Koszty przejazdów i podróży dla samozatrudnionych: co odliczysz w Niemczech w 2026

Koszty przejazdów czy koszty podróży: który przejazd jest czym?

Podatkowo istnieją dwa rodzaje przejazdów firmowych. Przejazdy między Twoim mieszkaniem a pierwszym miejscem działalności (erste Betriebsstätte) – biurem, warsztatem, sklepem lub na stałe wynajętym miejscem w coworkingu – można odliczyć tylko ryczałtem za odległość (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Wszystkie inne przejazdy z przyczyn firmowych to podróże służbowe (Geschäftsreisen): do klienta, na targi, do dostawcy, do banku lub do biura doradcy podatkowego. Dla nich obowiązują korzystniejsze zasady kosztów podróży (Reisekosten).

Ważne dla samozatrudnionych bez pracowników: domowy gabinet do pracy ani kącik do pracy nie są miejscem działalności w rozumieniu Entfernungspauschale. Jeśli pracujesz wyłącznie z domu, każdy przejazd firmowy zaczyna się w Twoim mieszkaniu i jest podróżą służbową. Kto natomiast ma biuro, liczy przejazd do niego po 0,38 € za kilometr odległości, a przejazd z biura do klienta po 0,30 € za przejechany kilometr.

Przypadkiem szczególnym są długie projekty u jednego zleceniodawcy: jeśli stale i regularnie pracujesz w pomieszczeniach klienta, jego siedziba może zostać uznana za Twoje pierwsze miejsce działalności. Wtedy dla tych przejazdów obowiązuje tylko Entfernungspauschale – przy długich projektach w razie wątpliwości wyjaśnij to z Finanzamt lub doradcą podatkowym.

Entfernungspauschale 2026: 0,38 € od pierwszego kilometra

Ustawa o zmianach podatkowych 2025 (Steueränderungsgesetz 2025) ujednoliciła ryczałt za odległość: od 1 stycznia 2026 przysługuje 0,38 € za każdy kilometr odległości w jedną stronę, już od pierwszego kilometra. Do 2025 roku obowiązywało 0,30 € za pierwsze 20 kilometrów i 0,38 € dopiero od 21. kilometra. Liczy się najkrótsze połączenie drogowe, tylko raz na dzień pracy – droga tam i z powrotem jest w tym zawarta.

Ryczałt przysługuje niezależnie od środka transportu: samochód, rower, autobus czy pieszo. Bez własnego lub udostępnionego samochodu jest ograniczony do 4.500 € rocznie. Jeśli Twoje rzeczywiste koszty autobusu i kolei są wyższe niż ryczałt, możesz zamiast niego przyjąć rzeczywiste koszty biletów.

Przykład: Twoje miejsce w coworkingu jest 12 km od mieszkania, jeździsz tam 180 dni w roku. W 2026 odliczasz 12 × 0,38 € × 180 = 820,80 €. Według starych zasad w 2025 byłoby to tylko 12 × 0,30 € × 180 = 648 €.

Podróże służbowe: kilometrówka czy rzeczywiste koszty

Za podróże służbowe prywatnym pojazdem możesz przyjąć ryczałtowo 0,30 € za przejechany kilometr, czyli tam i z powrotem. Dla motocykli, skuterów, motorowerów i innych pojazdów silnikowych to 0,20 € za kilometr. Dla roweru i roweru elektrycznego nie ma stawki kilometrowej; tu możesz odliczyć tylko rzeczywiste proporcjonalne koszty.

Zamiast ryczałtu możesz też przyjąć indywidualną stawkę za kilometr: łączne roczne koszty pojazdu (amortyzacja, ubezpieczenie, podatek od pojazdu, paliwo, warsztat, leasing) podzielone przez łączną liczbę kilometrów. Opłaca się to przy drogich autach z małym przebiegiem, ale wymaga wszystkich dokumentów i zestawienia kilometrów.

Jeśli używasz pojazdu w ponad 50 % do celów firmowych, musi on należeć do majątku firmy – wtedy obowiązują zasady dla samochodu służbowego i jego prywatnego użytkowania, a nie kilometrówka.

Diety (Verpflegungsmehraufwand): ryczałty w kraju i za granicą

Jeśli w podróży służbowej jesteś dłużej poza domem, możesz przyjąć ryczałty na wyżywienie – bez dokumentów, niezależnie od tego, co faktycznie zjadłeś. Liczy się nieobecność w mieszkaniu i pierwszym miejscu działalności. Rzeczywiste rachunki z restauracji nie są w tym celu odliczalne (wyjątek: poczęstunek partnerów biznesowych, zob. koszty poczęstunku (Bewirtung)).

W tym samym miejscu ryczałty przysługują tylko przez pierwsze trzy miesiące (Dreimonatsfrist); przerwa co najmniej czterech tygodni rozpoczyna termin od nowa. Jeśli dostajesz posiłki, np. od klienta lub organizatora, zmniejszasz dietę dzienną: o 5,60 € (20 % z 28 €) za śniadanie i o 11,20 € (40 %) za obiad lub kolację.

Dla podróży zagranicznych obowiązują osobne ryczałty dla każdego kraju, a częściowo dla miast, które federalne ministerstwo finansów publikuje co roku (na 2026 pismem BMF z 5 grudnia 2025). Decyduje miejsce, do którego ostatnio dotarłeś przed północą czasu lokalnego; przy podróżach jednodniowych ostatnie miejsce działalności.

Nocleg i dodatkowe koszty podróży

Koszty noclegu jako samozatrudniony odliczasz w rzeczywistej wysokości według rachunku hotelowego; ryczałt 20 € dotyczy tylko zwolnionych z podatku zwrotów od pracodawcy. Jeśli śniadanie jest wliczone w cenę pokoju i nie jest wykazane osobno, odejmujesz za nie 5,60 € za noc od kosztów noclegu – śniadanie jest pokryte dietą.

VAT na noclegi hotelowe wynosi 7 %, na śniadanie i inne usługi zwykle 19 %. Jeśli rozliczasz VAT, wykazany podatek odzyskujesz jako podatek naliczony (Vorsteuer); zadbaj o rachunek wystawiony na Twoje nazwisko lub firmę.

• Opłaty parkingowe, parking przy dworcu lub lotnisku.
• Opłaty drogowe, winiety i przeprawy promowe.
• Przechowalnia bagażu, ubezpieczenie podróżne na konkretną podróż.
• Taksówka i komunikacja publiczna w miejscu docelowym.
• Wstęp na targi i wydarzenia branżowe, internet w hotelu.
• Koszty telefonu w podróży w celach firmowych.

Kolej, Deutschlandticket, rower elektryczny i taksówka

Bilety kolejowe w ruchu dalekobieżnym i lokalnym zawierają 7 % VAT, loty krajowe 19 %, loty międzynarodowe są zwolnione z VAT. Przejazdy taksówką na krótkich trasach (w obrębie gminy lub do 50 km) rozlicza się z 7 %, przewozy na zamówienie i wynajem auta z kierowcą zwykle z 19 %.

Deutschlandticket kosztuje w 2026 roku 63 € miesięcznie. Jeśli używasz go wyłącznie służbowo, jest w pełni odliczalny. Jeśli jeździsz z nim też prywatnie, odliczalna jest tylko część firmowa – np. na podstawie przejazdów, za które inaczej zapłaciłbyś pojedynczymi biletami. Za drogę do miejsca działalności możesz alternatywnie przyjąć Entfernungspauschale, jeśli jest wyższa.

Rower lub rower elektryczny używany w firmie możesz kupić jako środek pracy: do 800 € netto jako niskocenny środek trwały (GWG), powyżej przez okres użytkowania z amortyzacją (AfA). Jeśli należy do majątku firmy, a jeździsz nim też prywatnie, opodatkowujesz udział prywatny.

Ewidencja przejazdów i dowody podróży służbowych

Przy kilometrówce prywatnym autem nie potrzebujesz kilometrówki (Fahrtenbuch) w ścisłym sensie, jak przy samochodzie służbowym. Finanzamt może jednak zażądać udokumentowania każdej podróży służbowej. Zwykle wystarczy prosta lista prowadzona na bieżąco. Przechowuj ją razem z biletami, rachunkami z hotelu i paragonami za parking – dowody księgowe osiem lat, zob. GoBD i okresy przechowywania.

• Data, miejsce startu i celu, klient lub powód (np. „Warsztat projekt X, firma Y“).
• Przejechane kilometry (wydruk z planera trasy lub stan licznika).
• Godzina wyjazdu i powrotu – do diet.
• Przy przejazdach do miejsca działalności: liczba dni i odległość w jedną stronę.

Przykład obliczeniowy: rok kosztów przejazdów i podróży

Tobias jest programistą jako Freiberufler bez własnego biura. Pracuje w domu, dwanaście razy w roku jeździ prywatnym autem do klienta (w jedną stronę 45 km) i raz na dwa dni jedzie koleją na konferencję do Hamburga. Poniżej widzisz, co ujmuje jako koszty w swoim EÜR.

Przy krańcowej stawce podatku 35 % Tobias oszczędza ok. 420 € podatku dochodowego; jako przedsiębiorca rozliczający VAT dodatkowo odlicza podatek naliczony z biletu kolejowego, hotelu i biletu na konferencję. Gdyby w te 12 dni jechał nie 45 km, lecz 3 km do na stałe wynajętego miejsca w coworkingu, dostałby za to tylko 3 × 0,38 € = 1,14 € dziennie.

Koszty przejazdów i podróży w KontoVexa

W KontoVexa przejazd prywatnym pojazdem bez dokumentu wprowadzasz przez „Przejazdy prywatnym pojazdem“: wybierasz podróż służbową z przejechanymi kilometrami albo przejazd do miejsca działalności z odległością w jedną stronę i dniami pracy. KontoVexa liczy według ustawowych stawek z dnia przejazdu i księguje kwotę jako koszt w EÜR. Bilety kolejowe, rachunki z hotelu i za taksówkę wgrywasz jako dokument i wybierasz właściwą kategorię z prawidłową stawką podatku, aby podatek naliczony trafił do wstępnej deklaracji VAT. Więcej na stronie rejestrowanie wydatków.

Najczęstsze pytania