.

Treno, Deutschlandticket, e-bike e taxi

I biglietti ferroviari a lunga percorrenza e regionali contengono il 7 % di IVA, i voli nazionali il 19 %, i voli internazionali sono esenti da IVA. Le corse in taxi a breve distanza (all’interno del comune o fino a 50 km) si fatturano al 7 %, i servizi di trasporto e il noleggio con conducente di solito al 19 %.

Il Deutschlandticket costa nel 2026 63 € al mese. Se lo usi esclusivamente per lavoro, è interamente deducibile. Se lo usi anche privatamente, è deducibile solo la quota aziendale – ad esempio in base ai viaggi che altrimenti avresti pagato con biglietti singoli. Per il tragitto verso la sede di lavoro puoi invece indicare l’Entfernungspauschale, se è più alta.

Una bicicletta o un’e-bike usata per lavoro la puoi acquistare come strumento di lavoro: fino a 800 € netti come bene di modico valore, oltre con l’ammortamento sulla durata di utilizzo. Se rientra nel patrimonio aziendale e la usi anche privatamente, tassi la quota privata.

Registro dei viaggi e prove per le trasferte di lavoro

Per il rimborso chilometrico con l’auto privata non ti serve un libro di bordo (Fahrtenbuch) nel senso rigoroso dell’auto aziendale. Il Finanzamt può però chiederti di documentare ogni trasferta. Di solito basta un semplice elenco tenuto in modo tempestivo. Conservalo insieme a biglietti, fatture degli hotel e ricevute dei parcheggi – i giustificativi contabili per otto anni, vedi GoBD e termini di conservazione.

• Data, luogo di partenza e di destinazione, cliente o motivo (ad es. „Workshop progetto X, ditta Y“).
• Chilometri percorsi (stampa del calcolatore di percorso o lettura del contachilometri).
• Orario di partenza e di rientro per il forfait del vitto.
• Per i tragitti verso la sede di lavoro: numero di giorni e distanza di sola andata.

Esempio di calcolo: un anno di spese di viaggio e trasferta

Tobias è sviluppatore software freelance (Freiberufler) senza un proprio ufficio. Lavora da casa, va dodici volte all’anno con la sua auto privata da un cliente (tragitto di sola andata 45 km) e una volta viaggia per due giorni in treno a una conferenza ad Amburgo. Qui sotto vedi cosa indica come costi d’esercizio nella sua EÜR.

Con un’aliquota marginale del 35 % Tobias risparmia circa 420 € di imposta sul reddito; come imprenditore soggetto a IVA detrae inoltre l’IVA a credito su biglietto del treno, hotel e biglietto della conferenza. Se per 12 giorni non percorresse 45 km, ma 3 km fino a una postazione di coworking affittata in modo fisso, otterrebbe solo 3 × 0,38 € = 1,14 € al giorno.

Spese di viaggio e trasferta con KontoVexa

In KontoVexa registri un viaggio con il tuo veicolo privato senza giustificativo tramite „Viaggio con auto privata“: scegli Trasferta di lavoro con i chilometri percorsi oppure Tragitto verso l’ufficio con la distanza di sola andata e i giorni lavorativi. KontoVexa calcola con gli importi di legge alla data del viaggio e registra l’importo come costo d’esercizio nell’EÜR. Biglietti del treno, fatture di hotel e taxi li carichi come giustificativo e scegli la categoria adatta con l’aliquota corretta, così l’IVA a credito finisce nella dichiarazione IVA periodica. Maggiori dettagli in registrare le spese.

Domande frequenti