E-Rechnungen
Elektronische Eingangsrechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen, prüfen lassen und als Ausgabe buchen.
Unter E-Rechnungen kommen die elektronischen Rechnungen Ihrer Lieferanten an. KontoVexa liest jede Datei, prüft sie mit den offiziellen Validatoren, sucht den passenden Lieferanten und schlägt Konten vor. Aus einer geprüften E-Rechnung erstellen Sie mit einem Klick den Entwurf einer Ausgabe.
E-Rechnungen empfangen
Sie haben zwei Wege:
- Hochladen: Ziehen Sie XML- oder PDF-Dateien in den Bereich E-Rechnungen importieren oder klicken Sie auf Dateien auswählen. Erlaubt sind bis zu 9 MB je Datei; eine große Auswahl wird in Paketen gesendet.
- Per E-Mail: Die Karte E-Mail-Posteingang zeigt die Posteingangsadresse Ihres Unternehmens. Leiten Sie Rechnungen an diese Adresse weiter oder geben Sie sie Ihren Lieferanten; angehängte XML- und PDF-Dateien werden automatisch importiert. Mit Kopieren kopieren Sie die Adresse. Eine neue Adresse erzeugen Sie unter E-Rechnung. Unter Text für Lieferanten steht ein fertiger Text auf Deutsch oder Englisch mit Ihrer Adresse und Ihrem Firmennamen: Kopieren Sie ihn mit Text kopieren oder öffnen Sie ihn mit Im E-Mail-Programm öffnen und senden Sie ihn an Ihre Lieferanten.
Neue Dateien stehen zunächst auf Empfangen — wird verarbeitet; nach wenigen Sekunden sind sie gelesen und geprüft.
Die Liste der empfangenen E-Rechnungen
Filtern Sie nach Status, Kanal (Upload, E-Mail oder API), Zeitraum oder Lieferant und Rechnungsnummer und klicken Sie auf Übernehmen. Die Spalte Validierung zeigt auf einen Blick, ob eine Rechnung Gültig, Gültig mit Warnungen oder Nicht gültig ist. Mit Details öffnen Sie eine Rechnung.
Eine E-Rechnung prüfen und buchen
- Öffnen Sie die Rechnung. Sie sehen sie als Ansicht, als Original-PDF (bei ZUGFeRD) oder als XML.
- Lesen Sie die Karte Validierung. Die häufigsten Meldungen sind übersetzt; unter Originalmeldung steht der Text des Validators.
- Prüfen Sie unter Lieferant, ob der richtige Lieferant gefunden wurde. Wurde er nur über den Namen gefunden, klicken Sie auf Lieferant bestätigen oder wählen einen anderen. Gibt es ihn noch nicht, legt Lieferant anlegen ihn mit den Verkäuferdaten aus dem XML an.
- Sehen Sie in der Zusammenfassung die Beträge und die Positionen mit dem vorgeschlagenen Konto. Positionen mit prüfen sehen Sie sich besonders an.
- Klicken Sie auf Buchung erstellen. KontoVexa legt einen Ausgabenentwurf mit allen Werten aus dem XML an und öffnet ihn. Prüfen Sie ihn und buchen Sie ihn dort (siehe Ausgaben).
Danach führt Ausgabenentwurf öffnen bzw. Ausgabe öffnen zur Ausgabe. Die Karte Verlauf zeigt, welche Schritte erledigt sind.
Besondere Fälle
| Hinweis | Was Sie tun können |
|---|---|
| PDF ohne XML | Die Datei ist keine E-Rechnung. Erfassen Sie sie über Stattdessen als normalen Beleg erfassen wie einen normalen Beleg. |
| Profil ohne vollständige Daten | Ein ZUGFeRD-PDF mit nur teilweisen Daten (zum Beispiel Profil BASIC) ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie können es buchen, sollten aber eine konforme Rechnung anfordern. |
| Duplikat | Dieselbe Rechnung wurde schon importiert; Ersten Import öffnen führt zum ersten Import. |
| Nicht lesbar | Die Datei ist beschädigt oder kein unterstütztes Format. Bitten Sie den Lieferanten um eine neue Datei. |
Mit Erneut validieren prüfen Sie eine Rechnung erneut, etwa nach einer Aktualisierung der Prüfregeln. Ablehnen verlangt einen Grund; die Datei bleibt archiviert, und die Ablehnung wird protokolliert.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Bereit | Gelesen und geprüft; Sie können die Buchung erstellen. |
| Entwurf erstellt | Der Ausgabenentwurf existiert, ist aber noch nicht gebucht. |
| Gebucht | Die Ausgabe ist gebucht. |
| Abgelehnt | Abgelehnt, mit Grund. |
| Quarantäne | Per E-Mail angekommen, aber nicht importiert (siehe unten). |
Quarantäne
Über Quarantäne sehen Sie E-Mails, die an Ihre Posteingangsadresse gingen, aber nicht importiert wurden, mit dem Grund, zum Beispiel Absender nicht zugelassen (oder nicht authentifiziert) oder Kein XML- oder PDF-Anhang. Welche Absender zugelassen sind, legen Sie unter E-Rechnung fest.
Im Tarif KontoVexa Free importiert der Posteingang bis zu 50 E-Mails pro Tag (deutsche Zeit). Weitere E-Mails dieses Tages landen mit dem Grund Tageslimit Ihres Tarifs für E-Mails erreicht in der Quarantäne; ein Hinweis über der Liste nennt das Limit, und Tarife ohne Tageslimit zeigt die Tarife ohne Tageslimit. Das Hochladen hat kein Limit: Laden Sie eine solche Rechnung einfach selbst hoch.
Gut zu wissen
- Eine E-Rechnung, die Sie unter Belege und Dokumente hochladen, wird dort wie ein normaler Beleg erfasst; die Daten aus dem XML stehen Ihnen dabei ebenfalls zur Verfügung.
- Ansehen setzt das Leserecht für Ausgaben voraus, Hochladen, Buchung erstellen und Ablehnen das Bearbeitungsrecht.