QuickBooks en Alemania: qué deberían comprobar los autónomos antes de empezar

¿Existe QuickBooks en Alemania?

Sí, pero no como edición alemana propia. Intuit incluye Alemania en su web dentro de «QuickBooks Global», es decir, la versión internacional de QuickBooks Online. La página de producto alemana menciona las tarifas Simple Start, Essentials, Plus y Advanced; según la página internacional de precios, tienen, según la tarifa, de 1 a 25 usuarios, acceso para contables y 30 días de prueba gratuita. Intuit muestra los precios por país; por eso, compruébelos directamente con el proveedor (todos los datos a octubre de 2026).

Según la ayuda de Intuit, el idioma de la interfaz puede cambiarse en las versiones internacionales, y el alemán está entre los idiomas admitidos. Al mismo tiempo, Intuit escribe en su artículo de ayuda sobre idiomas que la ayuda y el soporte están por ahora redactados en inglés; aun así, algunos artículos de ayuda están en alemán. Las respuestas de IA, según Intuit, solo están disponibles por ahora en inglés.

Para valorarlo no cuenta la marca, sino la pregunta: ¿cubre el programa las obligaciones que el derecho tributario alemán le impone como autónomo? Lo comprobamos a continuación punto por punto.

Estas obligaciones debe cumplir su contabilidad en Alemania

Con independencia del programa, a los autónomos en Alemania se les aplican estas obligaciones. En Freiberufler y pequeños negocios, el cálculo del beneficio suele ser la cuenta de ingresos y gastos (EÜR).

• Umsatzsteuer-Voranmeldung electrónica al Finanzamt, trimestral o mensual, con vencimiento el día 10 tras el final del periodo. Más en la guía sobre la Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Declaración anual del IVA y Anlage EÜR por vía electrónica hasta el 31 de julio del año siguiente (sin asesoría fiscal).
• Recibir facturas electrónicas desde el 1.1.2025, emitirlas desde 2027 con más de 800.000 € de facturación el año anterior y desde 2028 para todos: ver obligación de factura electrónica.
• Conservación correcta e inalterable según los GoBD: justificantes contables 8 años, libros y registros 10 años; ver guía de los GoBD.
• Facturas con todos los datos obligatorios según el § 14 Abs. 4 UStG y numeración sin huecos.

Revisión de cumplimiento: QuickBooks y los requisitos alemanes

La tabla compara lo que Intuit indica en la página de producto alemana y en la ayuda de QuickBooks Online con lo que eso significa para usted. «No se encontró información» quiere decir que Intuit no describe la función para Alemania; no es una afirmación sobre si existen rodeos mediante apps adicionales. En caso de duda, pregunte a Intuit antes de decidirse. Como comparación, al lado figura KontoVexa.

ELSTER y Umsatzsteuer-Voranmeldung: la vía manual

Intuit menciona en la página alemana, de forma general, la presentación de declaraciones, pero no el envío a ELSTER. Si no cuenta con esa interfaz, traslada usted mismo los valores de cada periodo a Mein ELSTER o se los pasa a su asesoría fiscal. Para ello necesita una cuenta de ELSTER con certificado; cómo hacerlo lo explica la guía ELSTER para autónomos.

Un ejemplo con cifras: una diseñadora ha facturado en el trimestre 12.000 € netos al 19 % y tiene gastos con 375 € de IVA soportado. Traslada a la UStVA:

• Kz 81 (operaciones al 19 %): 12.000 €; ELSTER calcula el impuesto de 2.280 €.
• Kz 66 (IVA soportado deducible): 375 €.
• Resultado Kz 83 (pago a cuenta): 2.280 € − 375 € = 1.905 €, con vencimiento el día 10 tras el final del trimestre.
• Lo mismo cuatro veces al año, más la declaración anual del IVA y la Anlage EÜR línea por línea. Quien lo hace a mano debería comprobar cada vez los totales con el informe del programa: los errores de tecleo obligan a rectificar.

Factura electrónica: XRechnung y ZUGFeRD

Desde 2025, como empresario tiene que poder recibir facturas electrónicas (E-Rechnungen). Un PDF no es una factura electrónica; valen los formatos estructurados según EN 16931 como XRechnung o ZUGFeRD a partir del perfil EN 16931. Desde 2027 o 2028 tendrá que emitir usted mismo facturas electrónicas a otras empresas en Alemania.

Intuit describe en la página de producto alemana (a octubre de 2026) la creación y el pago de facturas, pero ni XRechnung ni ZUGFeRD ni la lectura de facturas electrónicas recibidas. Si usa QuickBooks, prevea por tanto una herramienta aparte para crear y visualizar facturas electrónicas y asegúrese de que el original se conserve en formato XML. Qué formatos existen lo explica la guía sobre XRechnung, ZUGFeRD y Peppol.

GoBD, plan de cuentas y asesoría fiscal

Para los GoBD no existe ningún certificado oficial, ni para QuickBooks ni para ningún otro programa. El responsable de una contabilidad correcta es usted. Eso incluye un archivo inalterable, cambios trazables, el cierre de los periodos terminados y una documentación del procedimiento (Verfahrensdokumentation) que describa cómo trabaja con sus programas. Compruebe en cada programa, en concreto, cómo cumple estos puntos y complete lo que falte.

Las asesorías fiscales alemanas trabajan normalmente con los planes de cuentas SKR03 o SKR04 y a menudo con DATEV. Sobre ninguno de los dos da Intuit información para QuickBooks en Alemania. Pregunte antes a su asesoría en qué formato necesita los datos y compruebe si puede crear su plan de cuentas en consecuencia. Contexto en la guía sobre el plan de cuentas SKR03/SKR04.

Para quién puede encajar QuickBooks en Alemania a pesar de todo

QuickBooks Online es un programa muy extendido con conexión bancaria, registro del IVA, facturas, informes y, según la tarifa, más funciones como proyectos o gestión de inventario. Puede tener sentido si:

• su empresa tiene la sede en el extranjero y ya contabiliza allí con QuickBooks, pero Alemania es solo un mercado secundario,
• una asesoría fiscal en Alemania se encarga por usted de las declaraciones previas del IVA, la EÜR y la revisión de los requisitos de los GoBD,
• ya usa de todos modos una herramienta aparte para facturas electrónicas y un archivo, y asume conscientemente los pasos adicionales.
• Si en cambio trabaja solo, factura sobre todo en Alemania y quiere presentar usted mismo las declaraciones previas, un programa hecho para Alemania suele ser el camino más corto. En qué fijarse al elegir lo muestra la guía elegir software de contabilidad.

Cambiar desde QuickBooks: lista de control

Si quiere cambiar, siga este orden, mejor al inicio de un año o de un trimestre, justo después de la última declaración previa en el sistema antiguo:

• Exportar todos los datos de QuickBooks: asientos, clientes, proveedores, facturas, plan de cuentas y códigos de impuestos, además de todos los justificantes en su formato original.
• Conservar los datos antiguos: el Finanzamt puede acceder a los datos durante todo el plazo de conservación. Para ello no basta una impresión en PDF; guarde los datos en formato procesable por máquina o mantenga un acceso de lectura.
• Trasladar las partidas abiertas: facturas emitidas y recibidas sin pagar, con importe y vencimiento.
• Transferir el inmovilizado: cada activo con fecha de adquisición, coste de adquisición y valor contable residual, para que la AfA continúe.
• Continuar la numeración de facturas de forma inequívoca, por ejemplo con un nuevo prefijo para la nueva serie.
• Tener a mano el certificado de ELSTER y comparar la primera declaración previa del nuevo programa con la última de QuickBooks.
• Configurar la cuenta bancaria e importar los extractos desde la fecha de corte. Una cuenta de empresa propia facilita la asignación.

Alternativa a QuickBooks para Alemania: KontoVexa

KontoVexa está hecho para autónomos y pequeñas empresas en Alemania. Desde la tarifa Start crea facturas con todos los datos obligatorios, notas de crédito y facturas de anulación, así como facturas electrónicas como ZUGFeRD (perfil EN 16931) o XRechnung, recibe facturas electrónicas y archiva justificantes de forma inalterable durante diez años. Desde la tarifa Business, KontoVexa prepara a partir de sus asientos según SKR03 la Anlage EÜR con AVEÜR, la Umsatzsteuer-Voranmeldung, la declaración anual del IVA, la ZM y la declaración del impuesto comercial, las valida con ERiC y las envía con su certificado de ELSTER. Los extractos bancarios los importa como CAMT, MT940 o CSV; su asesoría fiscal obtiene un acceso gratuito con rol propio.

La interfaz está disponible en nueve idiomas, entre ellos inglés, portugués, turco y árabe, y los términos oficiales alemanes siguen visibles. KontoVexa no ofrece una migración de datos antiguos de QuickBooks con un clic; empieza con los datos maestros, las partidas abiertas y los activos a la fecha de corte. La nómina y la exportación DATEV no están incluidas. Más en la página software de contabilidad para autónomos: pruebe gratis 30 días.

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