Rechnungsnummernkreise
Aufbau und Startwert der Rechnungsnummern je Tätigkeit, Belegart und Jahr festlegen.
Unter Rechnungsnummernkreise bestimmen Sie, wie Ihre Rechnungsnummern aussehen. Jede Tätigkeit hat für Rechnungen und für Rechnungskorrekturen je einen eigenen Nummernkreis, der normalerweise jedes Jahr neu bei 1 beginnt. KontoVexa vergibt die Nummern beim Stellen einer Rechnung selbst, lückenlos und ohne Doppelungen.
Die Übersicht lesen
Wählen Sie oben das Jahr. Für jede Tätigkeit und jede Belegart (Rechnungen, Rechnungskorrekturen) sehen Sie:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Präfix | Kurzzeichen der Tätigkeit, zum Beispiel SW für Softwareentwicklung. Ohne eigenes Präfix verwendet KontoVexa RE. |
| Muster | Aufbau der Nummer aus Platzhaltern (siehe unten). |
| Nächste Nummer | Die laufende Zahl, die die nächste Rechnung erhält. |
| Nächste Rechnungsnummer | So wird die nächste Nummer vollständig aussehen. |
| Zuletzt vergeben | Die zuletzt vergebene Nummer mit Datum. |
Das Schloss neben dem Muster bedeutet: Gesperrt: In diesem Jahr wurden bereits Nummern vergeben.
Muster und Startnummer ändern
Das geht nur, solange im Jahr noch keine Nummer vergeben wurde, am besten also vor der ersten Rechnung des Jahres.
- Klicken Sie in der Zeile auf Bearbeiten.
- Ändern Sie Präfix, Muster oder Nächste Nummer. Daneben sehen Sie sofort, wie die nächste Nummer aussehen wird.
- Klicken Sie auf Speichern.
Im Muster stehen diese Platzhalter zur Verfügung:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{PREFIX} | das Präfix der Zeile |
{YYYY} | das Jahr, vierstellig (2026) |
{YY} | das Jahr, zweistellig (26) |
{SEQ:6} | die laufende Zahl, mit Nullen auf 6 Stellen aufgefüllt (000007); die Ziffer bestimmt die Stellenzahl |
Das Standardmuster {PREFIX}-{YYYY}-{SEQ:6} ergibt zum Beispiel SW-2026-000007; für Rechnungskorrekturen ist es {PREFIX}-S-{YYYY}-{SEQ:6}. Ein Muster muss {SEQ} enthalten. Ein Nummernkreis mit Jahr im Muster beginnt jedes Jahr neu; das Jahr lässt sich aus seinem Muster nicht entfernen.
Gut zu wissen
- Ein Nummernkreis wird mit der ersten Rechnung einer Tätigkeit im Jahr gespeichert. Ältere Jahre wählen Sie oben aus, um nachzusehen, welche Nummer zuletzt vergeben wurde.
- Neue Nummernkreise übernehmen das Rechnungspräfix der Tätigkeit, das Sie unter Tätigkeiten pflegen.
- Ansehen dürfen die Seite alle Benutzer mit Leserecht für die steuerlichen Einstellungen; ändern können nur Benutzer, die diese Einstellungen auch verwalten dürfen.
- Im vereinfachten Modus finden Sie diese Seite unter Rechnungen und Dokumente im Reiter Nummernkreise.