E-Rechnung
Standardformat Ihrer Rechnungen, Verkäuferkontakt, zugelassene Absender und Posteingangsadresse für E-Rechnungen festlegen.
Unter E-Rechnung stellen Sie ein, in welchem Format KontoVexa Ihre Rechnungen ausstellt und wie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten per E-Mail ankommen. Außerdem sehen Sie, ab wann die Pflicht zur E-Rechnung für Ihr Unternehmen gilt.
Die Einstellungen ändern
- Wählen Sie das Standard-Rechnungsformat.
- Tragen Sie unter Verkäuferkontakt (BG-6) Name, Telefon und E-Mail der Person ein, die bei Ihnen für Rechnungen zuständig ist.
- Tragen Sie bei Bedarf unter Zugelassene Absender eine E-Mail-Adresse oder eine Domain mit @ ein, zum Beispiel
@lieferant.de, und klicken Sie auf Hinzufügen. Mit dem × an einem Eintrag entfernen Sie ihn wieder. - Klicken Sie auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standard-Rechnungsformat | PDF (keine E-Rechnung), ZUGFeRD (EN 16931), XRechnung (CII) oder XRechnung (UBL). Gilt für alle Kunden, bei denen kein eigenes Format hinterlegt ist; im Kunden und in jeder Rechnung können Sie es ändern. |
| Verkäuferkontakt (BG-6) | Pflichtangabe der XRechnung (Regel BR-DE-2). Fehlt sie, lässt sich keine XRechnung ausstellen. |
| Zugelassene Absender | Optional. Ist die Liste leer, werden E-Mails aller Absender angenommen. Sobald sie Einträge hat, importiert KontoVexa nur E-Mails dieser Absender; alle anderen landen in der Quarantäne. |
Die Posteingangsadresse
Die Karte E-Mail-Posteingang zeigt die E-Mail-Adresse, über die E-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen ankommen. Mit Kopieren kopieren Sie sie, um sie Ihren Lieferanten zu geben oder eine Weiterleitung einzurichten.
Unter Text für Lieferanten finden Sie einen fertigen Text für Ihre Lieferanten auf Deutsch oder Englisch, mit der Adresse und dem Namen Ihres Unternehmens. Kopieren Sie ihn mit Text kopieren oder öffnen Sie ihn mit Im E-Mail-Programm öffnen. Nutzen Sie die Zugelassene Absender, tragen Sie dort auch die Absender Ihrer Lieferanten ein. Im Tarif KontoVexa Free importiert der Posteingang bis zu 50 E-Mails pro Tag (siehe E-Rechnungen).
Ist die Adresse in falsche Hände geraten oder erhalten Sie Spam, klicken Sie auf Neue Adresse erzeugen.
Ihre Pflicht zur E-Rechnung
Die Karte Pflicht zeigt, ob Sie schon E-Rechnungen ausstellen müssen, und nennt den Grund, zum Beispiel Ihren Vorjahresumsatz im Vergleich zur Grenze.
Gut zu wissen
- Die Einstellungen ansehen und ändern sind getrennte Berechtigungen; ohne Änderungsrecht fehlt Speichern. Eine neue Posteingangsadresse erzeugen dürfen nur Administratoren.
- Ob eine E-Rechnung gültig wäre, prüfen Sie im Entwurf einer Rechnung unter E-Rechnung prüfen.
- Im vereinfachten Modus finden Sie diese Einstellungen als Reiter E-Rechnung unter Rechnungen und Dokumente.